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Como e por que integrar os sistemas digitais da IE?

Como e por que integrar os sistemas digitais da IE?

Publicado em 21 agosto 2018 e escrito por

Para atrair e reter alunos na sua instituição é necessário ter uma boa equipe de atendimento, além de um sistema de CRM (Customer Relationship Management) que possua as informações de cada pessoa que já fez contato com a sua IES. Porém, mais do que isso, uma integração de sistemas se faz necessária para que este trabalho ocorra de forma satisfatória.

Afinal, imaginemos a seguinte situação: um aluno liga para a sua central de atendimento e diz estar com problemas para gerar o boleto. O atendente o identifica pelo CRM, confere no sistema interno que a última mensalidade está realmente pendente e pede que ele ligue para o financeiro em um outro número.

A experiência do aluno é abalada ao saber que ele precisa fazer outra ligação e explicar o seu problema mais uma vez. Não seria muito mais fácil transferi-lo ao financeiro que já teria de antemão conhecimento da sua situação?

Pois, esta é uma das coisas que a integração entre o CRM e os seus sistemas de tecnologia e de gestão acadêmica pode fazer. Confira agora como fazer tais integrações e outras vantagens que essa união pode lhe proporcionar.

Como fazer a integração de sistemas?

Para realizar a comunicação entre o sistema de tecnologia e o CRM, é necessário escolher uma plataforma que apresente esta possibilidade.

Assim, ainda usando o exemplo acima, na hora em que um aluno ligar para a sua instituição, o atendente poderá receber a chamada pelo computador ao invés do telefone, saber quem está chamando e poder transferi-lo a qualquer outro setor em apenas um clique com comodidade ao aluno e excelência para a instituição.

Essa integração traz muitos benefícios, listamos abaixo os principais.

Quais benefícios a integração de sistemas traz?

Melhor custo-benefício

Algumas pessoas pensam que fazer esse tipo de integração possui um custo elevado. Porém, é um investimento cujo custo-benefício mostra-se vantajoso a médio prazo.

Basta pensar no seguinte: quantas pessoas deixaram de se matricular na sua IES por conta de falhas técnicas no atendimento? Seja o atendente que não pôde transferir a ligação, as informações que não estavam dispostas no sistema naquele momento, etc.

Dependendo da plataforma que você contratar e do tíquete médio da sua instituição, as matrículas geradas pelo bom atendimento proporcionado pelo uso da integração já poderão lhe trazer o retorno do investimento logo no primeiro semestre de captação.

Agilidade no atendimento

Quando ligamos para uma empresa a fim de tirar dúvida, resolver problemas ou qualquer coisa do tipo, esperamos ter um atendimento ágil e de qualidade, certo? Pois, o mesmo acontece com aqueles que fazem contato com a sua instituição.

De que adianta ter, de forma rápida e prática, todas as informações sobre o aluno organizadas no CRM se, por outro lado, o fato de conferir o quadro do aluno no seu sistema financeiro ou transferi-lo a um departamento específico via telefone irá tornar o processo lento?

A integração pode unir tudo isso numa via só, o que tornará o atendimento mais veloz e eficaz.

Personalização da experiência do aluno

Outra vantagem é tornar a experiência do aluno mais personalizada. Vejamos, por exemplo, como seria um atendente da sua IES recebendo uma ligação:

– Boa tarde, João! Tudo bem? Meu nome é Pedro. Como posso lhe ajudar?

– Nossa…como você já sabia o meu nome?!

E você deve estar se perguntando a mesma coisa, certo? A integração também pode permitir que você saiba previamente quem está ligando de maneira que o atendente, não apenas sabe quem é a pessoa do outro lado da linha, mas também todas as informações sobre ela.

Potencializar o aumento de matrículas

É claro que toda essa otimização no atendimento só poderia ter consequências positivas, uma delas é o aumento do número de matrículas.

Afinal, a eficácia do atendimento, causada pela junção dos sistemas, torna assertiva a decisão do aluno de matricular-se na instituição e, aqueles que já são alunos, ficam ainda mais convencidos a continuar matriculados.

E se você quiser saber como acontece a integração de sistemas com o CRM Educacional e como isso pode funcionar para a sua instituição, entre em contato conosco. Teremos satisfação em lhe atender.

Sobre o autor:

Bruno Contarini CTO e Co-Founder na CRM Educacional, empresa especializada em Captação, Permanência e Fidelização de Alunos para Instituições de Ensino.

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