O Funil de Captação no Ensino Básico

A captação de alunos é um dos maiores desafios dos gestores das escolas de ensino básico. Mas, uma boa estratégia, apoiada por técnicas de marketing e vendas, pode ser o funil de captação de alunos no ensino básico. Um grande diferencial para a sua escola atingir a meta de matrículas.

Mas independente das técnicas que você decidir utilizar, sua estratégia sempre envolverá o funil de captação de alunos, ou pelo menos deveria envolver. 

Você já sentiu como se estivesse fazendo de tudo para melhorar sua campanha de captação de alunos, aumentando os interessados em estudar na sua escola, mas simplesmente não está vendo os resultados acontecerem?  

Pensando nessa questão, elaboramos este artigo sobre o funil de captação de alunos especialmente para o ensino básico. Durante a leitura, você entenderá a importância de acompanhar as taxas de conversão do seu funil. Além disso, também falaremos sobre como aproveitar essa ferramenta para melhorar os resultados de captação de alunos da sua instituição.  

Conhecer e utilizar o Funil de Captação de Alunos é fundamental para o desenvolvimento e acompanhamento da sua estratégia de captação. E com isso, agendar mais visitas e transformar mais potenciais alunos em matrículas. 

Planejar cada fase da sua captação em um funil te ajuda a entender, acompanhar e interferir nas visitas e na taxa de conversão. Que é a relação entre o número de possíveis alunos que chegam em um estágio e conseguem evoluir para o próximo estágio do Funil. 

CRM para captação de alunos

No Wakeme One, nosso software para Captação de Alunos para escolas, a partir do primeiro contato realizado com os pais ou responsáveis pelo futuro aluno, já é possível criar um registro no sistema (lead), que indica em qual etapa do funil esta pessoa se encontra.  

Para facilitar o seu entendimento, preparamos uma definição de cada fase do funil de captação de alunos no ensino básico. Para que sua escola possa tomar decisões cada vez mais assertivas.  

Mas antes de falar de cada fase do funil, é importante conceituarmos o que é um Funil de Captação de Alunos. 

Vamos lá? 

O que é um Funil de Captação de Alunos

O funil de captação de alunos, que também pode ser chamado de funil de vendas, funil de marketing ou pipeline. É uma representação gráfica do caminho que os potenciais alunos percorrem e tem como objetivo final a conversão. Ou seja, levar esta pessoa do primeiro contato com a sua escola até a realização da matrícula. Como o número de pessoas que procuram (visitantes) pela sua escola é muito maior do que a taxa de conversão (matriculados), esta ferramenta é representada por um funil. 

Considerando a ideia de um funil, esses potenciais alunos passam por diferentes estágios no processo de matrícula da sua escola. Este caminho se inicia no momento em que os pais ou responsáveis tomam conhecimento da sua escola até o momento da efetivação da matrícula do seu filho.  

Quanto mais próximos da matrícula, mais próximo do objetivo final de conversão eles estão. 

No início do funil, estão os pais que estão pensando em opções de escola e podem vir a entrar no seu site, por exemplo. Já no meio do funil estão os responsáveis que têm um interesse real no que a sua escola tem a oferecer. 

E os leads que se estão no final do funil, são aqueles que já estão mais próximos de uma visita institucional ou até mesmo da realização da matrícula. Por isso, a importância de conhecer o funil completamente, para que a sua escola consiga desenvolver, administra. Além disso, implementar as melhores estratégias de conversão em cada fase do funil. 

Como funciona o funil de captação de alunos do Ensino Básico

Talvez você já tenha visto algum exemplo de funil de conversão antes, mas o funil de captação de alunos no ensino básico é composto por 4 fases: 

• Lead – pais ou responsáveis do futuro aluno que demonstraram interesse em matricular seu filho em sua escola. Ou seja, pediu para falar com você, preencheu um formulário de contato quer agendar uma visita etc. Uma das formas desse contato acontecer é através de Landing Pages.

• Qualificação – A qualificação do lead deve acontecer logo nos contatos iniciais. Esse é o momento de conhecer melhor o responsável. Mas afinal, quais perguntas devem ser feitas? Importante perguntar sobre os aspectos geográficos, expectativa de investimento, momento de compra e por fim, se já conheceu outras escolas. 

• Visita – Se o responsável ainda não estiver convencido, a visita será o momento ideal para isso. Essa é a oportunidade que sua instituição possui de ressaltar todas as qualidades da escola. Por isso, aproveite o momento para apresentar a estrutura e o método de ensino seguido. Não se esqueça de destacar os diferenciais!

• Matrícula – Deu tudo certo? Então é hora de comemorar mais uma matrícula! Por fim, a última etapa é da formalização do processo de ingresso do aluno, como pagamento, contrato, etc.

Em alguns casos pode não ocorrer dessa forma, pois cada escola possui sua particularidade, mas esse é um modelo comum que se aplica a muitas instituições de ensino.   

Existem também algumas instituições de ensino básico que fazem prova de seleção, também conhecido como vestibulinho. Inegavelmente, neste caso, o funil fica muito parecido com o Funil do Ensino Superior.  

Um funil de conversão deve dar mais foco no comportamento do seu lead, na nutrição do relacionamento da sua escola com ele. E também a retenção deste lead em cada etapa do funil. 

Ações em cada etapa do funil de captação de alunos no ensino básico

• Como fazer o cliente mais consciente da marca da nossa escola? 
• Como mostrar aos pais o diferencial de sua escola? 
• Por que eles não agem e o que podemos fazer para corrigir isso? 
• Como podemos reconhecer e antecipar suas necessidades? 

Antes de criar um funil e uma estratégia de captação que funcione para o seu colégio, é necessário que você olhe para as personas que quer atrair. E você pode fazer isso estudando não apenas os alunos que já estão matriculado na sua escola. Mas também pais e/ou responsáveis por esses alunos, já que são eles que tomarão a decisão de qual colégio o seu filho vai estudar.  

Ao longo do tempo o poder de decisão deles diminui conforme o crescimento dos filhos, principalmente no final do Ensino Fundamental, onde, a visão do aluno e o que ele busca em uma escola começa a ter um peso maior. 

Essa persona normalmente vai ser a mãe, pai ou responsável do seu potencial aluno. As dores dessas personas estão basicamente nas opções de estrutura da escola, grade curricular, metodologia de ensino, bem-estar durante o período escolar. Além disso, material didático, sequência educacional (se ela engloba todos os níveis – maternal, fundamental e médio), além do valor da mensalidade, claro. 

Mas afinal de contas, como colocamos toda estratégia do funil em prática? 

Estratégias de funil de captação para o Ensino Básico

Agora que você já conhece o funil do ensino básico chegou a hora de colocar os leads no topo do seu funil. E para isso precisa descobrir como usar os canais de aquisição que geram resultados dentro da sua estratégia. É exatamente sobre isso que iremos falar neste tópico.

É importante lembrar que vamos adaptar o funil de marketing convencional para a sua escola de ensino básico. Ou seja, específica para o que você precisa. 

Visitantes

Neste primeiro momento, as pessoas (pais ou responsáveis) ainda não conhecem a sua escola e estão buscando uma para colocar seu filho.  

Muitos chegam até a sua escola pela internet, através de tráfego orgânico (elas mesmas pesquisaram no google) ou mídia paga (um anúncio no google ou nas redes sociais). Mas de qualquer forma, eles estarão consumindo conteúdos voltados para essa primeira necessidade.  

Esses conteúdos divulgados pela sua escola devem ser pensados estrategicamente e personalizados para cada persona. Um questionamento importante que as equipes de marketing e comercial devem levar em consideração é como converter. Ou seja, transformar os visitantes que acessam seu site em potenciais matrículas.  

Quanto mais informações das pessoas que navegam no site da sua escola você tiver, maior a chance de matricular mais alunos para a sua escola. Por meio do google analytics, que você instala no site da sua instituição, você consegue acompanhar e mensurar estas visitas. Este é o primeiro passo para estruturar o seu funil. Além disso, gostaria de deixar duas dicas importantes em relação ao analytics:  

• Colete informações como: localização, período, renda, contato e as personas que mais acessaram o site e qual o tempo que ficaram navegando.   
• O analytics te ajuda a visualizar quais páginas foram acessadas e a página de saída, te ajudando a entender o que pode ter feito ele sair.  

Então agora que já tem todas essas informações em mãos, podemos seguir para a próxima etapa. 

Leads

Um lead é uma pessoa que demonstrou algum interesse na sua escola. Ele pode ter conhecido sua escola por diversos canais, e é muito importante você registrar qual foi o canal, para que saiba de onde os seus leads estão vindo. 

O lead ainda não é um cliente em potencial, mas com certeza são pais ou responsáveis que poderão trazer um aluno para a sua escola em um futuro próximo. E que, de alguma forma, forneceram um conjunto de dados que permite que sua equipe faça contato com esta pessoa de forma personalizada. 

Basicamente, no momento inicial, você precisa saber o nome, o e-mail, o telefone celular, o(s) filho(s) e a(s) séries(s) de interesse desta pessoa. 

O lead é a primeira fase do funil antecede a visita inicial. 

Mas independente do momento que este lead te enviou as informações de contato, o site da sua escola precisa estar atualizado com conteúdo relevante, informações simples e objetivas. Que tirem consigam responder todas as dúvidas desse lead neste momento. 

Conversão

Depois de gerar os leads, a próxima fase do Funil de Captação de Alunos é converter os pais ou responsáveis que estão interessados na sua escola para a próxima fase do funil.   

O processo de Agendamento de Contatos e Visitas é um passo fundamental na captação de alunos. E por isso pode ser determinante para a sua taxa de conversão de potenciais alunos em matrículas.   

Quando falamos de captação de alunos no ensino básico, é importante lembrar que o lead, ou a persona, geralmente é o responsável pelo aluno e, muitas vezes toda a família. E lembrando que dentro do funil a etapa de agendamento de contato ou de visitas são fundamentais no processo de captação de alunos.   

No ensino básico, esta fase geralmente acontece por meio de visitas agendadas. Pensando nisso, desenvolvemos o Wakeme One oferecendo o agendamento de visitas online, de forma que os interessados consigam agendar uma visita através de uma Landing Page. Isso facilita o processo tanto para os responsáveis que podem agendar a visita rapidamente, sem entrar em contato com a escola, quanto para os colaboradores que vão otimizar o tempo, de forma a pensar mais na questão estratégica para garantir resultados melhores na captação de alunos. 

Assim como no Ensino Superior, é importante que o formulário de agendamento de contato e visita capte apenas as informações necessárias para o agendamento, como nome do responsável, nome e série dos filhos/dependentes, e-mail, celular e data que deseja realizar a visita. 

Ei, você também vai gostar de ler:

Aspectos do formulário:

• Segmentação da persona de acordo com o curso ofertado, modalidade de ensino, turno, etc.
• Identificar a origem daquela inscrição: se veio do hotsite, de uma landing page, link patrocinado, Facebook ou qualquer outra mídia. 
• Permitir o agendamento online, facilitando o processo de conversão do lead. 
• Permitir que sejam incluídos os dependentes que irão se matricular. 

É muito importante que o contato para confirmação da visita seja realizado o mais rápido possível e de acordo com os canais que sua persona utiliza, podendo ser um e-mail, SMS, WhatsApp ou uma ligação. 

Lembre-se, os responsáveis por estes futuros alunos estão entregando o seu bem mais valioso para sua escola, então mostrar cuidado em todo processo é fundamental para criar uma relação de confiança. 

Matrículas

Na fase mais importante do funil, sua escola deve preparar todas as equipes para o momento de efetivação das matrículas dos alunos. É preciso se atentar para alguns pontos importantes, como a automatização de alguns processos burocráticos que podem atrapalhar e até mesmo fazer com que os pais tenham uma experiência ruim logo no início do relacionamento com a sua escola.  

É bom sempre estar atendo aos índices de inscrições incompletas e desistência para buscar as melhores soluções para o aumento efetivo, das matrículas na sua Instituição.

Conclusão

Com a utilização do Wakeme One, um software CRM específico para escolas do ensino básico, a experiência do lead tende a ser extremamente ágil, criando uma imagem muito positiva da sua escola. Além de oferecer a equipe de captação uma visão completa do histórico do lead e da campanha como um todo.  

Essas são todas as Fases do Funil de Captação de aluno que você pode trabalhar junto com o Wakeme One. 

Então se você quer entender mais sobre captação de alunos, não deixe de conferir nosso blog, e claro, as funcionalidades Wakeme One que podem ajudar a decolar as matrículas da sua escola.