Gestão de processos educacionais – entenda como otimizar os processos da sua IE

Na palestra, Leandro Ruviere compartilhou alguns números interessantes extraídos da Customer Experience Impact Report referente à gestão de processos educacionais: 

• 1% dos clientes relataram que suas expectativas foram atendidas 
• 86% dos clientes pagariam mais por uma experiencia melhor de compra 
• 89% que tiveram uma experiencia ruim e buscaram a concorrência 
• 25% dos clientes que tiveram uma experiencia ruim, compartilharam nas redes sociais 
• 78% disseram que tiveram as reclamações desconsideradas 
• 22% receberam resposta da reclamação e desses 86% fizeram comentários positivos sobre a solução nas redes sociais. 

Com esses dados, fica ainda mais evidente que o cliente, em nosso caso, o aluno está cada vez mais empoderado. E por isso você precisa mapear bem a jornada do seu candidato junto à sua instituição. Para que assim consiga estruturar o relacionamento com os candidatos e alunos suprindo suas necessidades em todos os pontos de contato dele com seu time!  

Assim, ficará mais fácil inclusive, saber quais serão as necessidades de processo e tecnologia demandadas. Para que a sua equipe consiga realizar o melhor trabalho com os interessados em estudar na sua instituição!  

Definição da gestão de processos educacionais – entenda

Mas antes de qualquer coisa, você sabe o que é processo? Procedere é uma palavra que possuia origem do latim, que significa avançar, mover adiante. Podemos definir processo como uma estrutura criada para viabilizar uma ação continuada ou conjunto de atitudes que devem ser adotadas de maneira continua para alcançar determinado objetivo.  

Quando há processos bem estabelecidos, é possível conferir maior conformidade das práticas além de viabilizar que você meça inputs e outputs para possibilitar a definição de melhores práticas e pontos a desenvolver. Por isso o processo existe para suportar ações e facilitar a busca pela eficiência na realização de algo. 

Se a palavra de ordem é trabalhar com a diretriz de “pessoas para pessoas”. Podemos considerar então que para facilitar a conexão entre estes pontos a gestão deprocessos educacionais que estiverem vigentes em sua IE serão essenciais.  

No caso da sua IE, existem gestão de processos educacionais claros definidos para cada demanda? Você sabe dizer quais os procedimentos e diretrizes que devem ser adotadas para que se tenha fluidez nas etapas a serem percorridas pelo seu candidato? E que a sua equipe devem ser apoiar? Caso tenha processos, eles estão interligados conferindo sinergia entre as diversas frentes de atuação do seu negócio? 

Bom, esperamos que a resposta para essas perguntas seja um alto e sonoro sim! Com processos claros, bem definidos e facilitando o trabalho das pessoas da sua IE. Você com certeza conseguirá visualizar com maior clareza pontos que podem ser otimizados. Por exemplo, com auxílio de tecnologias. 

Tecnologias para gestão de processos educacionais

 Por mais que existam processos estabelecidos e pessoas empenhadas, é claro que as tecnologias são fundamentais para unir os pontos. Além disso, conferir inovação, otimização de recursos e maior eficiência em sua operação. Por meio das tecnologias, torna-se mais fácil trabalhar com os dados gerados pelas pessoas por meio dos processos do seu negócio.  

Na jornada do seu aluno (da captação à conclusão), existe uma série de atividades a serem executadas que podem ser facilitadas com as tecnologias disponíveis no mercado. Vamos a alguns exemplos: 

Sistema de gestão do relacionamento com clientes

Conhecidos como CRM, são muito úteis para estruturar as informações e a gestão processos educacionais que envolvem as etapas do relacionamento desde o lead até a matrícula. Temos o CRM para Captação de Alunos, um sistema estruturado pela CRM Educacional especialmente para as necessidades do mercado educacional. 

Sistema de gestão acadêmica

Conhecidos como SGA ou ERP, servem para estruturar e acompanhar as informações da vida acadêmica durante o período em que o aluno estiver vinculado à sua IE. Existem diversas opções no mercado. 

Sistema para prevenção da evasão

Para evitar que seus alunos desistam da caminhada com você e conclua todos os passos de sua jornada até o objetivo final. Para as IE’s, temos o CRM para Permanência que pode te ajudar a ter uma visão mais clara e estruturada do seu relacionamento com os alunos. Conferindo um leque de possibilidades para garantir a saúde dessa relação visando a permanência e sucesso do seu aluno.  

Além dos 3 tipos de sistema mencionados acima, existem diversos outros tipos de tecnologias necessárias na operação de uma instituição de ensino. Como por exemplo, sistema de telefonia, sistemas de aprendizagem, ferramentas de marketing, RH, finanças e muitos outros que não caberia citar aqui.  

Conclusão

É muito importante que estes sistemas estejam suportados por uma infraestrutura tecnológica segura e adequada. Para que as tecnologias funcionem da melhor maneira possível atendendo o dimensionamento das suas necessidades. 

Você sabe como está a infraestrutura tecnológica da sua instituição? Mas será que ela está adequada ao que precisa e trabalhando a favor da sua operação? 

Vale a pena entender mais detalhes sobre este tema nessa palestra em que o Leandro Ruviere nos conta com muita propriedade como toda essa rede necessária ao funcionamento de uma instituição de ensino pode ser acomodada no Microsoft Azure.