Sistema de Gestão Escolar: Como aplicar na minha escola?

Caro gestor, você já parou para pensar em quantas ‘abas’ sua instituição de ensino precisa manter abertas ao mesmo tempo? A gestão acadêmica, o controle financeiro, a comunicação com pais e alunos, a captação de novas matrículas… É um malabarismo constante que exige precisão e agilidade. Desse modo, nesse cenário complexo, surge uma pergunta fundamental: como otimizar todos esses processos sem perder a qualidade do ensino? A resposta está na implementação de um sistema de gestão escolar. 

Assim, ao longo deste guia, vamos explorar o que é essa ferramenta, suas funcionalidades, os impactos na gestão e as estratégias para escolher a solução ideal para sua instituição.  

Pegue seu café e vamos aos insights! 

O que é um Sistema de Gestão Escolar (SGE)? 

Imagine que sua instituição de ensino é como uma orquestra e cada setor, secretaria, coordenação, financeiro, precisa tocar em perfeita sincronia para que a música saia harmoniosa. Então, o sistema de gestão escolar (SGE) é o maestro dessa orquestra. 

Ou seja, trata-se de uma plataforma digital que centraliza e automatiza os principais processos administrativos, pedagógicos e financeiros, garantindo que as informações fluam de maneira coesa e segura. E o objetivo do SGE é simples: otimizar processos, reduzir erros manuais e liberar sua equipe para focar no que realmente importa que é a educação. 

Por que é importante que sua escola tenha um SGE? 

Em um cenário onde os pais estão cada vez mais exigentes e a concorrência é acirrada, a gestão manual baseada em planilhas e papéis se torna um grande gargalo. 

A importância de um SGE se traduz em três benefícios principais: 

1. Eficiência operacional: Tarefas como gerar boletos, controlar presenças, lançar notas e comunicar os pais são automatizadas. Portanto, isso reduz drasticamente o tempo gasto em atividades repetitivas, diminui a chance de erros humanos e libera sua equipe administrativa e pedagógica para focar em ações que realmente agregam valor ao aluno. 

2. Tomada de decisão baseada em dados: Com todas as informações centralizadas, você passa a ter acesso a relatórios precisos sobre inadimplência, desempenho de turmas e engajamento dos alunos. A gestão deixa de ser baseada em “achismos”, por exemplo, e passa a ser orientada por dados concretos, permitindo decisões mais rápidas e assertivas. 

3. Melhora na comunicação e relacionamento: Um bom SGE oferece portais para pais e alunos, centralizando comunicados, notas e agenda. Logo, essa transparência fortalece a confiança e melhora o relacionamento com as famílias, um diferencial competitivo fundamental. 

Qual a diferença de um SGE e um CRM?

Essa é uma dúvida muito comum e a resposta é fundamental para uma gestão estratégica. Embora ambos sejam softwares que otimizam processos, seus objetivos são completamente diferentes. A melhor forma de entender é pensar em Processos vs. Relacionamentos.

• O SGE é o especialista em processos operacionais, e seu foco é na administração da vida acadêmica e financeira do aluno já matriculado: notas, faltas, turmas, boletos, histórico escolar. Logo, o objetivo principal é a eficiência administrativa e acadêmica.
• O CRM Educacional é o especialista em gestão de relacionamentos. Então, ele gerencia toda a jornada de comunicação, desde o primeiro contato do interessado (lead) até as estratégias para manter o aluno engajado e satisfeito após a matrícula, ajudando a prevenir a evasão. O objetivo principal é a captação e a permanência de alunos por meio de um relacionamento contínuo.

Em resumo, enquanto o SGE organiza a estrutura e os processos da “casa”, o CRM cuida do relacionamento com quem está dentro e com quem você quer trazer para dentro. Eles não são concorrentes, mas sim ferramentas complementares que, quando integradas, criam um ecossistema completo para o sucesso da instituição.

Quer entender mais sobre Gestão Educacional? Então veja nossos outros artigos!

Quais são os 3 pilares da gestão escolar moderna? 

Um SGE robusto deve fortalecer os quatro pilares que sustentam uma gestão de excelência, logo se um deles estiver deficiente, toda a estrutura fica comprometida. 

1. Gestão Pedagógica: Acompanha o desempenho acadêmico, organiza o planejamento curricular e avalia o processo de ensino-aprendizagem para manter a qualidade educacional em constante evolução. 

2. Gestão Administrativa: Controla matrículas, organiza documentação e gerência recursos. É o que garante que sua instituição funcione sem papelada ou prazos perdidos. 

3. Gestão Financeira: Controla receitas, monitora despesas e combate a inadimplência. É o pilar que garante a sustentabilidade e o crescimento da sua IE. 

Como escolher o sistema de gestão escolar ideal? 

A escolha da ferramenta certa exige um processo estruturado, assim, nós da CRM Educacional aconselhamos a você que siga estes passos para garantir a melhor decisão: 

1. Faça um diagnóstico completo 

Antes de tudo, mapeie sua realidade. Pergunte-se: Onde sua equipe perde mais tempo? Quais processos geram mais reclamações? Identificar os gargalos atuais direcionará sua escolha. 

2. Defina suas prioridades 

Nem toda escola tem as mesmas necessidades e você precisa saber se sua instituição sofre mais com a desorganização da secretaria e a papelada nas matrículas. Se sim, a prioridade pode ser um SGE com um forte módulo administrativo. Ou caso sua escola tenha como maior gargálo a comunicação de notas e faltas com os pais, então o foco é no módulo acadêmico. Agora, se o problema for o controle da inadimplência, a prioridade será o módulo financeiro.

Você precisa definir qual é o gargalo mais crítico para sua operação atualmente. 

3. Considere o suporte e treinamento 

Um sistema sem suporte adequado pode se tornar um problema. Certifique-se de que o fornecedor oferece treinamento completo para sua equipe e suporte técnico ágil e sempre disponível. 

4. Avalie a capacidade de integração 

O sistema ideal deve se integrar facilmente com as ferramentas que você já utiliza. Por isso, a integração evita retrabalhos e garante a fluidez dos processos. 

• Exemplo Prático: Uma abordagem poderosa é combinar sistemas especialistas. Ferramentas de captação como o Wakeme ONE podem trabalhar integradas a sistemas de gestão escolar como o Sophia. Essa integração permite que sua IE tenha o melhor dos dois mundos: a especialização na captação de alunos e a robustez na gestão escolar, trabalhando em perfeita sincronia. 

O SGE pode resolver a captação e a permanência de alunos na IE? 

Um SGE é fundamental para organizar as demandas pedagógicas, acadêmicas e financeiras da escola, contudo, não é desenvolvido para sanar as necessidades da captação e da permanência de alunos que uma instituição de ensino possui. Ou seja, ele não é um software desenhado para gerenciar leads ou prever riscos de evasão com base no comportamento do aluno.  

E é aqui que entra o papel de um CRM Educacional. O Wakeme One, por exemplo, atua como um especialista em captação para ensino básico, centralizando todos os leads de diferentes canais (site, redes sociais, eventos) em um único lugar. Ele automatiza a comunicação, nutrindo esses futuros alunos com informações relevantes e garantindo que nenhum deles “esfrie” por falta de contato. Para sua equipe de matrículas, isso significa ter um processo claro, organizado e previsível, transformando o caos da captação em uma máquina de novas matrículas. 

O sistema de gestão escolar é um pilar estratégico para sua Escola 

Um sistema de gestão escolar eficiente não é apenas uma ferramenta, mas um apoio base para o sucesso da sua instituição de ensino básico. E em um mercado que não para de evoluir, gestores educacionais que abraçam a tecnologia tendem a construir escolas mais eficientes, mais organizadas e preparadas para os desafios do futuro da educação. 

E apesar dessa jornada de transformação exigir bastante planejamento, ver sua instituição colhendo os frutos de uma boa estratégia compensa os desafios. Uma gestão moderna, baseada em dados, permite que você se concentre no maior objetivo da gestão educacional que é oferecer educação de qualidade. 

Agora, se você quer se manter sempre atualizado sobre as principais mudanças tecnológicas que podem facilitar e muito a gestão da sua escola, basta assinar nosso newsletter e receber conteúdos escolhidos a dedo sobre gestão, tecnologia e estratégias que vão disparar o sucesso da sua IE.