Como gerenciar a conversão de visitas no ensino básico

Gerenciar a conversão de visitas no ensino básico é fundamental para alcançar os resultados de metas de matrículas a cada novo período. As instituições de ensino superior estão enfrentando uma competitividade muito alta, mas essa realidade também chegou nos colégios. 

Os colégios estão se esforçando para alcançar as metas de novas matrículas. Mas, muitas vezes se perdem na estruturação do processo comercial. Uma das etapas do processo de captação do ensino básico passa pelas visitas. Por ser uma etapa tão importante, se a escola não gerencia a sua conversão de visitas, ela acaba perdendo a visibilidade de como está o desempenho da captação.

Então para entender melhor como gerenciar a conversão de visitas do seu colégio você precisa saber todas as etapas do funil de captação de alunos do ensino básico. Vamos lá? 

Leia o blog post até o final para descobrir mais sobre: 

• Etapas do funil de captação de alunos do ensino básico;
• Atração, qualificação e conversão de leads;
• Gerenciamento e conversão de visitas no ensino básico;
• Software CRM para captação de alunos em escolas;

Funil de captação de alunos do ensino básico 

Funil de captação de alunos é essencial para entender o processo percorrido pelo candidato, enteda:

Entrada de Leads

A primeira etapa do processo de captação de alunos de uma escola é a geração de leads. O gerenciamento de leads de forma organizada é extremamente importante para garantir o sucesso das estratégias de captação de alunos.

Uma abordagem ideal do gerenciamento de leads envolve a coleta e análise de informações relevantes sobre cada lead, incluindo nome, contato, interesses, necessidades e comportamentos online.  

Qualificação do lead 

Depois que o lead chegou até a escola buscando informações, o próximo passo é a escola desenvolver o relacionamento com essas pessoas. 

É muito importante você observar que durante o relacionamento inicial estabelecido nesta fase, tanto com pessoas que já chega com informações mais concretas, do site, das recomendações, quanto pessoas que buscam informações básicas iniciais, a verdade é que nesta fase vão entrar pessoas de diferentes perfis, visões e necessidades. 

Por isso é importante que você aproveite essa etapa do processo para realizar a qualificação do lead. Ou seja, marcar os leads que estejam no momento certo de matricular seus filhos e que possuem o perfil adequado para se matricular na sua escola. 

Antes da etapa da visita acontecer é importante ressaltar que nem todo mundo que faz a visita tem perfil pra estudar naquela escola. Então, antes de marcar, a equipe de atendimento precisa conhecer melhor cada lead, as suas necessidades, fazer uma qualificação para entender qual tipo de escola estão buscando.   

Existem algumas situações que nos mostram que aquele lead não tem o perfil da escola, como querer estudar em uma escola que proporcione bolsa, não conseguir pagar a mensalidade, não acreditar na filosofia que a escola prega. Por isso o primeiro contato com os leads é tão importante para qualificar, e sanar todas as dúvidas por telefone ou por meios digitais antes de marcar a visita. 

Visitar a escola 

Quando o lead é qualificado, buscamos incentivar esse lead a visitar e conhecer melhor a escola. Nesse momento, é muito importante que a instituição se organize e controle todas as visitas para que ela consiga mensurar com quantas pessoas entraram em contato, marcaram e efetivamente fizeram a visita.

É neste momento que começamos a entender as taxas de conversão. Porque não basta que as pessoas cheguem até a escola, elas precisam chegar até a escola e fazer o processo da visita.  

A visita é um evento, é o momento que a família terá a experiência do lugar que o filho vai estudar. Por isso é importante que essa visita seja muito bem planejada, com um roteiro bem pensado, ressaltando os principais diferenciais (estrutura, atendimento, proposta pedagógica).

Lembre-se: É na visita que o encantamento precisa acontecer!

É preciso pensar em todas as etapas dessa visita, desde o momento em que a família vai chegar e parar o carro no estacionamento. Quem vai recebê-la? Essa pessoa tem todas as informações necessárias para vender bem a escola para a família? Essa pessoa tem preparo para tirar todas as dúvidas da família?

Existem algumas escolas que colocam equipes para fazer toda a visita, então neste caso é importante organizar bem as agendas. 

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Gerenciamento das visitas 

Quando não tomamos o cuidado de fazer o processo de qualificação inicial, percebemos que vai demandar um esforço a mais do time. E já conseguimos ver que essas pessoas que não têm o perfil vão demandar muito tempo do time, recurso da escola e ao final elas não vão fazer a matrícula. Por isso a qualificação é uma maneira de otimizar o processo de conversão. 

Outra situação que acontece muito são pessoas que marcam as visitas, mas não comparecem. Então é importante no gerenciamento das visitas entender quantas pessoas entraram em contato, marcaram e quantas efetivamente foram na visita.

Além disso, também é importante entrar em contato com quem não foi e entender os motivos. Seja porque ela esqueceu ou porque visitou uma outra escola naquela mesma semana, gostou e não quer visitar mais nenhuma.  

Muitas pessoas fazem a visita, mas não tomam a decisão naquele momento, por mais que a escola mostre todos os diferenciais. Então precisamos controlar muito bem essa gestão, porque não podemos esquecer dessas pessoas.

É fundamental entrar em contato posteriormente (aí que entra o pós-venda), pois o contato é uma consequência da visita, e ajuda a controlar as taxas de conversão. 

Agora vamos falar das pessoas que tomaram a decisão na hora ou até mesmo as que não tomaram na hora, mas querem matricular seus filhos naquela instituição.  

Conversão  

Nesse momento temos dois cenários:

O primeiro cenário são as escolas que já fazem a matrícula apenas com os dados, documentos, já com o pagamento da matrícula.

O segundo cenário são as escolas que por cultura, filosofia de trabalho ou até por demanda, implementam processos seletivos. Ou seja, o futuro aluno tem que se matricular para fazer uma prova e ver se ele foi aprovado ou não.

Nessa segunda opção, posso dizer ainda, que possui escolas que tem o processo seletivo, mas a prova não é classificatória. Ou seja, não impede que a pessoa se matricule, serve apenas para fazer o nivelamento daquele aluno. 

Por isso é tão importante controlar e fazer a gestão de todo o funil de captação não só na etapa de conversão. Mas para entender por exemplo se no meio da campanha a escola está com um número de matrículas insuficiente.

Afinal, a gente precisa saber quem está mais próximo de se matricular, ou quem já fez visita, mas não se matriculou. Quem são as pessoas que se interessaram, mas não fizeram a visita, quem agendou, mas não foi. 

Essas são pessoas que estão fugindo do funil e o gerenciamento nos ajuda a otimizar os resultados do time de marketing, aproveitando melhor os leads que chegam de diferentes canais. Por isso o controle de visitas é tão importante. 

Para aplicar todas as etapas do funil de forma efetiva e fazer um bom gerenciamento das visitas é fundamental que você use um software específico para escolas, como o Wakeme One. Abaixo eu mostro algumas funcionalidades que podem te ajudar em cada etapa do funil. 

Como o Wakeme One auxilia 

Na primeira etapa do funil, o Wakeme One consegue nos ajudar no controle dos leads. Para reunir e organizar todas as informações sobre os leads desde o seu primeiro contato até as informações coletadas ao longo do relacionamento. É fundamental na etapa de qualificação do lead.  

Depois vamos usar o Wakeme One para organizar as visitas. Com os leads qualificados você consegue incentivá-los a fazerem as visitas. Então o Wakeme One oferece Landing Pages de agendamento de visita automáticos, de forma que os pais consigam agendar a visita com facilidade, sem ter que entrar em contato com a escola. Além disso, no Wakeme One é possível visualizar todas as visitas agendadas nessa Landing Page de acordo com a data e horário.  

Com o Wakeme One também é possível automatizar o disparo de lembretes e comunicados. Essa possibilidade permite que a família receba, por exemplo, um lembrete da visita, o que ajuda a diminuir o número de pessoas que marcam a visita e não comparecem por esquecimento.  

Cenários específicos que o Wakeme One ajuda

Outro cenário que o Wakeme One pode ajudar são para aquelas famílias que realmente não vieram. O atendente marca dentro do sistema quem não foi e automaticamente há um registro desse fato no histórico de relacionamento com o lead. Isso permite que a equipe de captação entenda o que aconteceu com o lead e busque maneiras de reter ele.  

Para os que foram na visita, é fundamental registrar essa informação dentro do sistema, além das principais percepções coletadas durante a visita. Então quanto mais detalhes estiverem registrados, melhor será o relacionamento com aquela família. Pois a sua equipe terá o histórico que vai ajudar a direcionar contornos de objeção para a tomada de decisão.   

Para o caso das famílias que tomaram a decisão de matricular na visita, vamos registrar isso no CRM para escolas também. E elas já vão dar o próximo passo que é a inscrição do aluno.   

E também temos as pessoas que tomaram a decisão e não vão matricular seu filho na escola. Nesse caso vamos registrar no Wakeme One também, com todas as objeções para analisarmos ao final da campanha de captação de novos alunos. E além disso, entender as principais objeções para se trabalhar na próxima campanha.  

Conclusão 

E pra finalizar vamos usar o Wakeme One para fazer a gestão e entender como foi o desempenho desse processo todo. Ou seja, entender quantos leads entraram, de onde eles vieram, quantos foram qualificados, e desses quantos fizeram as visitas. Dos que fizeram as visitas quantos converteram e quantos não.   

Então a gente gerencia o desempenho da captação, mas também gerencia o desempenho do time que está atuando em cada etapa do processo para melhorar as taxas de conversão.  

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