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regua de relacionamento automatizada

Como automatizar a régua de relacionamento na captação de alunos

  • Quantas vezes você já se perguntou: Como posso captar mais alunos? 
  • Atualmente, o que você faz para que um inscrito se transforme em um novo aluno da sua IES?  
  • Envia e-mails, telefonemas, SMS’s, etc?  
  • Mas como você se comunica nesses contatos?  
  • É capaz de garantir que entrega para os seus possíveis alunos o que eles precisam para evoluir até a matrícula?  

Quando você não consegue trabalhar seus inscritos da melhor forma possível, corre o risco de jogar fora grande parte do investimento que fez para atraí-los até a inscrição. Pense nisso: publicidade para atrair inscritos é importante, mas converter esse número de candidatos inscritos em matriculados é ainda mais importante. Pois só assim a sua IE irá garantir o retorno do investimento que realizou em suas campanhas. Afinal, muitos inscritos e poucos alunos não te levam a lugar algum. 

As instituições que se contentavam em fazer ações de atração e depois apenas aguardar os aprovados no vestibular para fazer as matrículas, perderam e vão continuar perdendo espaço no mercado. E a resposta para todas as questões do início deste texto é criar uma régua de relacionamento para responder as dúvidas, desejos e necessidades de cada candidato de acordo com cada fase do funil

Antes de falarmos sobre a automação da régua de relacionamento, você precisa entender como funciona o funil de captação de alunos. Vou mostrar de forma simples, pois o nosso foco aqui é a régua de relacionamento. Mas se quiser entender sobre o funil e todo o processo de captação de forma mais completa, é só acessar Os 11 Passos para a Captação de Alunos. 

Funil de Captação de Alunos 

O funil de captação de alunos contém as etapas que um aluno passa desde sua inscrição no processo seletivo até chegar à sua matrícula. E ele é composto por 5 fases: 

  • Lead – uma pessoa que mostra o interesse em estudar em sua instituição de ensino; 
  • Inscrito – um lead que se inscreveu no processo seletivo da sua instituição; 
  • Avaliado – um inscrito que participou do processo seletivo da sua instituição; 
  • Convocado – um inscrito que foi aprovado e selecionado no processo seletivo da sua instituição; 
  • Matriculado – um convocado que efetivou sua matrícula em um curso de sua instituição. 

Ok, mas qual a relação entre o funil e a régua de relacionamento? Simples: conhecendo cada momento do processo de decisão de um candidato você saberá quais são as barreiras enfrentadas por eles em cada um desses momentos. Tendo essas informações, juntamente com uma análise de personas, você consegue elaborar e automatizar ações melhores para cada etapa. 

Régua de relacionamento 

A régua de relacionamento é um combo de tarefas de comunicação que serão feitas com seus alunos. Concentrando seus esforços no planejamento desta régua antes de iniciar suas campanhas de captação de alunos você poderá estimular a evolução dos seus candidatos em cada fase do funil. E tudo isso de forma organizada, automática e, caso necessário, com pequenos ajustes ao longo do processo.  

A régua também ajuda o aluno a se manter mais próximo dos trabalhos acadêmicos. Melhorando a gestão do tempo e dos estudos dos alunos.   

Um outro ponto importante da régua de relacionamento para as IE’s que atuam no EAD, é a possibilidade de monitorar as funções. Além disso, promover um contato mais próximo e constante com o aluno a fim de mantê-lo engajado no curso, já que estão sempre à distância. 

É importante lembrar que não estou falando em robotizar o relacionamento da sua instituição com seus futuros alunos. Estou falando em automatizar tarefas repetitivas que fazem sua equipe gastar esforço e tempo nas atividades erradas. 

Vantagens de automatizar a régua de relacionamento na captação de alunos 

Para automatizar sua régua de relacionamento, trabalhar com o funil de captação de alunos e melhorar seus resultados você pode contar com um sistema CRM. Assim você acompanhará a evolução dos seus candidatos e poderá personalizar todo esse processo de maneira simples e autônoma.  

Não é à toa que a automação é uma das técnicas mais usadas e para as IES. Essa solução pode trazer benefícios que certamente farão toda a diferença na sua próxima campanha. Confira algumas vantagens que todas as equipes envolvidas no processo de captação de alunos podem ganhar: 

  • Agendamento de telefonemas para a equipe do call center entrar em contato com os futuros alunos tendo conhecimento de suas necessidades. Dessa forma mantendo proximidade e zelo no relacionamento.  
  • Envio de SMS’s de lembretes e dicas para ampliar o relacionamento.  
  • Envio de e-mails automáticos de acordo com os eventos que o candidato realizar. 
  • Incentivo à evolução dos candidatos com informações assertivas, transpondo as barreiras de compra no momento certo.  
  • Estar sempre pronto e se antecipar às dúvidas e dificuldades dos candidatos. 

O objetivo é criar réguas de relacionamento que falem a mesma língua da persona da sua IES. Isso é importante, pois cria conexão. Acredite, todo aluno quer estudar onde se sente conectado com a instituição. Por isso, personalize todas as etapas do funil para a realidade da sua IES, à sua região e sua persona.  

Dessa forma, uma régua de relacionamento automatizada permite que seus leads, candidatos, futuros e atuais alunos desfrutem de um relacionamento muito mais positivo e personalizado.  

Como automatizar a régua de relacionamento

Para automatizar sua régua de relacionamento, trabalhar o funil de captação de alunos e melhorar seus resultados você pode contar com um sistema CRM. Claro que um bom CRM te ajuda na automação da régua de relacionamento. Mas se você ainda não tiver essa ferramenta à sua disposição, poderá encontrar outros meios para fazer essa automação. 

Assim você acompanhará a evolução dos seus alunos e personalizar esse processo de maneira simples e autônoma. 

Conseguiu entender os benefícios de trabalhar com a régua de relacionamento? Se você quer saber mais sobre como automatizar a sua régua de relacionamento, baixe o nosso Guia de Automação, clicando aqui.   

Sobre o autor:
Jade Nascimento
Analista de Marketing Digital na CRM Educacional.
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