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Como escolher uma ferramenta de CRM?

Publicado em 18 agosto 2017 e escrito por

Imagine um cenário em que você consiga aumentar a conversão de interessados, tornando-os matriculados. Tenha acesso aos dados dos seus alunos de forma simples e prática, podendo traçar estratégias específicas que ajudem a aumentar a competitividade da sua instituição de ensino. Isso parece uma realidade distante?

Não! Pois isso, é proporcionado pela ferramenta de CRM.

A escassez de demanda e alta concorrência fazem as IES “lutarem” pelo mesmo interessado. E o sistema CRM tem como objetivo gerenciar o relacionamento da IE de acordo com o modelo de persona que sua instituição recebe.

Mantendo registros de seus dados, históricos, interesses, desejos, etc., no entanto, é preciso saber escolher a ferramenta mais adequada para a sua instituição.

Neste post, você verá 5 critérios para selecionar o melhor CRM para a sua instituição.

Confira a seguir!

1. Selecione uma ferramenta de CRM personalizada

Quanto mais adequada a ferramenta de CRM for para a sua área de educacional de atuação, mais fácil será para você e para a sua equipe gerenciar os dados no dia a dia. O ideal é que o CRM otimize os processos que muitas vezes são manuais e envolvem muitas pessoas.

Também é importante identificar todos os requisitos necessários de implantação e saber qual  régua de relacionamento deve ser usada para garantir que o sistema atenda a realidade da instituição. Defina exatamente o que você deseja alcançar com a ferramenta e verifique todas as funcionalidades necessárias para isso.

Procure uma empresa que detenha módulos para se for necessário, ampliar a quantidade de recursos com o passar do tempo é possível ajustar a ferramenta e aumentar as opções.

2. Alinhe a ferramenta aos objetivos da empresa

No caso de instituições de ensino, as soluções CRM são importantes porque ajudam a atrair e captar alunos. Não se esqueça, porém, que também existe o trabalho de retenção, que reduz o total de desistências e mantém a instituição competitiva no mercado.

Antes de escolher o CRM, você deve saber o que é preciso solucionar com a implantação do sistema: melhorar a assertividade do call center nas ligações, gerir o time de visitas e relacionamento externo entre outros. Por isso, procure compreender detalhadamente todos os processos e o ROI da instituição.

Uma ideia interessante é, antes da implantação da ferramenta, fazer um mapeamento dos processos executados, identificando a relação de interdependência entre eles. O objetivo é que o sistema ajude a otimizar os processos, especialmente aqueles relacionados ao comercial e ao marketing.

Dessa forma, a gestão torna-se mais inteligente e automatizada, e consequentemente a taxa de conversão de estudantes é elevada. Ao mesmo tempo, aumenta-se a produtividade e os processos podem ser revisados com mais frequência.

3. Analise o processo de implantação do CRM

A implantação de qualquer processo deve ser bem analisado para evitar imprevistos e problemas de adaptação. Em muitas situações, é preciso ter o apoio de um consultor externo ou de um profissional que se responsabilize pelo treinamento e supervisão da equipe.

Muitas empresas de CRM pedem de 3 a 6 meses para implantar o projeto, o que gera um desgaste muito grande da equipe e perde de oportunidades durante esse tempo.

Procure um software que dialogue com outros sistemas da instituição. Não adianta de nada, bons produtos que juntos não trabalhem para um mesmo resultado.

Analise os custos, facilidade de integração, treinamento da equipe, upload de dados e o tempo de implantação, tudo que for preciso para a estratégia de captação e para otimizar melhor a ferramenta no que tem a oferecer.

4. Verifique a possibilidade de customização

Os CRMs geralmente são bastante completos. Por isso, é necessário ajustar o sistema para que os processos sejam modelados de acordo com as necessidades específicas da sua IE.

A ferramenta deve ser flexível até na forma como disponibiliza o pagamento da sua matrícula. São detalhes importantes que otimizam às novas necessidades que surgirem.

Encontrar um sistema especializado e uma empresa com sólida experiência na área educacional, pode parecer um desnecessário, mas com o passar do tempo e a necessidade de alguns ajustes como na ficha de inscrição por exemplo, deve atender a melhor estratégia para cada realidade da IE será um diferencial importante na escolha.

5. Avalie a capacidade de gerar relatórios

Uma das principais funcionalidades que um CRM deve ser gerar relatórios e históricos do relacionamento com os alunos. Por isso, antes de escolher a ferramenta mais adequada, você deve considerar esse quesito.

Os relatórios customizados com o funil de conversão de fornecem uma visão mais ampla do negócio, devem verificar se os processos são realmente eficazes e identificando a necessidade de adequar os produtos, serviços, entregas e preços às expectativas dos alunos.

Assim, com a mensuração dos resultados em mão é evidente que o CRM pode ajudar a sua instituição de ensino a atrair e reter mais alunos com eficiência, eficácia e qualidade aos processos diários.

Para saber mais sobre uma empresa especializada no que estou falando, faça seu contato com um de nossos consultores. É gratuito!

Sobre o autor:

Daniel Antonucci CEO e Co-Founder na CRM Educacional, empresa especializada em Captação, Permanência e Fidelização de Alunos, também atua como docente em cursos de MBA de Marketing e de Tecnologia da Informação e realiza palestras em diversas Faculdades e Universidades pelo Brasil. Possui formação em Inovação e Empreendedorismo em Stanford, MBA em Marketing pela ESPM e Mestrado em Gestão pelo Centro Paula Souza, onde desenvolveu pesquisa sobre Modelos de Maturidade de Gestão Acadêmica em Instituições de Ensino Superior, além de especialização em ferramentas de CRM como o Dynamics CRM da Microsoft. Atua também no Conselho de Administração de empresas de marketing e tecnologia.

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