A importância do Onboarding na Permanência de Alunos

Alcançar as metas de Permanência de Alunos tem sido uma tarefa desafiadora para as Instituições de Ensino, visto que as evasões de alunos têm aumentado cada vez mais no cenário educacional do país.  

Mas não pense que melhorar os índices da permanência de alunos na sua IES é uma missão impossível. Existem métodos, estratégias e ferramentas que podem ajudá-lo com isso. É por isso que hoje, gostaria de falar um pouco sobre Onboarding de Alunos. 

Sei que algumas pessoas não gostam de usar termos em inglês, mas alguns deles, traduzidos, não trazem o real significado do processo que representa. Por isso, neste blog post, peço licença para o uso deste termo. 

Então vamos lá? 

O que é Onboarding de Alunos e qual a sua importância? 

Originalmente, o termo Onboarding de Clientes, significa “mostrar ao usuário tudo o que seu produto ou serviço pode oferecer, de modo que ele alcance os principais objetivos”. 

Desse modo, o Onboarding de um Aluno significa mostrar tudo que ele poderá alcançar ao estudar na sua instituição, alinhado com os objetivos de vida e carreira de cada novo aluno matriculado.  

Uma pesquisa realizada pela CRM Educacional com os clientes que utilizam o Guideme, nosso produto para de Permanência de Alunos, indicou que 60% da evasão de um curso ocorre no primeiro semestre e outros 20%, no segundo semestre do curso. Por isso a importância do processo de Onboarding de Alunos ser realizado antes mesmo das aulas começarem. 

Então, para te ajudar neste processo fundamental de início de ano ou semestre letivo, vou deixar algumas dicas de como estruturar um bom processo de Onboarding de Alunos: 

Crie uma régua de boas-vindas, que será iniciada logo após a confirmação de matrícula  

• Uma palavra do reitor/diretor. 
• Uma palavra do coordenador de curso. 
• Informações sobre o calendário acadêmico da sua instituição. 
• Informações sobre os sistemas que o aluno irá utilizar, como Portal do Aluno, Biblioteca, Protocolo e Atendimento. 
• Relatórios sobre o mercado de trabalho do curso matriculado. 
• Informações sobre os principais canais de contato com a sua instituição de ensino. 
• Envie informações da matriz curricular do curso, apresentando quais são os conhecimentos e habilidades que os alunos irão desenvolver. 
• Envie um material sobre os professores que o aluno terá aulas, para criar conexão. 
• Mande dicas de como se planejar para estudar, de acordo com o curso. 

Programe uma recepção no primeiro dia de aula, online ou presencial, para ambientar o aluno 

• Faça uma palestra de boas-vindas (se a modalidade do curso for EAD, procure fazer esta palestra “ao vivo”, isso ajuda a criar conexão com os alunos). 
• Reforce as informações enviadas nas réguas. 
• Deixe claro os canais de comunicação com a instituição. 
• Conecte o projeto de uma graduação com os sonhos e objetivos dos alunos. 

Programe um acompanhamento muito próximo no primeiro mês de aula 

• Verifique, diariamente se possível, se o aluno está frequentando as aulas, para a modalidade presencial. 
• Verifique, diariamente se possível, se o aluno está acessando o LMS/AVA, para as modalidades EAD e híbrido. 
• Analise se o aluno está cumprindo com as obrigações financeiras. 
• Verifique se o aluno entregou toda a documentação que ficou pendente na matrícula. 
• Verifique se o aluno está cumprindo com as atividades acadêmicas propostas pelos professores e tutores. 

Programe um acompanhamento próximo nos próximos 3 meses de aula 

• Continue verificando a frequência nas aulas ou acesso ao LMS/AVA. 
• Continue acompanhamento as entregas das atividades acadêmicas e das obrigações financeiras. 
• Passe a acompanhar o desempenho acadêmico deste aluno, como as notas nas provas, trabalhos e participação em atividades extracurriculares. 
• Faça ao menos uma ligação para cada aluno, ao longo deste período, colocando a instituição a disposição para ajudá-lo em qualquer desafio que ele possa enfrentar. 
• Aproveite esta mesma ligação para conectar o esforço (de tempo e financeiro) que ele está fazendo, com suas metas, objetivos e sonhos. 

Conclusão

Essas ações são apenas sugestões de um processo estruturado de Onboarding de Alunos. Não são definitivas e tão pouco limitadoras, mas um ótimo “primeiro passo”, caso você ainda não tenha planejado o seu processo de onboarding. 

Sendo assim, tenho certeza de que, com estas ações, você poderá evitar a evasão de alunos. Um grande desafio que impacta a sustentabilidade das IES e também o futuro do nosso país. 

E se você tiver dúvidas de como estruturar este processo ou precisar de uma ferramenta para automatizar e organizar todas estas ações, conte com a CRM Educacional e principalmente com o Guideme – nosso produto para Permanência de Alunos. 

Enfim, que seu 2023 seja repleto de alunos e pouquíssima evasão!!