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Por que guardar o histórico de relacionamento com seus alunos?

Construir e manter um bom relacionamento com o aluno é fundamental para a saúde e sucesso de qualquer instituição de ensino. É através do relacionamento que se torna possível entender as necessidades, expectativas e desejos de cada aluno. 

Entendendo todos esses anseios e características do potencial ou atual aluno, é possível que a instituições trabalhem de forma otimizada. Isso tanto no processo de captação quanto no de permanência, favorecendo os diversos departamentos da instituição e impactando diretamente nos resultados. 

Dessa forma, podemos dizer que o relacionamento é o ponto chave para garantir que a instituição e o aluno tenham ganhos mútuos. A instituição se beneficia no sentido de conseguir atrair, captar e reter mais alunos. Já o aluno ganha a vantagem de estudar em uma IE que se preocupa com os seus anseios e a sua experiêcia.

Como administrar o histórico de relacionamento com os alunos através do CRM Educacional 

Ter um histórico de informações disponível de cada um de seus alunos para ser consultado a qualquer momento pode ser vantajo por diversas questões. Pois, com um histórico de relacionamento em mãos, fica mais fácil estabelecer ações e garantir que a relação da instituição com o aluno seja de qualidade.  

Mas para conseguir oferecer essa relação de qualidade, é preciso que a sua instituição de ensino se atente a alguns fatores. O principal deles é possuir uma ferramenta capaz de profissionalizar e fazer a gestão completa do relacionamento com aluno. 

E para gerir o relacionamento de uma instituição de ensino, não existe ferramenta mais adequada do que um CRM Educacional. Pois com um CRM especializado no setor da educação é possível automatizar todo o processo de atendimento do aluno. Desde quando ele é um lead até o final da sua jornada escolar ou acadêmica.  

Principais funcionalidades do CRM que auxiliam no relacionamento com o aluno 

O CRM Educacional (Customer Relationship Management) é um software de gestão de relacionamento com o aluno. Sendo assim, basicamente todas as suas funcionalidades auxiliam de forma direta ou indireta na otimização do relacionamento entre a instituição e o aluno. Mas hoje, falarei de 3 funcionalidades em específico que impactam diretamente esse processo. Confira a seguir! 

Gestão dos Leads e Inscrições 

Com essa funcionalidade é possível desenvolver e aprimorar o relacionamento com o candidato através da realização de campanhas ágeis e automatizadas. Dessa forma, direcionando os esforços para incentivar o lead a avançar no funil de vendas.  

Além disso, com essa funcionalidade, o CRM consegue auxiliar as equipes de marketing e vendas a organizar/centralizar os leads gerados por canais online e offline. Dessa forma, otimizando ainda mais o processo de captação de alunos. 

Réguas de relacionamento 

régua de relacionamento é uma ferramenta que tem como foco manter o contato contínuo entre a empresa e o cliente, que nesse cenário educacional, seria a instituição de ensino e o aluno.  

Essa ferramenta tem o poder de alterar completamente a rotina de trabalho de uma instituição de ensino. Pois é bastante comum que as instituições realizem as campanhas de relacionamento e o atendimento com tarefas manuais e repetitivas. O que faz com que o processo seja mais cansativo e demorado. 

Já com o apoio de uma régua de relacionamento é possível automatizar as tarefas repetitivas que fazem sua equipe depositar esforços nas atividades erradas. Alguns exemplos das tarefas que podem ser automatizadas está o agendamento de telefonemas, envio de e-mails, SMS e mensagens no WhatsApp.

Com todo esse processo de relacionamento com os alunos sendo feito em uma régua é possível acompanhar todo o processo do candidato dentro do funil de captação. Além disso,também é possível realizar ações que incentivem a sua evolução nas etapas do funil até que ela se torne um matriculado. 

Também é importante ressaltar que a régua consegue manter os contatos ativos independente da fase do funil em que ele se encontra. Ou seja, ela pode ser utilizada para manter a comunicação ativa tanto para os prospects, quanto para os matriculados. O que contribui com a otimização dos dois processos mais importantes de uma instituição de ensino: a captação e a permanência de alunos. 

Comunicação omnichannel 

O CRM oferece a possibilidade da sua IE integrar diversos canais de atendimento a sua estratégia de relacionamento. Um exemplo disso é a possibilidade de integração das seguintes plataformas: WhatsApp, SMS, e-mail, Chatbot e redes sociais. Criando assim uma comunicação omnichannel.  

Essa possibilidade de integração é um ponto muito positivo para a otimização do relacionamento. Pois com isso a instituição consegue programar mensagens, telefonemas e/ou e-mails de forma segmentada, atingindo apenas o público de interesse para determinada campanha. 

Isso nos mostra que toda essa comunicação integrada possibilita que os potenciais e atuais alunos desfrutem de um atendimento muito mais ágil, personalizado e efetivo. De modo que seja possível registrar e acompanhar todo o histórico de relacionamento desde o lead até o diploma. 

Como a gestão do relacionamento pode ajudar nos processos de captação e permanência de alunos  

Com a gestão do relacionamento sendo feita de forma efetiva, fica muito mais fácil manter a completa organização dos dados dos candidatos e alunos. O que favorece para a criação de estratégias eficazes tanto no processo de captação quanto no de permanência de alunos. 

Exclusivamente no processo de captação, ter um registro com todas as informações e histórico completo de relacionamento dos leads é um ponto muito positivo para o sucesso das ações. Principalmente para os times de marketing e vendas de uma instituição. Digo isso, pois quando se tem todos os dados de um relacionamento registrado é possível entender qual o perfil de cada candidato. A partir disso, é possível agir de forma estratégica e assertiva, aumentando consideravelmente os índices de conversão. 

Já no processo de permanência de alunos, ter um histórico de relacionamento registrado somado a outras funcionalidades do CRM para retenção, se mostra muito mais fácil identificar possíveis situações de riscos de evasão. O que possibilita que a instituição aja com antecedência para conter e evitar que os alunos venham a evadir.  

Agora que você sabe as principais informações sobre a importância de manter um relacionamento de qualidade com os seus candidatos e alunos e sabe também como o CRM Educacional pode ajudar com isso, que tal conversar conosco e descobrir como adaptar essa realidade a sua instituição?   

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Sobre o autor:
Ana Carolina
Estagiária de Marketing na CRM Educacional.
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