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Como estruturar as campanhas de rematrícula com o CRM Educacional

A permanência de alunos sempre foi um dos maiores desafios para as instituições de ensino. Mas com a pandemia muita coisa se transformou ao longo desse tempo e esse desafio tem se tornado cada vez maior. Então, para ajudar as instituições de ensino a enfrentarem esta adversidade, vamos apresentar neste artigo algumas dicas para que a sua equipe seja mais assertiva na próxima campanha de rematrículas.  

Vamos lá? 

Qual a importância da rematrícula? 

A rematrícula é o grande termômetro de como as instituições de ensino estão gerando valor para os seus alunos. Principalmente pelo fato de que muitas IE’s ainda investem mais tempo e dinheiro nas campanhas de captação de novos alunos do que na retenção dos seus atuais alunos. 

Exatamente por estarem mais focadas em trazer novos alunos, um grande desafio que as IE’s enfrentam é a evasão de alunos. E a instituição só percebe que o aluno está evadindo quando chega o período de rematrícula e ele não efetiva a matrícula para o próximo semestre.  

Para você ter uma ideia, hoje temos uma média de 20% a 30% de evasão de alunos entre o 1° e 2° semestre. Ou seja, é neste momento que a instituição deve ficar mais atenta para entender os motivos pelos quais os alunos não estão seguindo com o curso.  

Então é importante pensarmos como a sua instituição deve se preparar para diminuir a evasão e fazer com que os alunos atuais continuem estudando. Saiba como fazer tudo isso dando continuidade à leitura! 

Como devemos trabalhar a campanha de retenção? 

Nós acreditamos que a campanha de rematrícula deve começar muito antes do período de rematrícula. Ela deve começar no primeiro dia de aula, quando a IE está preocupada em relação a como o aluno está evoluindo nos seus primeiros passos da sua jornada acadêmica. Assim, essa primeira experiência vai determinar qual é a chance deste aluno se rematricular na conclusão do primeiro semestre.  

Então é importante prestar atenção se esse aluno que acabou de ingressar começa a ter muitas dificuldades e não tem um acompanhamento próximo da instituição. Pois sem esse relacionamento, é muito difícil que a IE consiga fazer a rematrícula desse aluno mesmo fazendo ações de incentivo na campanha de rematrícula. 

Quando a instituição proporciona uma experiência incrível para o aluno desde o primeiro dia de aula, ela consegue acompanhar todas as dificuldades. Inclusive, consegue antecipar os problemas que ele pode vir a ter.  

Ao mesmo tempo em que ela está trabalhando para melhorar a experiência do aluno, ela já está se ajudando para que a campanha de rematrícula tenha mais sucesso. Por isso é muito importante que as IE’ se preparem com mais antecedência possível para trabalhar na campanha de rematrícula.  

Nós temos uma cultura enraizada em nossa sociedade que é deixar tudo para a última hora. Quando conseguimos nos antecipar em relação às comunicações, aos contatos com toda a base de alunos e aos incentivos, os próprios alunos não deixam de fazer a rematrícula de última hora. 

Como facilitar o processo de rematrícula 

Outro ponto para se atentar é em relação a burocratização do processo de rematrícula. Por que eu digo isso?  

Normalmente a estrutura das instituições ainda estão mais voltadas para a captação dos novos alunos. Então quando chega a campanha de rematrícula e a IE não antecipa as comunicações, mas principalmente quando não facilita para que ela seja digital e acaba exigindo que o aluno tenha que ir presencialmente assinar o contrato ou levar algum documento pendente por exemplo, o processo de rematrícula se torna ainda mais burocrático. Ou seja, isso acaba sendo mais uma barreira para o aluno.  

Um outro fator em relação a priorização da captação de novos alunos ao invés da retenção é tornar o processo muito mais demorado e até mesmo fazendo com que o aluno enfrente grandes filas.  

Um outro ponto é aproveitar a campanha para alinhar pontos pendentes com alguns alunos, como pendência de documentos, pendência financeira. Dessa forma ela sai de um cenário de inadimplência para um cenário de acordo financeiro. Se a sua instituição antecipa a campanha de rematrícula, você já aproveita e antecipa essa comunicação com os alunos que estão com pendencias e faz as negociações com seus alunos.  

Além dessas dicas que mencionamos anteriormente, uma forma que pode ajudar a sua IE e facilitar o processo de rematrícula para os alunos é usar um software especializado em gestão da permanência como o CRM Educacional para Permanência de Alunos. Dentro do CRM para permanência a sua IE consegue organizar e controlar melhor toda a gestão de documentos e comunicação do processo de rematrícula. Abaixo eu mostro algumas funcionalidades que podem te ajudar. 

Vantagens de usar o programa de gestão da permanência 

  • O programa da permanência acompanha o aluno durante todo o curso. Dessa forma, facilita o relacionamento que é feito de maneira planejada para resolver todos os problemas do aluno 
  • Com o programa, os resultados de rematrícula melhoram muito, principalmente quando feito de forma antecipada 
  • Os alunos conseguem perceber que estão sendo cuidados pela instituição 
  • Tira a barreira do aluno de tirar a dúvida da rematrícula 
  • Com o programa você consegue perceber que o aluno vai se matricular se a experiência ao longo do semestre for positiva, 
  • Você consegue perceber na rematrícula se o programa de gestão da permanência está funcionando  

Estruturando as campanhas de rematrícula com o CRM Educacional 

O CRM para Permanência vai fazer toda a jornada do aluno antes de chegar no momento da rematrícula. Acompanhando a evolução do aluno, e sinalizando para a instituição os alunos que estão com mais dificuldade. Além disso, ele antecipa os desafios que o aluno enfrenta para tratar as dificuldades ao longo do semestre, trazendo uma boa experiência para esse aluno.  

Inclusive o CRM para Permanência te ajuda a identificar os alunos que estão com pendência financeira. Fazer um filtro da sua base de alunos, que estão inadimplentes por exemplo. Quais são os alunos que você precisa ter mais atenção na rematrícula e começar a tratar com antecedência. Estabelecer as campanhas de renovação pra rematrícula, planejar várias réguas de comunicação especificas para cada tipo de aluno de forma antecipada pra rematrícula. 

Então se depois de ler esse blog post você ficou curioso para saber mais sobre como trabalhar de forma inteligente o processo de rematrícula na sua instituição de ensino entre em contato com a gente. 

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Sobre o autor:
Jade Nascimento
Analista de Marketing Digital na CRM Educacional.
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