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Benefícios de um CRM especializado no Ensino

Publicado em 15 outubro 2014 e escrito por

Você, gestor de marketing educacional, costuma ser cobrado por resultados? Seu líder costuma pedir mais alunos matriculados nas campanhas de vestibular e cada vez com orçamento menor e sem sistema crm para gerir tudo?

Gostaria de te apresentar uma solução para conquistar números melhores e comprovar o resultado de suas ações para o seu lider.

Existem vários benefícios trazidos por um sistema CRM no geral, mas só um CRM especializado no ensino superior brasileiro é capaz de trazer a eficiência necessária para atender as necessidades existentes nesse mercado.

Quero te mostrar como o relacionamento com o futuro aluno, feito por meio de uma ferramenta especializada para IES, pode refletir positivamente na sua campanha de captação de alunos e impactar no seu número de matriculados.

Benefícios de um sistema CRM especializado

1. Funil de captação de alunos

O CRM Educacional, baseou-se no conceito de Funil de Marketing a fim de ilustrar melhor cada etapa que antecede a matrícula de um aluno. Trabalhando ciente das características de cada etapa, você conseguirá ser mais assertivo e aumentar sua conversão em cada fase, evoluindo cada vez mais prospects até o final do funil de captação de alunos e levando sua IES à um outro patamar no desafio de aumentar o número de matrículas.

Utilizando este funil, você poderá acompanhar e mensurar seus resultados obtidos. Quantos alunos você conseguiu captar como “Potencial”? Destes, quantos evoluíram para “Qualificado”? Quantos se inscreveram? Até chegar ao número de matriculados que você conseguiu em uma campanha.

Através dos nossos Relatórios Estatísticos, você será capaz de acompanhar seus números em cada etapa e também os números de conversão, quanto você tem de perda e de ganho na passagem de cada etapa.

Com essa mensuração você tem um controle maior das suas ações e poderá agir no foco do problema, resolvendo os gargalos que te impedem de crescer e captar mais alunos.

2. Automação da Régua de Relacionamento

Uma dos maiores benefícios dos sistemas CRM certamente é a possibilidade de automatizar sua régua de relacionamento. Programar ações e reações para cada passo dado pelo possível aluno de acordo com o funil de captação de alunos.

No CRM Educacional funciona assim:

Conhecendo suas personas, é possível entender que cada interessado passa por algumas etapas específicas até que ele se matricule. Desde a descoberta da necessidade até a decisão e conclusão da matrícula, existem momentos e barreiras diferentes para cada perfil de possíveis alunos. Como situação financeira, localização, etc.

Tendo conhecimento dessas etapas singulares mas comuns entre prospects(interessados) de mesmo perfil, você pode deixar ações programadas para cada passo que ele realizar, seja mandar e-mails, colocá-lo em uma lista de contato ativo (ligação) e até mesmo enviar SMS’s para este contato – ainda vamos falar mais sobre este item em especial.

Mais uma vez entramos com o diferencial de sermos especializados no mercado educacional. Este benefício oferecido por um sistema CRM é de grande valia para qualquer organização, mas nós conhecemos as IES’s brasileiras e por isso nossa ferramenta já oferece automações voltadas para as fases do funil de captação de alunos de acordo com a persona. Isso significa que você não precisa criar do zero uma estratégia, bastando apenas adapta-la à sua necessidade e a do futuro aluno.

Independente do estágio em que seu prospect esteja, seja no processo seletivo ou aprovado e pronto para se matricular, nós disponibilizamos fluxos de trabalho (envio de email, SMS, alteração de status, inserção na fila de ligação do Call Center, etc.) adaptados e prontos para que você apenas insira o conteúdo certo para aquele interessado e, assim, impacte seu prospect a cada passo que ele der, buscando sempre mantê-lo próximo a sua IES, evitando que ele faça uma outra escolha de faculdade.

Vale lembrar que esses fluxos ainda podem ser personalizados ao seu gosto.

3. Ficha de inscrição integrada

O CRM Educacional é o único gerenciador de relacionamento que oferece uma ficha de inscrição adaptada à realidade dessa nova geração, a “Geração Y”. Essa ficha que já é integrada à ferramenta, foi desenvolvida seguindo a mesma formula usada pelos sites de maior sucesso e aceitação por este público, Facebook, Twitter, NetFlix e etc.

Todos esses sites apresentam uma inscrição simples e dinâmica, pois sabem que seu público não tem mais tempo e nem paciência para “perder” nessa etapa. Eles são imediatistas, se você proporcionar algo adverso a essa natureza, certamente o perderá para um concorrente que o entenda melhor.

Por isso, propomos um processo de inscrição realizado em fases. No primeiro momento captamos informações estritamente necessárias como CPF, Nome, Email, Telefone. O que já possibilita o candidato ser impactado por suas campanhas de captação.

Simples, objetivo e eficaz!

4.Pagamento integrado

Como uma campanha de captação de alunos envolve vários setores de uma IES, é muito importante que todo este processo ocorra em uma só ferramenta para que não ocorra perda de dados ou dificuldade de comunicação. Este é mais um benefício trazido por um sistema CRM especializado, o CRM Educacional.

Com a nossa solução, todas as partes envolvidas na captação de alunos falariam, enfim, a mesma língua.
Agora, seu possível aluno poderá realizar o pagamento da taxa do vestibular através da própria ferramenta por meio de cartão de crédito, débito ou boleto. Isso quer dizer que agora, a equipe de captação não precisará recorrer a um outro método ou ferramenta para fornecer meios de pagamento ao interessado e, assim, liberá-lo para fazer a prova. Isso dinamiza e melhora seus processos já que a situação do candidato é atualizada dentro do próprio CRM automaticamente, evoluindo-o na régua de relacionamento.

5. CRM Social

O CRM Social é, talvez, o item mais exclusivo que oferecemos. Esta extensão nasceu da união da nossa ferramenta que é voltada a gerenciar relacionamento, o CRM Educacional, e a melhor solução de monitoramento de redes sociais para educação que conhecemos, o PlanetaY.

Essa união torna possível a conexão da sua empresa com seu público (leads, prospects, suspects, alunos) através das redes sociais de forma a aproveitar ao máximo toda e qualquer informação ou sentimento expressado com relação a sua instituição.

Observe a situação abaixo em que o Planeta Y colheu uma citação com análise de sentimento e classificado nos indicadores do mercado educacional:

O possível aluno expressa uma clara intenção de entrar na faculdade em questão. Ai vem a pergunta: o que você tem feito em situações como essas?

Com o CRM Educacional e o Planeta Y, agora você vai acompanhar essas e outras citações que envolvem sua IES e terá a possibilidade de inserir este interessado na sua lista de contato e começar a se relacionar com ele no intuito de torna-lo um aluno da sua IES.

O próprio Microsoft Dynamics CRM, ferramenta nativa de CRM da Microsoft em que foi criada a camada do CRM Educacional, fornece alguns plugins para esta conectividade, mas como somos verticalizados, atuamos especificamente no mercado educacional brasileiro, fomos em busca de uma ferramenta com a mesma característica para que não perdesse nossa essência.

6. SMS’s integrado

Atinja seu possível aluno onde e quando ele menos espera!

O contato feito por e-mail é muito valioso por possibilitar a passagem de uma informação mais completa e trabalhada. Entretanto, seu público precisa estar online e conferir esta mídia com frequência.

Com o SMS você consegue atingi-lo a todo o momento, afinal, quem anda sem celular ou smartphone hoje em dia?
O CRM Educacional já possui esta opção integrada, o que em outras ferramentas de CRM tem de ser feito a parte.

Então, elabore um conteúdo de qualidade, pense bem em qual fase da régua você irá disparar estes SMS’s e depois é só acompanhar e mensurar os resultados.

Bom, agora que você já conhece essa solução, comece imediatamente a falar a mesma língua que os outros setores responsáveis pelo processo de captação de alunos e leve mais organização e resultados para dentro da sua Instituição de Ensino com o CRM Educacional.

Benefícios de um CRM especializado no Ensino

Quer saber mais?

Sobre o autor:

Daniel Antonucci CEO e Co-Founder na CRM Educacional, empresa especializada em Captação, Permanência e Fidelização de Alunos, também atua como docente em cursos de MBA de Marketing e de Tecnologia da Informação e realiza palestras em diversas Faculdades e Universidades pelo Brasil. Possui formação em Inovação e Empreendedorismo em Stanford, MBA em Marketing pela ESPM e Mestrado em Gestão pelo Centro Paula Souza, onde desenvolveu pesquisa sobre Modelos de Maturidade de Gestão Acadêmica em Instituições de Ensino Superior, além de especialização em ferramentas de CRM como o Dynamics CRM da Microsoft. Atua também no Conselho de Administração de empresas de marketing e tecnologia.

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