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Como incentivar os candidatos a concluírem a inscrição

Um desafio muito comum que a maioria das instituições de ensino superior enfrentam é a dificuldade de convencer os candidatos a concluírem sua inscrição. E posso afirmar que isso ocorre por uma infinidade de fatores:  

  • Pode ser que o candidato não tenha concluído pelo simples fato de estar disperso em outros assuntos naquele momento; 
  • Ele tenha recebido alguma oferta mais atrativa e desistiu de se inscrever na sua instituição 
  • Pode ser também porque a ficha era muito longa e ele desistiu ou deixou para continuar depois; 
  • E outras que você também deve perceber no seu dia a dia 

Mas a vantagem é que todos esses motivos de abandono possuem um ponto em comum: eles podem ser evitados. Para saber como superar esse desafio e aumentar a quantidade de inscritos na sua instituição de ensino, basta continuar a leitura. Vamos lá? 

Como o abandono da inscrição afeta a saúde da instituição? 

Podemos dizer que a conclusão da inscrição é o primeiro passo que o aluno dá, na prática, para ingressar em uma instituição de ensino. É fato, que antes disso ele já passou por uma infinidade de processos e estímulos que o fizeram chegar até você. Mas o primeiro ponto que permite que a instituição tenha garantia de que aquele candidato realmente está interessado em ingressar na sua instituição, é o registro dos seus dados no formulário de inscrição.  

Então se a inscrição é o primeiro passo para o aluno ingressar na sua instituição de ensino, significa que se ele não der esse passo, ele certamente não poderá seguir adiante. Dessa forma, entendemos que, se a instituição tiver um número baixo de inscritos, ela também terá um número baixo de matriculados. O que impactará na meta de captação não atingida, na saúde financeira e necessidade de redução do investimento nas próximas campanhas de captação. Ruim, não é?  

Como evitar que os candidatos abandonem a ficha de inscrição 

Para evitar que os candidatos abandonem a ficha de inscrição, algumas ações podem, e devem, ser tomadas.  

E para que essas ações sejam eficazes e realmente sirvam como solução, é preciso sempre mantê-las de acordo com os objetivos da campanha. Focando os esforços na etapa do funil em que o candidato se encontra (etapa da inscrição) sem economizar esforços na comunicação.  

Além disso, contar com o apoio de um software CRM para Captação de Alunos, também se tornou indispensável para otimizar os resultados. Isso porque ele possui diversas funcionalidades focadas no relacionamento com o aluno que fazem toda a diferença nesse processo de conduzir os alunos até a conclusão da ficha de inscrição. Confira essas funcionalidades a seguir. 

Régua de Relacionamento 

A Régua de Relacionamento é uma das funcionalidades do CRM Educacional que permite que a instituição crie um fluxo de comunicação com os candidatos. Podendo ir desde o momento que ele é simplesmente um lead que abriu a ficha de inscrição, até o momento que ele efetivou a matrícula.  

Para que você possa entender de forma mais clara como funciona a régua e como ela pode auxiliar na etapa de inscrição, deixo aqui um exemplo específico para essa etapa: 

  1. O candidato abre a ficha e coloca os dados mínimos exigidos pela instituição e sai da inscrição sem completar todos os campos do formulário.  
  1. O CRM identifica e armazena os dados obrigatórios (é possível fazer essa identificação mesmo que esses dados não tenham sido enviados efetivamente).  
  1. Com os dados do lead em mãos, a IE insere o lead em uma régua de relacionamento e dá início a uma campanha de comunicação. Nutrindo o lead e o incentivando a concluir a ficha de inscrição através do contato contínuo e oferecimento de ofertas.   

Além dessa grande vantagem de poder captar esse lead e nutri-lo de forma automática dentro da régua de relacionamento, essa funcionalidade permite fazer disparos específicos e integrar diversos canais de comunicação para se relacionar com o lead, como por exemplo e-mail, SMS, ligação e WhatsApp. 

Dessa forma, pode-se dizer que a régua de relacionamento é uma excelente ferramenta para reaquecer o lead e/ou promover campanhas rápidas com foco na conversão na fase de inscrição.  

Histórico de Relacionamento 

Com o CRM Educacional é possível registrar e armazenar todo o histórico do lead dentro do sistema, desde o seu contato inicial até o fim da sua jornada acadêmica.  

Imagino que você esteja se perguntando agora: Mas na prática, como esse histórico funciona?  

Pense que cada lead possui uma linha do tempo. Nessa linha, é possível visualizar como e quando ele entrou na sua base de leads, como foi seu primeiro contato, o segundo, o terceiro, e quantos mais ele tiver. É possível visualizar também quando e como aconteceu a sua conversão e todas as comunicações que foram feitas com esse lead.  

Mas por que esse histórico é tão importante? 

Em um processo como esse que estamos abordando hoje, ao qual o lead deu início, mas desistiu de concluir a ficha de inscrição, é extremamente importante termos o conhecimento de que a única solução para fazer com que esse candidato volte a ativa e termine a inscrição é nos comunicando com ele. Dessa forma, nada mais útil do que um histórico com todas as comunicações já realizadas com esse lead para identificarmos estratégias e canais de comunicação que mais se identificam com esse lead para incluí-lo em uma régua de relacionamento que esteja de acordo com o seu perfil e preferências.  

Formulário de interesse 

O formulário de interesse é uma funcionalidade do CRM focada em atrair mais leads para a base.  

Esse formulário foi desenvolvido e estruturado para ser semelhante a uma landing page, porém, a grande vantagem é que os dados coletados nesse formulário já ficam armazenados dentro do CRM Educacional. O que nos dá a possibilidade de incluí-lo com mais facilidade a uma régua de relacionamento e utilizá-lo em diversas campanhas de comunicação. 

Além disso, de acordo com um levantamento interno que fizemos analisando a origem dos leads, pudemos perceber que o formulário de interesse é uma das principais formas de aquisição de leads para as instituições de ensino que utilizam o CRM Educacional. Sendo responsável pela atração de aproximadamente 22,21% dos candidatos totais que preenchem a ficha de inscrição.  

Relatórios 

Além de todas essas funcionalidades do software que citei acima, que são capazes de aumentar o número de inscritos da instituição, o CRM Educacional também fornece relatórios que possibilitam que a IE identifique qual a origem do lead. Ou seja, é possível saber se ele veio através de busca orgânica, busca paga ou tráfego direto. Além disso, também podemos identificar qual foi o valor total investido nessas mídias e quais campanhas geraram mais resultados. 

As vantagens desses relatórios é que através da identificação dos resultados de cada campanha, torna-se possível identificar possíveis erros e acertos que estejam favorecendo ou desfavorecendo os resultados. 

Além disso, eles possibilitam que os dados sejam vistos com clareza e dão toda essa estrutura para o candidato de forma ágil e prática. Sem toda aquela burocratização de montar planilhas, analisar dados manualmente e fazer conferência de dado por dado para garantir que o resultado não esteja errado. 

Dessa forma, podemos concluir que com todas essas funcionalidades do CRM Educacional, se torna muito mais fácil identificar possíveis gargalos na etapa de inscrição. O que ajuda as instituições a entenderem o perfil do lead, a identificarem se os índices de conversão estão baixos e através dessa referência, começar a agir de forma estratégica para otimizar os resultados.  

Gostou das soluções que o CRM pode proporcionar para sua instituição de ensino? Se quiser saber mais sobre como implantar esse software e melhorar os resultados da sua IE, basta entrar em contato com a gente! 

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Sobre o autor:
Ana Carolina
Estagiária de Marketing na CRM Educacional.
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