Como gerenciar a conversão de visitas do meu colégio

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Como gerenciar a conversão de visitas do meu colégio

Gerenciar a conversão de visitas no colégio é fundamental para alcançar os resultados de metas de matrículas a cada novo período. As instituições de ensino superior estão enfrentando uma competitividade muito alta e essa realidade também chegou no ensino básico. 

As instituições já estão trabalhando fortemente para alcançar as metas de novas matrículas, mas muitas vezes se perdem na estruturação do processo comercial. Uma das etapas do processo de captação do ensino básico passa pelas visitas. Por ser uma etapa tão importante, se a escola não gerencia a sua conversão de visitas ela acaba perdendo a visibilidade de como está o desempenho da captação. Ou até mesmo de identificar em qual etapa do processo é necessário fazer melhorias, o que está impactando ou dificultando alcançar os resultados esperados. 

Então para entender melhor como gerenciar a conversão de visitas do seu colégio você precisa saber todas as etapas do funil de captação de alunos do ensino básico. Vamos lá? 

Funil de captação de alunos do ensino básico 

Buscar informações sobre a escola 

O processo de captação no ensino básico tem a visita como uma das fases mais importantes da jornada do aluno. Já que os pais ou responsáveis passam por várias etapas até tomarem a decisão de matricular seu filho em uma nova escola. A primeira etapa é conhecer a escola, seja pela divulgação online e/ou offline feita pelo time de marketing ou pela busca de informações sobre a escola na internet. Mas muitas pessoas ainda chegam principalmente por indicação. 

Entrar em contato 

Depois que a família pesquisou sobre a escola, o próximo passo é a escola entrar em contato com essas pessoas. Tanto daquelas que já estão preparadas e com informação, seja pelo que encontrou na internet ou pelas recomendações. Mas também devemos entrar em contato com as pessoas que não tem tanta informação, que não conhecem sobre a filosofia ou perfil daquela escola. Por isso você deve observar que nesta fase vão entrar pessoas de diferentes perfis, visões e necessidades. 

Visitar a escola 

No momento desse contato essa pessoa se torna um lead, e então levamos esse lead para visitar e conhecer melhor a escola. Nesse momento é muito importante que a instituição se organize e controle todas as visitas para que ela consiga mensurar com quantas pessoas entraram em contato, marcaram e efetivamente fizeram a visita. É neste momento que começamos a entender as taxas de conversão. Porque não basta que as pessoas cheguem até a escola, elas precisam chegar até a escola e fazer o processo da visita. 

Antes da etapa da visita acontecer é importante ressaltar que nem todo mundo que faz a visita tem perfil pra estudar naquela escola. Então antes de marcar a equipe de atendimento precisa conhecer melhor cada lead, as suas necessidades, fazer uma qualificação para entender qual tipo de escola estão buscando.  

Existem algumas situações que nos mostram que aquele lead não tem o perfil da escola, como querer estudar em uma escola que proporcione bolsa, não conseguir pagar a mensalidade, não acreditar na filosofia que a escola prega. Por isso o primeiro contato com os leads é tão importante para qualificar, e sanar todas as dúvidas por telefone ou por meios digitais antes de marcar a visita. 

E depois de qualificar o lead?

Depois que aquele lead já está qualificado, e tem o mesmo perfil das pessoas que já estudam na IE, convidamos então para fazer a visita. A visita é um evento, é o momento que a família terá a experiência do lugar que o filho vai estudar. Por isso é importante que essa visita seja muito bem planejada, com um roteiro bem pensado, ressaltando os principais diferenciais (estrutura, atendimento, proposta pedagógica). Pois é nesse momento que o encantamento precisa acontecer. Por isso a pessoa tem que sair da visita decidida que ela quer matricular o seu filho, por isso é um processo de venda. 

É preciso pensar em todas as etapas dessa visita, desde o momento em que a família vai chegar e parar o carro no estacionamento, quem vai recebê-la (essa pessoa tem todas as informações necessárias para vender bem a escola para a família, tirar todas as dúvidas?). Existem algumas escolas que colocam equipes para fazer toda a visita, então neste caso é importante organizar bem as agendas.  

Gerenciamento das visitas 

Quando não tomamos o cuidado de fazer o processo de qualificação inicial, percebemos que vai demandar um esforço a mais do time. E já conseguimos ver que essas pessoas que não têm o perfil vão demandar muito tempo do time, recurso da escola e ao final elas não vão fazer a matrícula. Por isso a qualificação é uma maneira de otimizar o processo de conversão. 

Outra situação que acontece muito são pessoas que marcam as visitas, mas não comparecem. Então é importante no gerenciamento das visitas entender quantas pessoas entraram em contato, marcaram e quantas efetivamente foram na visita. E além disso, entrar em contato com quem não foi e entender os motivos, seja porque ela esqueceu ou porque visitou uma outra escola naquela mesma semana, gostou e não quer visitar mais nenhuma.  

Muitas pessoas fazem a visita, mas não tomam a decisão naquele momento, por mais que a escola mostre todos os diferenciais. Então precisamos controlar muito bem essa gestão porque não podemos esquecer dessas pessoas. É fundamental entrar em contato posteriormente (aí que entra o pós-venda) pois o contato é uma consequência da visita, e ajuda a controlar as taxas de conversão. 

Agora vamos falar das pessoas que tomaram a decisão na hora ou até mesmo as que não tomaram na hora, mas querem matricular seus filhos naquela instituição.  

Agora chegamos na etapa de conversão. 

Nesse momento temos dois cenários. Um é o das escolas que já fazem a matrícula apenas com os dados, documentos, já com o pagamento da matrícula. E outras que por cultura, filosofia de trabalho ou até por demanda, implementam processos seletivos. Ou seja, o futuro aluno tem que se matricular para fazer uma prova e ver se ele foi aprovado ou não. E ainda tem escolas que tem o processo seletivo, mas a prova não é classificatória, ou seja, não impede que a pessoa se matricule, serve apenas para fazer o nivelamento daquele aluno. 

Por isso é tão importante controlar e fazer a gestão de todo o funil de captação não só na etapa de conversão. Mas para entender por exemplo se no meio da campanha a escola está com um número de matrículas insuficiente e a gente precisa saber quem está mais próximo de se matricular, ou quem já fez visita, mas não se matriculou. Quem são as pessoas que se interessaram, mas não fizeram a visita, quem agendou, mas não foi. 

Essas são pessoas que estão fugindo do funil e o gerenciamento nos ajuda a otimizar os resultados do time de marketing, aproveitando melhor os leads que chegam de diferentes canais. Por isso o controle de visitas é tão importante. 

Para aplicar todas as etapas do funil de forma efetiva e fazer um bom gerenciamento das visitas é fundamental que você use um software verticalizado para escolas como o CRM Educacional para Captação de Alunos. Abaixo eu mostro algumas funcionalidades que podem te ajudar em cada etapa do funil. 

Como o CRM Educacional auxilia 

Na primeira etapa do funil, o CRM Educacional consegue nos ajudar no controle dos leads, para reunir e organizar todas as informações sobre os leads desde o seu primeiro contato até as informações coletadas ao longo do relacionamento. É fundamental na etapa de qualificação do lead, que pode acontecer por meio de perguntas já implementadas. 

Depois vamos usar o CRM para organizar as visitas. Com os leads qualificados você consegue incentivá-los a fazerem as visitas. Então o CRM organiza as agendas e disponibilidades das pessoas que irão receber as famílias na escola. Ou seja, quando estamos no momento de agendar as visitas, o atendente já abre o CRM e acessa todas as possibilidades de agenda para aquela família. 

Depois de marcada a visita, o CRM vai controlar a régua de relacionamento para lembrar a família que tem agenda marcada. Vai dispara e-mails, SMS’s, telefonemas, com lembretes para as famílias antes da visita, para diminuir o número de pessoas que marcam as visitas e não comparecem. Essa comunicação é automatizada dentro do software para os atendentes não precisem lembrar e fazer de forma operacional. 

Cenários específicos que o CRM Educacional ajuda

Outro cenário que o CRM pode ajudar são para aquelas famílias que realmente não vieram. O atendente marca dentro do sistema quem não foi e automaticamente a régua de ausência é ativada. Fazendo toda a comunicação para entender o que houve e remarcar uma outra oportunidade com aquela família. 

Para os que foram na visita, é fundamental registrar essa informação dentro do sistema, além das principais percepções coletadas durante a visita. Então quanto mais detalhes estiverem registrados, melhor será o relacionamento com aquela família. Pois a sua equipe terá o histórico que vai ajudar a direcionar contornos de objeção para a tomada de decisão.  

Para o caso das famílias que tomaram a decisão de matricular na visita, vamos registrar isso no CRM também. E elas já vão dar o próximo passo que é a inscrição do aluno dentro do próprio CRM. Você pode usá-lo para fazer a inscrição do processo seletivo se a instituição tiver, organizar o processo seletivo, ficha de inscrição, controlar as provas, aprovação.  

Para os colégios que não tem o processo seletivo, o processo é mais simples. Temos que registrar todo o processo que falamos até aqui e a matrícula acontece dentro do sistema acadêmico. Mas com o CRM integrado ao sistema acadêmico da instituição, ele manda todos os dados automaticamente, e isso ajuda a não ter mais trabalho operacional. 

E também temos as pessoas que tomaram a decisão e não vão matricular seu filho na escola. Nesse caso vamos registrar no CRM também, com todas as objeções para analisarmos ao final da campanha de captação de novos alunos. E além disso, entender as principais objeções para se trabalhar na próxima campanha. 

Conclusão 

E pra finalizar vamos usar o CRM para fazer a gestão e entender como foi o desempenho desse processo todo, ou seja, entender quantos leads entraram, de onde eles vieram, quantos foram qualificados, e desses quantos fizeram as visitas. Dos que fizeram as visitas quantos converteram e quantos não.  

Então a gente gerencia o desempenho da captação, mas também gerencia o desempenho do time que está atuando em cada etapa do processo para melhorar as taxas de conversão. 

Quer saber mais sobre como o CRM Educacional pode te ajudar a sua escola a gerenciar a conversão de visitas? Entre em contato com a gente. 

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Atualmente Coordenadora de Marketing na CRM Educacional. Possui 6 anos de experiência na área de comunicação e marketing e 2 anos na área de educação. É formada em Publicidade e Propaganda pela PUC Minas, possui MBA em Marketing e Vendas pela PUC Minas.

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