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CRM para instituições de ensino

CRM para Instituições de Ensino: 3 funcionalidades que você não conhecia

Em qualquer segmento, ter um sistema para gestão do relacionamento com o cliente é uma das estratégias mais eficazes para otimizar os processos e garantir a eficiência na prestação de serviços. 

Assim, o CRM para instituições de ensino se torna um dos potentes aliados dos times de Marketing e Comercial no processo de captação e permanência de alunos — uma forma automatizada de gerenciar as campanhas e apresentar os diferenciais da sua instituição. 

Ficou interessado em saber como funciona o CRM para instituições de ensino? O objetivo deste post é conceituar a ferramenta e apresentar as três principais funcionalidades na área da educação. Continue lendo e veja como implementar essa solução na sua empresa!

O que é o CRM?

CRM — Customer Relationship Manager ou Gerenciador de Relacionamento com o Cliente —, é um software que possibilita todo o processo para gerenciar e analisar as interações com clientes, prever necessidades e desejos, otimizar processos, aumentar as vendas e personalizar campanhas de captação de novos clientes.

Como funciona o Software CRM?

A solução de relacionamento permite registrar, organizar e conectar todos os pontos de contato entre o público interessado e a empresa. Seu principal objetivo é manter o histórico do potencial cliente armazenado, para que as abordagens entre todas as equipes (marketing, comercial, atendimento) sejam mais eficientes e direcionadas.

Com isso, as equipes de marketing e comercial conseguem atuar de modo mais consistente. O acesso a informações importantes, como nome, endereço, telefone e interações no site ajuda a formular o perfil dos potenciais clientes, fornecendo insights para a abordagem e gerenciamento dos leads.

Um dos principais benefícios do CRM é que além de personalizar o relacionamento e permitir um vínculo mais prolongado, a experiência pode ser mais agradável, considerando que, mesmo não sendo ainda um cliente efetivo, o lead será tratado pelo nome, como um cliente de longa data.

O histórico das interações anteriores é, portanto, um dos maiores trunfos que o CRM pode proporcionar. Com ele, os responsáveis pela captação terão disponíveis diversas informações importantes e estratégicas para usar no processo de conversão.

Quais são as principais funcionalidades do CRM para Instituições de Ensino?

O software CRM traz diversas funcionalidades que ajudam os times de Marketing e Comercial da instituição de ensino no, processo de captação e permanência de alunos. Elas proporcionam mais agilidade e facilidades na preparação e execução de campanhas, seja de captação, seja de retenção.

Como qualquer tipo de negócio, para se manter funcionando e em evidência, uma instituição de ensino precisa de alunos. Assim, tanto a captação, quanto a retenção são aspectos primordiais para a sua credibilidade. Veja agora três módulos do CRM para instituições de ensino e como funcionam, na prática!

CRM Educacional para Captação de Alunos 

A captação de clientes é um desafio para qualquer tipo de empresa — e na área da educação, a concorrência, o ensino, o conceito da instituição no mercado e o perfil socioeconômico do público tornam esse desafio ainda maior. Com o CRM Educacional, você terá à disposição um menu completo de serviços para usar durante o processo de captação de alunos da sua instituição!

Relatórios e Dashboards

Uma plataforma online e interativa, onde você poderá acompanhar todas as fases das campanhas e dos seus leads.

Processo Seletivo Integrado

Com a gestão de concursos, ensalamento dos candidatos, digitação das notas do vestibular, apuração dos resultados, aprovação automática pela nota do ENEM e gestão de chamadas ou convocação, você terá um processo seletivo integrado, ágil e eficiente.

Há, ainda, a possibilidade de, inclusive, rodar fora do CRM Educacional, devido às configurações de uma API — Application Programming Interface ou traduzido, Interface de Programação de Aplicativos.

Redação Online

Com o CRM Educacional, você pode oferecer aos candidatos a opção de redação online, ou seja, aquele além do processo seletivo tradicional, agendado ou via ENEM. É um formato que facilita o processo de aplicação de provas, correção, apuração dos resultados e classificação do aluno.

Prova Objetiva

A aplicação de provas é também um processo que o CRM Educacional pode absorver e gerenciar. Dentro do sistema, você terá condições de criar gabaritos inteligentes, corrigir e classificar os alunos por processo seletivo.

Roi de Campanhas

No geral, as instituições de ensino contam com mantenedores, ou seja, quem investe os recursos necessários para o seu funcionamento. Em contrapartida, espera-se resultados que comprovem um bom retorno desse investimento. Assim, o CRM Educacional mostra quais anúncios de campanhas digitais — AdWords, Facebook Ads — converteram mais potencias alunos,  quais tiveram mais inscrições pagas e matrículas.

Régua de Relacionamento Automatizada

Nesse espaço, você pode criar réguas personalizadas de relacionamento e programar os disparos, de uma só vez, automatizando o marketing e CRM de relacionamento para todos os leads, inscritos e matriculados.

Portal de Inscrições Integrado

Por meio do Portal de Inscrições Integrado, as equipes de marketing e comercial podem ter acesso aos dados do candidato, mesmo nos casos em que ele não tenha concluído a inscrição. Os dados capturados permitem iniciar um relacionamento, melhorando o potencial de conversões de matrículas.

O Portal é completo e nele você terá acesso a diversas informações importantes, como:

  • a jornada completa do lead;
  • melhor gerenciamento do ROI das campanhas digitais;
  • recebimento do pagamento de taxas de inscrição, em tempo real, por boleto ou cartão, por maneiras de ingressos diferentes e, através do member get member;
  • rastreamento de indicações;
  • entendimento da participação de cupons de desconto na conversão de ações comerciais da instituição.
Modelos Preditivos de Captação

Com o apoio da inteligência artificial, é possível utilizar os dados para calcular a probabilidade de o candidato realizar a prova no processo seletivo e efetuar sua matrícula na sua instituição de ensino.

Gestão dos Leads e Inscrições

Nessa etapa, o CRM Educacional ajuda você e sua equipe a organizarem e centralizarem os leads gerados por canais online e offline, além de possibilitar a segmentação e qualificação para mensurar os resultados do marketing.

Essa é uma forma eficiente de desenvolver relacionamento por meio de campanhas rápidas e automatizadas para incentivar os interessados a avançar no funil de vendas. Com uma visão 360º de cada candidato, você consegue qualificar os leads e ter maior embasamento para melhorar a conversão e a captação de alunos.

Gestão de Call Center e Filas de Telefonemas

Com as filas automáticas, tela de ligação ativa/receptiva e indicadores específicos, será mais fácil gerenciar a produtividade do call center da sua instituição de ensino. É possível fazer integração com os mais diversos softwares de telefonia do mercado, que permitam integração via API’s.

Integrações

Por falar em integração, ferramentas como WhatsApp, RD Station, Hubspot, BRG Vocacional, entre outras, podem ser vinculadas ao CRM Educacional. Da mesma forma, o sistema se integra com plataformas de disparo de SMS, telefonia e qualquer SGA — sistema de gestão acadêmica.

CRM para Permanência de Alunos

Todo cliente tem uma jornada, e com os alunos não é diferente. Portanto, é fundamental acompanhar seu tempo de vida e permanência na instituição de ensino.

Antecipação da evasão por meio dos modelos de predição

Ao utilizar os principais canais de comunicação, com a ajuda da inteligência artificial, você pode estimar a probabilidade de evasão e, em tempo hábil, criar ações de retenção para evitar a perda de alunos.

Toda a tecnologia empregada no CRM Educacional capacita o sistema para interpretar os dados mais relevantes e entender qual a probabilidade de evasão do aluno. De forma automatizada, você perceberá os principais gaps que levam um aluno à evasão, podendo desenvolver ações mais adequadas de estímulo à sua permanência.

Régua de relacionamento para evitar evasão

Você pode programar sua régua de relacionamento para manter contato de relevância com seu aluno, além de centralizar a comunicação e atuar, ativa e automaticamente, no processo contínuo de permanência de alunos.

Contato ativo e receptivo para estímulo à permanência

Priorize as filas de telefonemas e disparos de mensagens para ter uma visão geral e centralizada sobre os índices de evasão de alunos, bem como quais os possíveis motivos que o levariam a sair de sua instituição.

Campanha de Rematrículas

A rematrícula é um processo complexo e desafiador, uma vez que, até que o aluno esteja devidamente matriculado, não é possível assegurar que ele se mantem vinculado à sua instituição de ensino. Isso quer dizer que as campanhas de rematrícula precisam da união de esforços entre as equipes de marketing, comercial e coordenação de curso.

Os dados são de extrema importância nessa etapa, e o CRM pode ajudar com um sistema que atue preventivamente para evitar a evasão e garantir a rematrícula.

Concursos para ex-alunos

Utilizando o CPF, é possível identificar um ex-aluno da instituição e configurar concursos exclusivos para esse público.

Relatórios e Dashboards em tempo real

Imagine acompanhar todos os processos da sua instituição de ensino em tempo real e saber o que acontece, durante as campanhas de captação e retenção de alunos. Com disposição simples e online das informações, você pode se beneficiar dos dados dos principais indicadores para fazer intervenções, tomando decisões mais seguras e estratégicas.

Vestibular Digital

A CRM Educacional desenvolveu e está disponibilizando,  o Vestibular Digital, com o objetivo de auxiliar as instituições de ensino na superação dos obstáculos na captação de alunos, durante um cenário tão crítico.

Nesse módulo, é possível que: 

  • Seu candidato faça a inscrição no vestibular e uma Prova Online (Redação), no conforto e segurança do seu lar;
  • Você receba os inscritos e suas respectivas avaliações, para correção, convocação e matrícula dos candidatos aprovados. 

Uma ferramenta como o CRM específico para instituições de ensino tem alto poder de eficiência, considerando seus diferenciais competitivos. A escolha de uma solução depende dos objetivos, bem como da visão empreendedora e inovadora da gestão.

Se você gostou do post, aproveite para entrar em contato com a gente e saber como a CRM Educacional pode ajudar na automação dos processos da sua instituição de ensino, com suas vantagens e funcionalidades!

Sobre o autor:
Jade Nascimento
Analista de Marketing Digital na CRM Educacional.
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