Campanha de rematrícula: como fazer?  

Não há dúvidas de que campanhas de captação de alunos são essenciais. Afinal, as instituições sempre estão buscando como matricular mais alunos. No entanto, é preciso olhar também para a permanência dos alunos já matriculados. Dito isso, é necessário que a sua instituição organize a estratégia por trás da campanha de rematrícula, a fim de renovar os contratos para o ano letivo seguinte. 

Vamos entender mais sobre isso? Leia o texto até o final para descobrir sobre: 

• O que é uma campanha de rematrícula e por que investir nela 
• Como fazer uma boa campanha de rematrícula em 6 passos 
• Quando iniciar a campanha de rematrícula 
• Como a tecnologia pode ajudar 

O que é uma campanha de rematrícula e por que investir nela?  

É um conjunto de ações que a escola faz para que os estudantes renovem seus contratos de matrícula para o período letivo seguinte.  

Ao contrário do que se pode imaginar, as ações de uma campanha de rematrícula devem acontecer durante todo o ano letivo e não apenas nos últimos meses, ou pior, nas últimas semanas. Isso porque, a experiência dos alunos e responsáveis durante o ano é essencial para o sucesso da campanha. 

Existem alguns fatores muito importantes de serem considerados na campanha de rematrícula, como: 

Saber se sua escola está no caminho certo 

Esse é o momento que você terá uma resposta concreta sobre o cliente da sua escola. Então, aproveite para refletir.

• Seus professores cativaram os alunos?
• Os responsáveis foram bem atendidos pela equipe da secretaria?
• Houve eventos de relacionamento com responsáveis para tirar dúvidas e solucionar problemas?  

Há várias questões que podem levar um pai a renovar ou não a matrícula. Por isso, é importante promover ações de relacionamento. Isso ajuda a identificar a percepção dos pais e possibilita entender o que a escola pode fazer para evitar problemas que estejam impactando a experiência dos pais e alunos. Isso certamente vai ajudar a reduzir a evasão escolar.  

Fazer o planejamento financeiro e estabelecer metas 

Qual é a média histórica de renovação de alunos na sua escola? E o percentual de alunos que possui menos probabilidade de rematricular? E quanto ao orçamento, o que está previsto para executar ações que vão fazer parte da campanha de rematrícula?  

Essas perguntas podem te ajudar a iniciar o planejamento financeiro. Ou seja, elas podem te ajudar a definir as metas da sua escola e planejar ações. 

É mais fácil manter que captar 

É 5x mais fácil e barato para sua instituição de ensino manter um aluno do que atrair um novo. A base de um relacionamento duradouro é aquele que é cultivado. Por isso, a campanha de rematrícula deve fazer parte de uma estratégia institucional focada na experiência dos alunos. A comunicação e a transparência são grandes aliados na superação de dificuldades ao longo da jornada do aluno. Ou seja, saber lidar com esses desafios é fundamental para a o sucesso da campanha de rematrícula.  

Como fazer uma boa campanha de rematrícula em 6 passos 

Cada escola possui suas particularidades e elas precisam ser consideradas na hora de montar a estratégia. No entanto, existem alguns passos que iremos compartilhar para te ajudar a montar uma campanha de rematrícula de sucesso. 

Passo 1: Planejamento  

Como toda boa estratégia, comece pelo planejamento!

• Levante os indicadores históricos.
• Entenda quais são os riscos de evasão.
• Estabeleça metas.
• Pense na jornada dos pais e alunos.
• Estabeleça como será a comunicação e a execução do plano.
• Faça acompanhamentos contínuos com o seu time.
• Esteja preparado para realizar mudanças ao longo da execução da campanha.

Passo 2: Treinamento dos colaboradores 

É essencial que todos os funcionários estejam treinados para abordar o assunto rematrícula assim que abrir o processo. Ou seja, dos professores a secretaria, todos devem saber as vantagens da rematrícula. Por isso, é importante que a instituição invista na capacitação dos colaboradores e foque sempre nos diferenciais que sua escola oferece. Tenha em mente: a rematrícula é uma nova venda que precisa acontecer.  

Passo 3: Pesquisa de satisfação e conversa com responsáveis 

Faça uma pesquisa para entender  o nível de satisfação dos pais com a escola. Ou seja, entenda o que pode melhorar na visão dos pais e aproveite para identificar situações que possam aumentar o risco da evasão. 

Após a pesquisa, entenda os resultados e monte um plano de ação para acompanhar os pais que você identificou que possuem maiores riscos de não renovar a matrícula na sua escola. Uma conversa e um bom plano de ação pode ser a diferença que falta na recuperação do aluno. 

Passo 4: Simplificação do processo 

Ofereça soluções tecnológicas que facilitem a experiência dos responsáveis. Forneça, por exemplo, a possibilidade de realizar a rematrícula online, de forma automatizada e sem necessidade de comparecer na escola. Essa é uma grande vantagem para pessoas que não possuem disponibilidade de se deslocar até a escola. 

Passo 5: Redes Sociais 

As redes sociais são muitos usadas na captação de alunos, mas não subestime seu poder na permanência e na renovação de matrícula. Assim como novos leads estão de olho no que você compartilha, os já matriculados também estão.  

Não deixe de compartilhar as realizações da escola e, principalmente, as conquistas dos seus alunos! Os eventos, aprovações, melhorias, tudo precisa ser compartilhado nas redes para que os responsáveis fiquem por dentro e se lembrem por que a sua escola é a melhor opção.

Lembre-se sempre: As redes sociais tem a missão de criar uma conexão emocional entre a escola e sua audiência. 

Passo 6: Inovação 

O mercado educacional está cada vez mais competitivo. Por isso, sempre busque novidades relevantes para seus alunos.

Reveja seus diferenciais! Participe de eventos do setor educacional para descobrir inovações e implemente-as em sua instituição para se destacar no mercado. Além disso, aproveite para anunciar as novidades que estão por vir nesse período de rematrícula, com certeza será um ponto decisivo.

Quando iniciar a campanha de rematrícula? 

É importante lembrar que as ações do ano todo influenciam muito a campanha de rematrícula. Por isso, este é um assunto estratégico e deve estar em constante revisão e aprimoramento durante todo o ano letivo. Mas quando começar a emitir comunicados sobre o processo de rematrícula? 

A maioria das escolas inicia esse processo nos últimos 3 meses do ano, ou seja, a partir de outubro. Mas para as instituições que iniciam a campanha mais cedo, pode ser bacana oferecer descontos e vantagens exclusivas para garantir o interesse dos responsáveis em renovar a matrícula antecipadamente.  

Como a tecnologia pode ajudar na campanha de rematrícula?  

Os tempos mudaram e a forma de realizar a campanha de rematrícula também! Confira algumas funcionalidades que podem tornar esse processo mais rápido e simples: 

Automação na campanha de rematrícula

Utilize a automação para enviar comunicados e informativos da rematrícula pelo Email e WhatsApp. Crie um funil de rematrícula de acordo com suas necessidades.  

Pesquisas eletrônicas na campanha de rematrícula

Pesquisas online permitem que mais pessoas respondam e que você obtenha o resultado na hora e já segmentado de acordo com sua necessidade. 

Informações do aluno compiladas em um só lugar 

A verdade é que, é muito mais fácil analisar as possíveis causas da evasão do aluno quando você possui todos os dados dele em conjunto. 

Essas três funcionalidades você encontra no Guideme. Um software especializado em permanência de alunos que vai te auxiliar em todas as etapas da campanha de rematrícula e muito mais! Tenha uma visão 360° do seu aluno e transforme matrículas em diplomas.  

A tecnologia pode ser uma grande aliada em todo o processo de permanência de alunos, mas não esqueça: é tudo sobre pessoas. O primeiro passo é cultivar o bom relacionamento com colaboradores, alunos e responsáveis. Então a dica é: nunca se esqueça desse detalhe, viu?

Por fim, espero que sua campanha de rematrícula seja um sucesso! 

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