Automação de Marketing e CRM: Captação de alunos mais inteligente

Eu gostaria de começar este texto de uma maneira diferente. Gostaria que me contasse quais são suas dúvidas em relação à CRM, captação de alunos, retenção de alunos e automação de marketing. Não era minha intenção escrever sobre a diferença entre um CRM para Captação de Alunos e Automação de Marketing. Mas como tenho me deparado muito com essa dúvida, resolvi escrever este texto. Então eu te peço logo de início, deixe dúvidas e sugestões de tema ao fim deste texto na parte de comentários. Assim eu consigo escrever textos cada mais vez mais interessantes para você.

Deixa eu me explicar melhor: para facilitar a manutenção do Blog. Eu procuro montar um planejamento de assuntos que vou abordar ao longo do mês, isso para manter uma frequência legal de posts. Porém, mais de uma vez eu captei uma dúvida que me fez fugir dessa programação. Assim como aconteceu no texto ERP e CRM: entenda a diferença e o que cada um faz por sua IES. Nessa mesma ideia, hoje eu escrevo sobre a diferença entre CRM e Automação de Marketing.

Então, se você também tem essa mesma crença ou dúvida, calma que ao longo deste texto tudo se resolverá.

Por que essa confusão entre ferramentas de CRM e Automação de Marketing?

Você com certeza já conhece o conceito de funil. O funil nada mais é do que uma representação das fases de compra de um produto ou serviço, a matrícula para nós do universo educacional. Aqui no CRM Educacional nós trabalhamos com o funil de conversão de alunos, onde estão representadas as fases de decisão de um possível aluno até a matrícula. Veja:

Momento do Marketing Digital

Com isso muitas pessoas começaram a se interessar e buscar entender um pouco mais sobre seus recursos e possibilidades de aplicação. Isso é fantástico! Eu sou da mesma forma, procuro me inteirar de tudo que pode me ajudar a atingir meus objetivos. O problema é que o marketing digital popularizou a ideia de funil, um funil horizontal, genérico. Que funciona perfeitamente para vários tipos de mercado, mas não para o educacional.

O mercado educacional, principalmente o brasileiro, apresenta fases singulares, específicas. E que acompanham o comportamento e as necessidades do público interessado em um curso, seja ele graduação, pós ou curso livre.

É claro que compreender o funcionamento de um funil já ajuda e muito os profissionais de uma instituição que trabalham com captação de alunos. Afinal, tenho percebido que muitas  instituições hoje em dia ainda não acompanham seu processo de captação avaliando cada uma das fases que antecedem uma matrícula (fases do funil). O foco apenas nos resultados cega qualquer tipo de análise de outras informações extremamente importantes.

Explicando melhor o surgimento dessa confusão, existem várias empresas especializadas em captação e evolução de leads até que se tornem clientes —  apenas pontuando, leads são todos os contatos (nome, email) que seu site consegue captar —. O que essas ferramentas fazem é captar esses contatos por meio de formulários. E então identificá-los de acordo com a fase do funil a que ele pertence. Essa identificação é feita de acordo com sua realidade. Pois ao configurar a ferramenta você aponta qual é o peso de cada conversão (Ebook, páginas de contato, etc). E conduz o lead rumo à próxima fase do funil. Utilizando a automação de marketing, que entrega conteúdos automaticamente de acordo com o momento vivido por cada indivíduo (lead).

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Tecnologia de automação na educação

Eu não vou discordar disso, muito pelo contrário, essas ferramentas são realmente fantásticas e ajudam muito no processo de captação de alunos. Mas vender um curso, seja de graduação, pós ou livre é uma ação que envolve mais passos que os oferecidos por ferramentas de automação de marketing. Por isso essas ferramentas de automação de marketing não conseguem levar os leads até a matrícula. Pois não abrangem o funil de captação de alunos por completo, principalmente da fase de Inscrito para frente.  Mas isso significa que você não precisa de uma ferramenta de automação de marketing? Não, muito pelo contrário — tanto que nós integramos o nosso CRM Educacional com as principais ferramentas de automação do mercado.

Ferramentas de automação de marketing

Bom, já disse como funciona basicamente uma ferramenta de automação de marketing, mas o que você realmente precisa saber é o momento certo em que essas ferramentas se encaixam no seu processo de captação de alunos. Mas primeiro vamos conhecer um pouco melhor essas ferramentas.

Existem várias delas que são capazes de te ajudar a trabalhar com seus leads (contatos). Algumas mais completas, outras um pouco mais básicas, sem falar na diferença de preço.

Dentre as mais básicas temos o MailChimp.

Por um custo muito baixo, o MailChimp é capaz de te ajudar a se relacionar com seus futuros alunos. Quando essa ferramenta surgiu, ela era apenas um simples disparador de email, mas hoje em dia ela evoluiu bastante. Agora você conta com automação do envio de emails, opções de design, ferramenta de análise de dados referente às suas campanhas. Enfim, o MailChimp é uma opção para automatizar o relacionamento com seus leads por um preço acessível.

Mas não chega a ser uma ferramenta de automação de MARKETING.

Se você quer fazer um trabalho profissional com base no funil de captação de alunos, essa não seria a melhor opção. Pois apenas automatiza seus emails. Existem algumas empresas no mercado que oferecem automação de marketing como um todo, mas a Resultados Digitais, uma empresa brasileira, desenvolveu uma ferramenta que vem contagiando todo o país com suas funcionalidades e baixo custo, o RD Station.

Há pouco tempo eu postei um texto aqui no Blog falando sobre a integração do CRM Educacional com o RD Station. Claro, temos percebido o crescimento da ferramenta e do seu número de usuários. E como ela se encaixa perfeitamente nas primeiras fases do funil de captação de alunos, tratamos logo de oferecer essa integração aos nossos clientes.

Falamos tanto de funil nesse texto, mas se eu pudesse escolher algo para se lembrar após ler este texto seria este funil:

Esta imagem exemplifica perfeitamente a diferença entre ferramentas de CRM e automação de marketing.

Acredito que você está bem habituado com essas fases mencionadas na imagem. Caso acredite que exista outra além dessas ou não concorda com alguma, vamos conversar, fique à vontade para me mandar um email.

Bom, não importa qual seja a ferramenta de automação, ela irá agir da fase “Visitante”, que é quando um possível aluno acessa o site da sua instituição buscando mais informações. Considerando estudar com vocês, até a fase que antecede a inscrição, onde ela ajudará a colocar os leads na página de inscrição. A partir daí estes leads serão trabalhados pela sua equipe de marketing em um sistema CRM — Calma, vou explicar isso daqui a pouco —.

Este é o cenário ideal de um processo digital e moderno de captação de alunos.

Resumindo, uma ferramenta de automação de marketing atua conquistando informações de dos visitantes, daí os nutri com informações assertivas de acordo com o perfil de cada um. Quebrando dúvidas e atendendo necessidades até que estejam prontos para se inscreverem no vestibular da sua instituição.

Isso é sensacional e extremamente poderoso, e temos que usufruir ao máximo deste potencial em nosso mercado. Mas como essas ferramentas não tratam as fases de inscrição em diante, é necessário ter um sistema CRM nesse processo.

Sistema CRM

Neste caso eu vou ter que falar especificamente do CRM Educacional, ok? Não me entenda como tendencioso, nada disso. Simplesmente não é qualquer sistema CRM que é capaz de atuar com perfeição no cenário apresentado, apenas um CRM especializado em instituições de ensino.

Como você pode ver na imagem do funil, as fases são bem específicas do universo educacional, por isso é necessário uma ferramenta verticalizada.

Quer um exemplo?

Para converter visitantes em leads, uma ferramenta de automação de marketing utiliza Landing Pages. Que nada mais é do que uma página personalizável com um formulário. Falando assim fica muito parecido com a ficha de inscrição que você usa para captar candidatos, não é mesmo? Na verdade não, a ideia é realmente a mesma, mas existem funcionalidades que uma Landing Page genérica não é capaz de fazer, como verificação de nota de corte automático a partir da nota do ENEM, armazenamento de dados mesmo com a ficha inacabada, cobrança de taxa de inscrição, emissão de comprovante de inscrição, ensalamento automático, escolha de data e hora de provas agendadas,  dentre outras inúmeras funcionalidades desenvolvidas especificamente para o  público de uma instituição de ensino.

Apenas um sistema CRM verticalizado consegue “conversar” com as demais áreas de uma instituição envolvidas no processo de captação de alunos. Pensa comigo, não é só obter uma inscrição, é preciso verificar o pagamento da taxa de inscrição, realizar o ensalamento. E ao final do processo, entregar todas essas informações de um candidato aprovado para o ERP (sistema de gestão acadêmica) da instituição. Para que etapas como essas não sejam feitas manualmente, você precisa de um sistema CRM especializado para instituições de ensino.

CRM e Automação de Marketing

Concluindo, as diferenças entre ferramentas de CRM e automação de marketing são muitas, mas as duas tem o mesmo intuito. Nutrição e evolução de leads por meio do relacionamento. Afinal, com um sistema CRM você continuará contando com o envio conteúdos, seja por email, SMS. Ou agendamento de ligação (para o call center) de forma automatizada.

Mas o interessante é que você não os enxergue como concorrentes e sim como complementares. O que fica bem claro na imagem que ilustra a integração das duas ferramentas.

Espero ter atendido a quem tinha essa dúvida e contribuído um pouco mais para aperfeiçoar o processo de captação de alunos da sua instituição.

Se você se interessou por esse novo formato de captar alunos, conte para mim! Caso queira entender um pouco mais sobre todo esse processo, me mande um email, poste aqui nos comentários ou na rede social em que você teve acesso à esse texto.

Eu tinha muito mais coisas para falar sobre quais resultados cada uma dessas ferramentas podem te entregar em cada fase do funil de captação de alunos. Mas este post ficaria imenso. Por isso, eu pretendo fazer um material mais elaborado sobre o assunto, então se for do seu interesse, me deixe saber.

Grande abraço.