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Como melhorar as taxas de conversão do seu funil de captação de alunos

Um dos pontos mais relevantes dentro da estratégia de marketing de uma instituição de ensino é a gestão das taxas de conversão entre as fases do funil de captação de alunos. Você sabia que, ao acompanhar as taxas de conversão, pode descobrir gargalos e pontos de melhoria que podem aumentar a sua captação de alunos?  

Um dos maiores desafios das instituições de ensino é conquistar novos alunos, semestre após semestre, ano após ano. A concorrência e a mudança no comportamento dos futuros alunos têm feito as equipes de marketing e vendas se depararem com novos desafios diariamente. Para que o objetivo de conquistar mais mátriculas alcance o resultado esperado, é preciso aumentar o número de leads qualificados nas campanhas de captação, que irão alimentar o seu funil de captação de alunos. 

Porém, antes de falarmos em administrar as taxas de conversão de leads, gostaria de te fazer uma pergunta: Você sabe o que é a conversão para uma instituição de ensino? 

O que é Conversão de Leads para IE’s

Conversão de leads é muito utilizado no mundo do Marketing Digital, como o processo de transformação pelo qual um lead passa durante o funil de vendas. Trazendo para o cenário educacional, quer dizer que o lead saiu do lugar de apenas interessado, se tornou um lead qualificado, se inscreveu, matriculou e se tornou uma oportunidade, ou seja, um candidato que se tornou efetivamente um aluno. 

Já entendemos que o foco deve ser preencher o maior número de vagas da sua instituição, correto? Mas existem algumas etapas que antecedem a matrícula e, em cada uma delas, o desafio é diferente e a taxa de conversão também. 

Agora que você já sabe o que é uma conversão de leads para a sua instituição de ensino, vamos entender o que são as taxas de conversão e porque elas são tão importantes para as suas campanhas. 

A Importância da Taxa de Conversão

Taxa de conversão é uma métrica muito utilizada para mensurar os resultados, principalmente nas estratégias de Marketing Digital. Nas instituições de ensino, a sua equipe de marketing deve mensurar a taxa de conversão dos leads em matrículas de acordo com a sua campanha. 

Você pode usar essa métrica para saber como está o retorno de cada investimento das campanhas de captação de alunos da sua instituição, seja ele em tempo ou dinheiro, em relação às vendas. 

Entender a taxa de conversão da sua IE é muito importante, pois vai deixar claro o quão eficiente e maduro estão suas campanhas, o seu site, e também para acompanhar os resultados da instituição como um todo. 

A taxa de conversão pode ser calculada entre todas as etapas do funil de captação de alunos e mostra em qual etapa a sua equipe de marketing precisa fazer ajustes para que os resultados sejam melhores. 

Acompanhar as taxas de conversão é muito importante porque é uma das maneiras mais simples e eficazes de analisar o desempenho das campanhas de captação de alunos e saber se o investimento está trazendo o resultado esperado.  

Quando a sua equipe de marketing não acompanha os dados ela não perde o controle dos leads que estão entrando no funil de vendas como também descobre que não consegue saber a qualidade dos leads, a quantidade e por onde os leads estão convertendo.  

O que faz com que suas equipes de marketing e vendas consigam diminuir os gastos de tempo e dinheiro com processos ineficientes direcionando suas estratégias para o que realmente tem mais eficiência, ou seja, gera mais receita. 

Com isso, podemos entender então, que quanto melhor for a sua taxa de conversão, mais eficaz estão sendo suas campanhas, consequentemente o seu processo de conversão de leads em matrículas.  

Te explicamos o que é uma taxa de conversão e a importância dela para a sua instituição de ensino. Agora está na hora de entendermos na prática como calcular a taxa de conversão para que você realmente consiga usufruir dessa métrica. Vamos lá? 

Como Calcular as Taxas de Conversão

No início do nosso texto eu mencionei que em uma campanha de captação de alunos, o foco deve ser preencher o maior número de vagas da sua instituição, e que existem algumas etapas que antecedem a matrícula e essas etapas são as fases do “Funil de Captação de Alunos”  

Com isso, vimos que as taxas de conversão acompanham o funil de vendas, por isso primeiro é preciso entendê-lo, para então conseguir compreender o cálculo das taxas. 

Ao longo do processo de captação de alunos, você tem acesso a alguns números extremamente importantes, que mostram a quantidade de prospects em cada uma dessas fases (Potencial, Qualificado, Inscrito, Avaliado, Convocado, Matriculado) e as perdas durante as transições de cada uma delas.  

A partir do momento que um interessado se inscreve no processo seletivo da sua instituição, se tornando um candidato, ele entra no funil de captação de alunos. Esse funil demonstra todas as etapas que o futuro aluno enfrentará até se matricular. Seu trabalho é manter a Taxa de Conversão a mais alta possível em cada etapa do funil. 

Potencial 

A primeira fase do funil de vendas é, basicamente, a descoberta, o reconhecimento da necessidade de fazer uma graduação. 

Ou seja, eles não procuraram pela sua solução, mas você – através de suas pesquisas de perfil de cliente ideal, descobriu que essas pessoas precisam dos cursos que a sua instituição oferece.  

Além disso, ele não sabe os impactos trazidos da escolha de uma profissão para a sua vida. Por isso, nesse momento ele terá muitas dúvidas e vai procurar conteúdos que vão ajudá-lo. 

É a oportunidade da sua instituição aproveitar essa fase produzindo conteúdos relevantes e que sejam direcionados para esta etapa do funil, preparar o site/blog da sua instituição com materiais para download de topo, meio e fundo de funil.  

Então, você cria uma segmentação com essas pessoas (por dor, segmento ou localização, por exemplo) e começa a nutrir esses leads com informações personalizadas e relevantes para eles. 

Nessa etapa, essas pessoas são chamadas leads em potencial. 

A reação dos leads às suas abordagens vai determinar se eles passarão da fase do funil de leads para qualificados. Ou seja, de pessoas que podem ter interesse na sua solução a pessoas que realmente têm interesse comprovado nos cursos que a sua IE oferece.  

Leads Qualificados 

Os leads qualificados são aqueles que responderam positivamente ao e-mail, ou atenderam uma ligação, baixaram um material como ebook por exemplo em troca de dados. 

Após ter lido os conteúdos sobre graduação, o lead consegue entender e escolher que fazer um curso superior. Neste momento a equipe de marketing deve direcioná-lo à equipe comercial para efetivação da compra, ou seja, fazer a sua inscrição. E engajá-lo até a conclusão da inscrição. 

Inscritos 

A próxima fase do funil de vendas envolve as oportunidades de vendas – os possíveis compradores que assistiram a uma palestra sobre os cursos, ou à uma feira de profissões. 

Nessa etapa, os futuros alunos descobrem exatamente como os cursos que você está oferecendo atende às suas necessidades e expectativas. 

É a fase também onde, geralmente, os futuros alunos começam a ter dúvidas e levantam objeções – que são os desafios que podem impedi-los de se inscreverem no processo seletivo. 

Se esses leads qualificados entenderem que o seu curso pode realmente ajudá-los – e suas objeções forem resolvidas – eles passam para o próximo passo: inscrição no vestibular. 

Algo que acontece bastante nesta etapa do funil são muitos inscritos no processo seletivo que ainda não realizaram o pagamento do boleto da taxa de inscrição. Por isso, a sua equipe de venda deve criar uma régua de relacionamento, para entrar em contato com eles lembrando-os de realizar esse pagamento o mais rápido possível. Aproveite esse contato para já oferecer o envio da segunda via do boleto. 

Além disso, é interesse que no dia anterior à realização da prova, a equipe de captação realize contato com os inscritos, por meio do envio de um e-mail ou de um SMS lembrando-os da data, horário, local, por exemplo. 

Avaliado 

Nesta etapa os inscritos que realizaram o processo seletivo da Instituição, seja no vestibular Tradicional, ENEM, agendado ou vestibular digital

Mas alguns desses não compareceram em seu processo seletivo, podemos assim considerá-los ausentes. 

E para não perder esses inscritos você pode criar um fluxo específico (de forma automatizada) para se comunicar com eles oferecendo a possibilidade de reagendar uma nova data para a realização da prova. 

Convocado 

Esta fase é onde encontram todos os inscritos que foram convocados pela Instituição e já estão aptos a se tornarem matriculados. 

Essa etapa é a mais importante do seu funil já que ele está pronto para efetivar a compra, no nosso caso, realizar a matrícula. Por isso, você só deve pensar que um candidato realmente se converteu e se tornou um aluno ele deve efetivar a matrícula, ou seja, pagar a primeira parcela. 

Muitos candidatos normalmente fazem provas em várias instituições de ensino concorrentes, o que quer dizer que ele possui (muitas) opções. Por isso, uma boa prática que pode ser adotada pela equipe de vendas neste momento, é promover ações estratégicas que estimulem os aprovados a realizarem as matrículas. Novamente podemos usar a régua de comunicação criando um fluxo automatizado de comunicação (ligação, e-mail ou SMS) que incentive o candidato a se matricular na sua instituição. 

Matriculados 

É a etapa do funil que representa a oficialização da compra. Ou seja, são os candidatos convocados que cumprem todos os requisitos para serem devidamente matriculados na instituição. Aceita o contrato de matrícula, entrega toda a documentação necessária e paga a primeira mensalidade da matrícula. 

Nesta etapa, recomendamos que a sua instituição já comece a criar um relacionamento com este aluno, pensando principalmente em criar engajamento para que ele não seja um aluno a evadir futuramente da sua instituição. Aproveite este momento para enviar uma mensagem ou e-mail de boas-vindas com o acesso ao SGA, um guia do aluno e o calendário acadêmico anual da instituição, dizendo que a matrícula foi realizada com sucesso e que está tudo certo para o início das aulas, por exemplo.  

Clique aqui e baixe gratuitamente a calculadora que te ajudará a conhecer sua taxa de conversão da sua última campanha em cada fase do funil. 

Se estiver precisando fazer alguma melhoria, lembre-se das dicas que demos no artigo e hoje e faça os ajustes necessários. 

Qualquer dúvida estamos aqui para te ajudar! 

Sobre o autor:
Jade Nascimento
Analista de Marketing Digital na CRM Educacional.
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