Gestão dos processos educacionais – entenda melhor!

Ter a gestão dos processos educacionais bem definidos e funcionando de forma eficiente é um dos pontos mais importantes para manter a instituição de ensino com uma boa performance. 

É um desafio diário para as instituições lidarem com tantos processos operacionais burocráticos. Por isso, entender o que é a gestão dos processos educacionais e encontrar formas e ferramentas para fazê-la funcionar da melhor maneira é fundamental para guiar a sua instituição de ensino rumo ao crescimento.  

Neste blog post, compartilharemos com você: 

• O que é a gestão dos processos educacionais; 
• Para que serve a gestão dos processos educacionais; 
• Qual a sua relação com o crescimento da Instituição de Ensino;  
• Como aliar a tecnologia a esses processos; 

O que é Gestão dos processos educacionais?

A Gestão dos Processos Educacionais pode ser definida como a autonomia das IEs de cuidarem de todas as ações que estão em sua responsabilidade para garantir o bom funcionamento da Instituição. 

Para exemplificar melhor o que é a Gestão dos Processos Educacionais, eu quero te levar a refletir no seguinte cenário: 

Imagine que você está dentro de uma instituição de ensino neste exato momento, ela pode ser de ensino superior ou básico, você escolhe.  

Agora, imagine que dentro dessa instituição existe uma grande sala com diversas pessoas trabalhando em prol de um único objetivo: fazer aquela instituição funcionar.  

Mas para fazer esse funcionamento, as pessoas precisam se organizar em meio a tantas tarefas para garantir que tudo ocorra da melhor maneira possível. Então, para manter a ordem e organização, as pessoas se subdividiram em grupos (departamentos) para focar os seus esforços em demandas específicas.  

Dessa divisão, foram formados vários departamentos, cada um com uma demanda específica para cuidar. Dentre esses grupos, os principais são: gestão pedagógica, gestão da acadêmica, gestão financeira, gestão do relacionamento, gestão da tecnologia da informação e gestão administrativa. 

Além dessa divisão organizacional, na grande maioria das instituições de ensino, também é utilizado softwares de gestão educacional para apoiar nesses processos e promover melhores resultados, como por exemplo softwares de captação e permanência de alunos.  

Todos esses grupos e ferramentas, atuando juntos em prol do objetivo de fazer a instituição funcionar da melhor maneira, funcionam como o cérebro da instituição, dando o comando e o direcionamento certo para que todos os órgãos da instituição tragam ainda mais resultados.  

O que chamamos de cérebro da instituição, responsável por todas as tarefas que garantem a sobrevivência das IEs é o que podemos chamar da Gestão dos Processos Educacionais.  

A importância da gestão dos processos educacionais

Quando a gestão dos processos educacionais é bem executada, o seu principal benefício é a otimização dos resultados da Instituição de Ensino de forma geral.  

Afinal, é bom lembrar que todos os processos quando realizados de forma eficiente, proporcionam melhor desempenho, auxilia na organização das demandas, proporciona tempo hábil e impacta diretamente na sustentabilidade financeira da Instituição.  

Nos processos de captação e permanência de alunos, por exemplo, quando a gestão é feita de forma planejada e bem executada, os processos educacionais que envolvem as etapas de relacionamento desde o lead até a matrícula são potencializados, alavancando nos resultados e melhorando a experiência dos alunos.  

Pontos importantes na gestão dos processos educacionais

Para facilitar a compreensão sobre a importância de se fazer uma boa gestão dos processos educacionais, dedicaremos este tópico ao reforço dos principais pontos que essa gestão beneficia. 

• Auxilia na organização dos processos internos. 
• Reduz retrabalho, tempo perdido e gastos supérfluos. 
• Melhora a imagem da instituição de ensino e seu diferencial frente à concorrência. 
• Viabiliza um relacionamento eficiente entre aluno e instituição. 
• Ajuda a manter alunos e funcionários satisfeitos. 
• Promove a diminuição de falhas nos processos educacionais.  
• Favorece os processos internos da instituição, com mais organização, agilidade e direcionamento das demandas.  
• Melhora o processo de ensino-aprendizagem dos alunos.  
• Proporciona melhora na experiência dos alunos e candidatos.  
• Ajuda na fidelização de alunos, reduzindo a evasão. 
• Ajuda a encantar candidatos e atrais mais alunos.  
• Auxilia o desempenho financeiro, proporcionando melhora na sustentabilidade financeira da instituição. 

Tecnologia na gestão dos processos educacionais

Por mais que existam departamentos bem divididos, pessoas dedicadas e processos bem definidos, é fundamental integrar as tecnologias a gestão dos processos educacionais.  

Afinal, por meio das tecnologias fica muito mais fácil oferecer inovação, otimização e eficiência aos processos.  

Pense bem, existe uma série de tarefas que precisam ser executadas diariamente na sua Instituição de Ensino, não é mesmo? Digitalizar, imprimir documentos, ligar e/ou mandar mensagens para os candidatos e alunos para fazer cobranças e dar comunicados, atualizar planilhas com dados dos leads e inúmeras outras tarefas cansativas.  

Mas uma coisa eu posso dizer, com o auxílio da tecnologia e ferramentas especializadas nos processos educacionais é possível automatizar processos e dar ADEUS as tarefas repetitivas.  

Nos processos de captação e permanência de alunos por exemplo, existe uma série de demandas que precisam ser cumpridas durante a jornada do aluno. Por isso, contar com o apoio de uma ferramenta que faça a ponte de relacionamento entre instituição e aluno de forma automatizada, é fundamental! 

Com o apoio de um CRM especializado na captação e permanência de alunos, é possível garantir que a instituição faça as comunicações de forma assertiva, no momento certo e com a estratégia certa. Garantindo bom desempenho nas etapas de conversão, eliminando as tarefas repetitivas e melhorando a experiência dos candidatos e alunos. Tudo isso irá contribuir com o aumento de matrículas e redução de evasões.  

Se estiver em busca de gerenciar os processos de captação e permanência de alunos da sua instituição de forma inteligente e automatizada, conte com a nossa ajuda! Fale com um dos nossos consultores especialistas no assunto.