Como fazer o agendamento de visitas online em escolas

A principal preocupação das instituições de ensino básico deve ser a forma como atende seus potenciais alunos durante o processo de captação. Por isso, saber como e por onde fazer o agendamento de visitas online em escolas é essencial. Buscando proporcionar sempre a melhor experiência possível.   

Quando se trata de estabelecer um relacionamento eficaz e organizado com potenciais alunos de uma instituição, é altamente recomendado o uso de um CRM para escolas.  

No entanto, é importante salientar que o uso dessa ferramenta e a execução de um atendimento de qualidade requer que a instituição de ensino esteja organizada e preparada em vários aspectos.  

Vamos conferir algumas práticas recomendadas para gerenciar as atividades de relacionamento em uma escola: 

Preparar sua equipe de Atendimento 

• Forneça treinamento contínuo para a equipe de atendimento: Isso pode incluir informações sobre os programas educacionais oferecidos, procedimentos de matrícula, abordagens de atendimento ao cliente, técnicas de comunicação e gestão de relacionamento com leads.  

• Defina padrões claros de atendimento ao cliente: Isso pode incluir metas de tempo de resposta, qualidade das interações, postura profissional, tom de voz, linguagem apropriada, entre outros aspectos relevantes.  

• Estabeleça uma cultura de colaboração e comunicação efetiva entre os membros da equipe: Incentive a troca de informações, compartilhamento de melhores práticas, reuniões periódicas para alinhar estratégias e discutir desafios. Além disso, promova uma atmosfera em que os membros da equipe possam se apoiar e trabalhar em conjunto para alcançar os objetivos de captação de alunos. 

• Implemente um sistema de avaliação de desempenho para acompanhar o progresso da equipe de atendimento: Isso pode incluir a análise de métricas, como tempo de resposta, taxa de conversão de leads em matrículas, satisfação dos alunos, feedback dos pais ou responsáveis, entre outros indicadores relevantes. Portanto, utilize essas informações para identificar pontos fortes e áreas de melhoria, fornecendo feedback e orientação adequados à equipe. 

Mapear todos os processos de atendimento 

Mapear os processos de atendimento na captação de alunos é fundamental para garantir a eficiência, a qualidade e a consistência das interações com leads ao longo de todo o processo. Dessa forma, a importância do mapeamento de processos inclui: 

• Identificar pontos de melhoria: O mapeamento permite uma análise detalhada dos processos existentes, possibilitando a identificação de pontos que possam ser aprimorados. 

• Padronizar o atendimento: O mapeamento de processos ajuda a estabelecer padrões e diretrizes claras para o atendimento ao cliente. Dessa forma, promove uma abordagem consistente e garante que todos os membros da equipe estejam alinhados quanto às melhores práticas e às expectativas de atendimento. 

• Maximizar a eficiência: Ao mapear os processos, é possível identificar oportunidades de automação, uso de tecnologia e simplificação de tarefas. Isso permite que a equipe de atendimento trabalhe de forma mais eficiente. Ou seja, reduz o tempo gasto em atividades manuais e burocráticas e direcionando o foco para a interação direta com os potenciais alunos e indicadores. 

• Melhorar a experiência do cliente: O mapeamento de processos permite uma compreensão mais profunda da jornada do potencial aluno. Dessa forma, possibilita a identificação de momentos-chave e a implementação de ações para melhorar sua experiência. 

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Como a tecnologia pode facilitar o agendamento de visitas online em escolas? 

Organizar e otimizar as atividades de relacionamento com o lead pode ser uma missão impossível entre diversas planilhas, envio de mensagens manuais, agendas dessincronizadas e falta de comunicação entre o time.  

Mas, pensando nisso, a CRM Educacional desenvolveu o Wakeme One – CRM para Escolas. Um software que foi planejado para apoiar os processos de captação de alunos nas escolas. O que inclui as etapas de relacionamento com o lead. 

Todas as etapas de relacionamento com o lead são atualizadas e registradas diretamente no Wakeme One, permitindo que todos os dados sejam armazenados em apenas um local. Além disso, toda a equipe pode ter acesso aos dados, o que facilita a continuidade do processo sem erros. 

São muitas as funcionalidades do Wakeme One que facilitam o dia a dia do relacionamento com o lead, vamos conferir? 

Gerenciamento de leads 

Tudo começa com os leads! Há algumas possibilidades para o registro deles diretamente no Wakeme One:

• Transferência de dados

• Registro manual

• Registro automático através das landing pages (outra funcionalidade presente no Wakeme One). 

Os leads podem ser gerenciados através de uma visão geral e também individual, o que facilita a oferta de um atendimento personalizado. Além disso, é possível identificar os dados, origem, oportunidade e o histórico de atividades do lead. 

Isso permite que a equipe visualize de forma simples e rápida, quais foram as etapas que aquele lead já percorreu anteriormente e se prepare para a próxima atividade de relacionamento, levando em consideração as atividades passadas.  

Agendamento de visitas online em escolas através da landing page 

Esse é um exemplo de como a tecnologia pode otimizar um processo. Não é mais preciso agendar todas as visitas manualmente através do telefone ou mensagens de texto. Sendo assim, você pode oferecer uma Landing Page onde o Lead faz o agendamento de visitas online em escolas sem a necessidade de entrar em contato com a equipe de atendimento. 

Essa funcionalidade do Wakeme One permite que o lead escolha o dia, horário e atendente que deseja para realizar a visita. Após o preenchimento dessa página, todos os dados do lead ficam registrados automaticamente no Wakeme One. 

Fila de atividades 

A fila de atividades se assemelha a uma agenda, sendo exibido os dias da semana e horários de cada atividade planejada. Portanto, isso inclui telefonemas, visitas, mensagens de texto e qualquer atividade que sua escola marcar.  

Como foi dito anteriormente, o encaminhamento das atividades é automático. Isso permite a visualização melhor para o time e uma organização em relação as tarefas e horários. 

Registro de atendimentos 

Em todas as etapas das atividades de relacionamento é possível fazer o registro de informações no Wakeme One. Ou seja, há um espaço exclusivo para a anotação de percepções, informações e diferenciais do lead.  

Essa possibilidade é muito importante para manter a equipe alinhada. Nesse espaço é possível também deixar um recado para outro colaborador que precisará seguir o atendimento. As possibilidades são infinitas, pois cada escola possui sua forma de realizar o processo. 

Quer conhecer o Wakeme One? 

Sabemos que realizar mudanças em processos já estabelecidos pode ser difícil, por isso nós vamos te oferecer um teste gratuito do Wakeme One durante 7 dias!  

Dessa forma é possível conhecer melhor o software e avaliar se ele faz sentido para sua escola. Mas já deixo avisado que é amor à primeira vista!  

Você pode fazer o trial de 7 dias do Wakeme One clicando aqui!