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Como aumentar a captação e retenção de alunos com um Software CRM

Publicado em 05 fevereiro 2021 e escrito por

O surgimento de novas tecnologias e metodologias para organizar e tornar as tarefas operacionais mais simples de serem realizadas, trouxe o aumento da produtividade e melhorou a qualidade das entregas em muitas empresas.  

Quando uma escola entende que todas as áreas precisam estar alinhadas, organizadas e com processos automatizados, mais alunos ela conseguirá captar e, mais alunos ela conseguirá conduzir até o diploma. Mas para isso, é essencial ter um CRM Educacional, principalmente no cenário que estamos vivendo de alta concorrência. 

Um CRM Educacional é capaz de trazer mais agilidade e eficiência para que a escola possa trabalhar a jornada completa do aluno, focando sempre na resolução dos problemas, levando aos pais e responsáveis todas as informações de forma precisa para que se obtenha o sucesso desse aluno.  

 Se quiser saber por que você deve usar um CRM educacional na gestão da sua escola, continue lendo abaixo. Preparamos um artigo especial sobre o assunto.  

O que é um CRM Educacional?

CRM é a sigla para “Customer Relationship Management, que em português significa, gestão de relacionamento com o cliente. Através dele, é possível controlar toda a comunicação e o relacionamento com todas as pessoas cadastradas na base de dados empresa, além de enviar e-mails, fazer ligações e acompanhar propostas comerciais de um jeito mais efetivo e automatizado. 

Trazendo para a realidade de uma escola, é uma ferramenta verticalizada que controla toda a jornada do aluno, desde o interesse dos pais ou responsáveis até o relacionamento com os alunos matriculados. Além de fazer a gestão de agendamento de visitas, desenvolvimento de campanhas de renovação de matrícula, disparo automático de SMS, WhatsApp, E-mail e Telefonemas para cada turma/série, melhorando sempre a experiência de engajamento com as famílias, entre outros benefícios. 

Com a organização dessas informações e o alinhamento dos processos e das áreas, a sua escola consegue atrair e reter os alunos de forma mais sustentável, melhorando as relações entre a escola e a família, e claro, internamente entre os times, reduzindo o tempo para o fechamento das matrículas e solução de problema dos alunos e responsáveis.  

Como o CRM Educacional funciona?

Um sistema CRM é mais do que uma ferramenta para organizar dados, é uma solução completa para gerenciar e automatizar todo o processo de captação de alunos para que ele seja sempre contínuo. E as principais funcionalidades que permitem isso tudo acontecer, são: 

  • Automatizar processos: um sistema CRM automatiza tarefas manuais de forma inteligente e assertiva, como por exemplo: geração de listas de ligação para a equipe de atendimento, envio de e-mails automáticos para pessoas específicas e em momentos específicos e, que são programadas de acordo com a realidade e necessidade da sua escola. O que contribui muito para o timing das suas campanhas; 
  • Organizar as oportunidades: você consegue acompanhar os potenciais alunos que o seu time de vendas está trabalhando. E você pode também armazenar informações sobre valores, histórico de negociações e concorrentes que podem estar interessados nos mesmos alunos que você;  
  • Gerar relatórios: é possível extrair diretamente do CRM quando você quiser e de onde estiver, informações que podem ser usadas para compreender melhor o trabalho da equipe de vendas e então criar estratégias para otimizar esse trabalho. 

Quer saber mais? Veja a seguir as principais vantagens de se implementar um CRM educacional na sua escola. 

Quais as vantagens em utilizar um CRM Educacional na minha escola? 

Marketing Digital com o CRM 

Um dos principais desafios para os gestores de uma escola, é saber quais são as melhores estratégias de captação e retenção de alunos desenvolvidas especificamente para você. 

Existem diversas ações de marketing digital que podem ser feitas através do CRM, mas para que você consiga resultados concretos, você precisa começar conhecendo bem os seus alunos atuais, pois conhecendo-os profundamente você conseguirá desenvolver estratégias direcionadas para atingir o público certo, com o conteúdo certo. 

Centralizar as informações

Alguma vez já aconteceu de sua equipe entrar em contato com um determinado aluno (ou futuro aluno) duas vezes pelo mesmo motivo? É realmente uma situação desconfortável tanto para a família daquele aluno quanto para a escola, já que passa a impressão de desorganização e que as áreas não se comunicam internamente, concorda? 

Quando não se centraliza essas informações, cada pessoa guarda as informações de uma forma. Seja ela em uma agenda à parte, ou até mesmo em planilhas salvas na rede da escola, mas sabemos que esses dados acabam passando desapercebidos. 

Usando o CRM Educacional você consegue ter precisão de que todos os dados estarão reunidos em um mesmo lugar.  

Melhorar o relacionamento com a família 

Trazer os pais para o centro do desenvolvimento do aprendizado do aluno é uma excelente estratégia de captação e retenção de alunos. E o CRM Educacional pode te ajudar tornando este atendimento mais eficiente e mais barato, aumentando a efetividade da sua equipe de atendimento ao realizar as ligações.  

Com o CRM, a sua equipe se organiza para atender as ligações em ordem de prioridade, principalmente quando a sua escola estiver em campanha de captação de alunos por exemplo. Com apenas alguns cliques, o seu atendimento tem acesso a todas as informações a respeito das filas de ligações e consegue direcionar qual script o atendente deve seguir.  

Além de marcar visitas com os pais que se mostraram interessados em conhecer a estrutura da escola e deixando a equipe preparada para dúvidas que possam surgir.  

Quando pensamos em retenção e fidelização dos alunos, você pode organizar com o CRM reuniões periódicas com os pais e deixar sempre programado para entrar em contato com eles. E aproveitar para ampliar os canais de comunicação com eles, encontrando o que mais se encaixa com cada família. Ou seja, é uma ferramenta muito útil para personalizar o seu atendimento

O resultado desse relacionamento será uma maior satisfação por parte dos pais dos seus alunos, contribuindo para um aumento na sua taxa de rematrículas e na transformação deles em promotores espontâneos da sua escola. 

Construir uma boa imagem no mercado 

E quando falamos em promotores espontâneos, estamos falando de criar uma boa reputação da sua escola no mercado. Sabemos que prestar um serviço de qualidade hoje em dia, ainda tem valor quando falamos de educação, principalmente quando é para o ensino básico. 

Mas compreendemos que hoje isso não é mais suficiente quando a troca de informações nas redes sociais e nos canais de comunicação acontece em uma velocidade que não conseguimos controlar, a imagem de uma organização pode ser construída ou desconstruída por diversos fatores. 

Com o CRM Educacional as escolas conseguem se atualizar e acompanhar as tendências do mercado, e utilizando as funcionalidades para aumentar a visibilidade de forma mais competitiva e se destacando em meio a concorrência.  

Os seus resultados a partir dessas ações certamente serão ainda mais positivos, aumentando os números de alunos matriculados, mais autoridade e consequentemente a retenção e fidelização de alunos da sua escola serão maiores. 

Agora que você tem em mãos as principais informações sobre o CRM Educacional e como ele pode ser vantajoso para a sua escola, não deixe de conversar conosco e descobrir que essa realidade está muito próxima da sua escola.  

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Sobre o autor:

Jade Nascimento Analista de Marketing Digital na CRM Educacional.

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