Como aumentar a captação e retenção de alunos com um Software de CRM Educacional

Conteúdo atualizado em novembro de 2023.

A chegada de novas tecnologias e metodologias veio para tornar as tarefas operacionais mais simples de serem realizadas, aumentando a produtividade e a qualidade das entregas. No processo de captação e retenção de alunos não é diferente.

Uma Instituição de Ensino que entende a necessidade de todas as áreas estarem alinhadas, organizadas e com processos automatizados, terá uma taxa de captação e permanência de alunos maior. Mas para viabilizar isso, é essencial o apoio de tecnologias.  

Essas tecnologias são capazes de trazer mais agilidade e eficiência para que a escola possa trabalhar a jornada completa do aluno. Focando sempre na resolução dos problemas e levando aos alunos todas as informações de forma precisa para que obtenham sucesso ao longo do caminho. 

Nesse artigo vamos falar sobre: 

• O que é captação e retenção de alunos?
• O que é um CRM Educacional? 
• Benefícios de um CRM Educacional 
• Como funciona um software educacional 
• Quais as vantagens de utilizar um software educacional na minha instituição de ensino 
• Soluções Tecnológicas para Captação e Permanência de Alunos 

O que é captação e retenção de alunos?

A captação de alunos compreende uma série de iniciativas de Marketing e Vendas promovidas pelas Instituições de Ensino, seja ela de ensino básico ou superior. O principal objetivo da captação de alunos é atrair potenciais alunos e convertê-los em matriculados.

Dessa forma, para obter sucesso nas estratégias de captação de alunos, é crucial estabelecer metas claras, definir objetivos institucionais e segmentar o mercado de atuação, além de adotar uma abordagem estratégica na interação com os leads. Caso você ainda não esteja familiazirado com esse conceito, sugiro a leitura do artigo “Captação de Alunos em 11 passos”.

Já a retenção de alunos representa um conjunto de ações estratégicas voltadas para garantir a permanência dos alunos ao longo da sua jornada educacional na Instituição de Ensino. Em resumo, a retenção busca acompanhar de perto cada estudante, fornecendo o suporte necessário para evitar que ele venha a evadir.

O que é um CRM Educacional?

CRM é a sigla para “Customer Relationship Management”, que em português significa, gestão de relacionamento com o cliente. Ou seja,través desse conceito, uma organização consegue desenvolver estratégias focadas no relacionamento com seus clientes durante toda sua jornada, seja na captação de novos clientes ou na retenção de clientes já existentes.  

Existem muitas ferramentas de CRM disponíveis para apoiar as organizações a implementarem este conceito em seus processos. Essas tecnologias são chamadas softwares de CRM e possuem diversos recursos para contribuir para o sucesso no gerenciamento do relacionamento entre as organizações e seus clientes. 

Quando pensamos em CRM Educacional, estamos falando de uma tecnologia (software) verticalizada para o segmento de educação (no nosso caso, por exemplo, instituições de ensino básico e superior). Essa verticalização significa que há uma personalização da tecnologia para atender as necessidades específicas deste segmento. Ou seja, essas tecnologias são feitas especificamente para ajudar uma instituição de ensino a gerenciar o relacionamento com seus alunos.  

Essa especialização é fundamental para ajudar uma instituição de ensino, afinal um software de CRM Educacional é feito especificamente para melhorar sempre a experiência de engajamento com os leads e alunos, contribuindo para o crescimento dos resultados na captação e na retenção. 

Com a organização das informações sobre um potencial interessado nos cursos que a instituição oferece, a automação de processos internos das áreas envolvidas na captação e na retenção de alunos, sua instituição consegue atrair e reter os alunos de forma mais eficiente. Pois a tecnologia permite que as equipes realizarem suas ações e alcançarem seus objetivos de maneira mais eficiente, uma vez que a tecnologia potencializa as ações da “cultura de CRM” da sua organização. 

Como funciona um software educacional para captação e retenção de alunos?

Um software educacional é mais do que uma ferramenta para organizar dados. É uma solução completa para gerenciar e automatizar todo o processo de captação e permanência de alunos, para que ele seja sempre contínuo. 

Benefícios de um CRM Educacional para captação e retenção de alunos

Automação dos Processos 

Na gestão educacional, a automação de processos é fundamental para liberar o tempo das equipes de captação e permanência, dessa forma, permitindo que se concentrem nas estratégias das campanhas.  

Com um CRM Educacional, várias tarefas manuais são transformadas em processos automatizados, desde o cadastro de leads até a aprovação automática e o upload de documentos.  

A automação não apenas simplifica esses procedimentos, mas também garante a precisão e a consistência. Além disso, funcionalidades como réguas de relacionamento e comunicação automatizada permitem interações mais personalizadas e eficazes com os alunos.  

Isso não apenas economiza tempo da equipe, mas também melhora significativamente a eficiência das operações e experiência do lead/aluno, resultando em campanhas bem-sucedidas. 

Visão 360° da Jornada do aluno

Ter uma visão completa e centralizada da jornada do aluno é um dos maiores benefícios de um software de CRM Educacional. Portanto, isso significa ter acesso a informações cruciais, como dados pessoais, disciplinas matriculadas, histórico financeiro, notas e faltas.  

Esta visão abrangente não apenas ajuda as equipes a entenderem a jornada do aluno de forma completa, mas também auxilia a agir proativamente para evitar desafios, como a evasão.  

Além disso, essa visão detalhada é fundamental durante o atendimento, tanto em comunicações personalizadas quanto na resolução eficaz de problemas dos alunos, pois todas as informações necessárias estão ao alcance, permitindo respostas rápidas e relevantes. 

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Geração de Relatórios 

Os relatórios gerados por um software de CRM Educacional são essenciais para qualquer instituição de ensino. Isso porque ao focar especialmente no funil de captação e permanência, as instituições podem entender exatamente onde estão tendo sucesso e onde precisam melhorar.  

O funil revela a jornada dos alunos desde o primeiro contato até a matrícula, permitindo a identificação de pontos de atrito e áreas de melhoria. Isso não apenas valida as estratégias existentes, mas também fornece insights críticos para aprimorar a abordagem de captação e retenção.  

Os relatórios são fundamentais para adaptar e recalcular estratégias continuamente. Com dados precisos e detalhados ao seu alcance, as instituições podem tomar decisões mais informadas, ajustando suas estratégias conforme necessário para garantir o sucesso contínuo na captação e retenção de alunos. 

Construir uma boa imagem no mercado  

Em um mundo onde a comunicação flui em alta velocidade, a construção de uma imagem sólida para sua instituição de ensino é vital.  

Prestar um serviço de qualidade não é mais suficiente, é necessário também acompanhar as tendências do mercado e se destacar na multidão. Um software de CRM Educacional permite que as IE se atualizem e se ajustem às expectativas do mercado. 

Ao utilizar as funcionalidades de um software de CRM Educacional, sua instituição pode aumentar a visibilidade de maneira mais competitiva. Isso não apenas atrai mais alunos, mas também solidifica a autoridade da IE no mercado educacional.  

Os resultados dessas ações? Números crescentes de matrículas, maior confiança e fidelidade dos alunos.  

Como funciona um software de CRM Educacional para captação e retenção de alunos? 

A CRM Educacional oferece três ferramentas: o Wakeme | Captação de Alunos, Wakeme One | CRM para Escolas e o Guideme | Permancência de alunos. Ambos foram desenvolvidos com uma missão: fortalecer instituições educacionais em suas estratégias de captação e retenção de alunos. 

O Wakeme e Guideme se complementam, uma vez que o primeiro é essencial no processo de captação de alunos e o segundo na permanência desses alunos até o final do curso. 

Vamos entender um pouco mais sobre cada um? 

CRM para Captação de Alunos 

A CRM Educacional oferece dois softwares de captação de alunos: o Wakeme, para o ensino superior e o Wakeme One, para o ensino básico.  

Ambos são projetados para simplificar, agilizar e aprimorar todo o processo de captação, proporcionando experiências excepcionais tanto para os leads quanto para as equipes de captação. 

Wakeme 

O Wakeme se destaca ao centralizar e otimizar o gerenciamento de todas as fases da captação, permitindo que as equipes atuem de forma eficaz em cada etapa do processo.  

Além de simplificar a administração, o Wakeme oferece a capacidade de criar estratégias de relacionamento altamente personalizadas. Com acompanhamento em tempo real, as equipes podem avaliar o desempenho das campanhas e tomar decisões fundamentadas. Resultado? Um aumento significativo no número de alunos matriculados e a realização das metas de captação. 

Wakeme One 

Especialmente desenvolvido para o ensino básico, o Wakeme One é uma ferramenta intuitiva que simplifica e agiliza todo o processo de captação. Ao centralizar todas as fases, desde a atração do lead até a conversão em matrícula, este software oferece um conjunto completo de funcionalidades para otimizar cada etapa. Ele não apenas facilita o gerenciamento, mas também aprimora a experiência dos leads, tornando o processo de matrícula mais intuitivo e eficiente. 

Em conjunto com as ferramentas poderosas do Wakeme e Wakeme One, as instituições educacionais ganham insights valiosos sobre seus alunos. Esse conhecimento profundo se torna a base para estratégias de captação mais direcionadas e eficazes.  

Ao entender a fundo a jornada do lead, as escolas podem criar campanhas de marketing digital altamente personalizadas, aumentando assim as taxas de conversão. 

CRM para Permanência de Alunos 

Guideme 

A jornada de um aluno é construída gradualmente. O Guideme surge como uma ferramenta que pode auxiliar nessa trajetória desde o início do curso até o diploma. 

Além de centralizar dados vitais para um atendimento personalizado, proporciona uma visão 360° de cada aluno. Isso possibilita uma segmentação inteligente e a automatização das etapas que vão da integração de novos estudantes até o acompanhamento dos veteranos. 

O Guideme utiliza Inteligência Artificial que ajuda a prever quais alunos enfrentam maior risco de evasão. Através dessa predição, é possível desenvolver intervenções personalizadas. 

Por meio da personalização, automatização e previsão, o Guideme orienta as instituições de ensino em direção à menores taxas de evasão. 

Conclusão sobre captação e retenção de alunos

À medida que o cenário educacional evolui, a tecnologia se torna fundamental para instituições de ensino que buscam prosperar. A chegada de novas tecnologias e metodologias transformou operações complexas em tarefas simples, aumentando a produtividade e aprimorando a qualidade das entregas. 

Instituições de Ensino que abraçam a necessidade de alinhamento, organização e automação em todas as áreas colhem os frutos na captação e permanência de alunos.  

Em resumo, investir em tecnologias educacionais não é apenas uma escolha, mas uma necessidade para qualquer instituição de ensino que busca excelência. Ao adotar soluções inovadoras como os softwares da CRM Educacional, as escolas e universidades estão um passo mais perto do sucesso. 

O futuro da educação é agora, e ele é tecnológico. Se a sua instituição já está com o propósito alinhado de levar tecnologia para os processos de capatação e permanência de alunos, entre em contato conosco!