O que é uma régua de relacionamento e por que automatizar com o seu aluno

Uma das principais preocupações das instituições deve ser a forma como atende seus alunos, pensando sempre na experiência que eles terão com a sua IE.  

Usar a tecnologia para ajudar a personalizar e substituir tarefas operacionais pode reduzir bastante os erros mais comuns cometidos pela sua equipe de atendimento. Afinal, a quantidade de dados que são gerados diariamente torna impraticável fazer o controle manual de todas essas informações. 

Em tempos de processo seletivo a procura aumenta. E claro que as tarefas vão se multiplicar para quem precisa coordenar e executar todo o processo de captação. Mas não podemos nos esquecer que um bom relacionamento com o aluno ao longo do curso é importante para a sua IE retê-los ainda mais.  

Para que esse relacionamento aconteça de forma eficaz e organizada, uma régua de relacionamento é muito bem recomendada. Com isso, eu te pergunto: será que a régua de relacionamento da sua IE está alinhada com o que os seus alunos esperam receber? Você pode entender isso conversando com eles e se informando sobre o contexto que estão vivendo.  

E é por isso que fizemos este artigo. Para tirar todas as suas dúvidas sobre as vantagens da automação da régua de relacionamento em instituições e mostrar como promovê-la da melhor forma . 

Antes de te ajudar a fazer uma comunicação automatizada com seus alunos, vamos entender o que é uma régua de relacionamento. Se quer saber mais sobre esse assunto, continue a leitura!  

O que é uma Régua de Relacionamento

A régua de relacionamento é o conjunto das tarefas de comunicação que serão feitas com seus alunos. Garantindo o engajamento com os mesmos, reduzindo assim o número de evasão.  

A régua também ajuda o aluno a se manter mais próximo dos trabalhos acadêmicos. Melhorando a gestão do tempo e dos estudos dos alunos.  

Um outro ponto importante da régua de relacionamento para as IE’s que atuam no EAD, é a possibilidade de monitorar as funções. Além disso, promover um contato mais próximo e constante com o aluno a fim de mantê-lo engajado no curso, já que estão sempre à distância. 

Mas para que toda essa comunicação funcione, precisamos automatizar essa régua. Antes de criar a sua é preciso conhecer o funil de permanência de alunos, pois as réguas trabalham em cima desse funil. E é sobre isso que vamos falar agora. 

Funil de Permanência de Alunos

O termo “funil de marketing” lhe é familiar? Acredito que você, profissional de marketing, já ouviu falar nesta ferramenta, certo?. Mas falando mais sobre a evolução de um lead ao longo do processo de vendas, desde a intenção de compra até a efetivação da venda. É um trabalho que começa no marketing e termina no comercial, nas instituições de ensino ele é mais conhecido como funil de captação de alunos. 

Mas hoje vamos falar da sequência desse processo. Ou seja, do funil de retenção de alunos, que contém as etapas que um aluno passa desde a sua matrícula até chegar à sua formação. Já que o nosso assunto é sobre como usar a régua nos atuais alunos da sua IE. 

Ok, mas qual a relação entre o funil e a automação da régua de relacionamento?  

Simples, conhecendo cada momento do processo de decisão de um aluno. Assim, você saberá quais são as dúvidas e barreiras enfrentadas por eles em cada um das fases. Com esses dados e uma análise das personas, você consegue criar e automatizar ações assertivas para cada etapa. 

Bom, então o que você deve fazer? 

Focar todos os seus esforços na construção e comunicação dos argumentos. Eles que irão diminuir e transpor as barreiras que podem chegar a uma possível evasão, sempre se baseando nas personas que foram definidas. Ah, e não se esqueça. Neste momento cada segundo vale ouro. Se você demorar demais para criar essa relação, este aluno poderá evadir e provavelmente ir para uma outra instituição. 

Agora que você já conhece a fundo todas as fases do funil de conversão de alunos, vamos entender como funciona uma régua de relacionamento automatizada. 

Régua de Relacionamento Automatizada

A régua de relacionamento automatizada é uma ferramenta que muda a rotina de trabalho das equipes de marketing e atendimento da sua IE. Assim que se matricularem você poderá acompanhar a evolução deles em cada fase do funil de forma organizada e automática. E caso necessário, faça pequenos ajustes ao longo do processo.  

Antes de começarmos, é importante deixar claro que não estamos falando em robotizar o relacionamento da sua instituição com seus alunos. Estamos falando em automatizar tarefas repetitivas que fazem sua equipe gastar mais tempo nas atividades erradas.  

É claro que seus contatos como: telefonemas e respostas a e-mails e redes sociais não serão extintos. Estas ações são muito valiosas e você pode (e deve) incluí-las em alguma etapa da régua, caso julgue necessário. Dito isso, vamos à prática. 

Com uma Régua de Relacionamento Automatizada você consegue programar SMS, E-mail, WhatsApp, ligação, para manter o aluno mais engajado com a sua IE. A régua pode ser automatizada tanto no processo de retenção de alunos quanto nas fases do processo de inscrição de um candidato.  

O tempo de envio de cada ação da régua pode ser ajustada de acordo com a estratégia que a sua instituição definiu. Ou seja, você pode programar quantas interações achar necessárias para melhorar suas campanhas de captação e retenção de alunos. Se relacionando bem com seu público-alvo e mantê-los conectados à sua instituição. 

Você só precisa tomar cuidado para não exagerar. O objetivo da Régua não é encher seu aluno de e-mails, SMS, WhatsApp ou ligações. Mas sim enviar a comunicação certa, no momento certo e ajudá-lo ao longo da sua jornada. 

Conclusão

Dessa forma, uma régua de relacionamento automatizada permite que seus leads, candidatos, futuros e atuais alunos desfrutem de um relacionamento muito mais positivo e personalizado. 

Para automatizar sua régua de relacionamento, trabalhar o funil de permanência de alunos e melhorar seus resultados você pode contar com um sistema CRM. 

Assim você acompanhará a evolução dos seus alunos e personalizar esse processo de maneira simples e autônoma.

Conseguiu entender os benefícios de trabalhar com a automação da régua de relacionamento? Já enxergou sua IE nessa realidade?