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Matricular mais: 5 relatórios para seu time de captação

Matricular mais: 5 relatórios para seu time de captação

Publicado em 29 junho 2016 e escrito por

Que o seu time de captação de alunos é aquele responsável por atrair mais oportunidades de inscrições na sua instituição de ensino, matricular mais— e, em última análise, aumentar o número de alunos da sua instituição, você já está cansado de saber. Mas para que essa tarefa dê certo, é preciso ter uma estratégia bem definida apoiada por indicadores, metas e objetivos. A mensuração e o bom acompanhamento dos resultados das ações da sua equipe são fatores indispensáveis para ajustar e otimizar sua estratégia.

Nesse sentido, o uso de relatórios torna-se indispensável para que a operação entregue aquilo que foi previsto no planejamento estratégico. Portanto, veja a seguir quais são os cinco relatórios que você deve utilizar para fazer a gestão do seu  time de captação de alunos! Vamos lá?

Relatório de conversão entre as fases do funil comercial

Este é o relatório que você precisa ter sempre atualizado, em tempo real, enquanto suas campanhas estiverem atuando. É com as informações deste relatório que você consegue enxergar os gargalos que estão impedindo que seu número final de matrículas atinja a meta estipulada.

Vocês ainda não trabalham a captação de alunos baseados em funil? Eu escrevi um texto explicando por que esta nova forma de trabalhar a captação é capaz trazer resultados incrível para a sua instituição de ensino, clique aqui e leia mais.

Explicando rapidamente, a ideia de se trabalhar com funil é simplesmente para ilustrar o momento que o possível alunos ou candidato está atravessando no exato momento, assim você é capaz de conhecer e atender a real necessidade que ele apresenta no momento exato.

Aqui no CRM Educacional nós trabalhamos com o funil de captação de alunos, que ilustra as fases referentes à educação, tais como: inscritos, inscritos pagos, matriculados, etc. O grande trunfo de acompanhar constantemente os números desse funil é identificar onde você está perdendo alunos, ou seja, em qual fase seus possíveis alunos estão desistindo de estudar na sua instituição.

Observe um exemplo de funil:

matricular mais alunos relatorios funil comercial

Relatório de desempenho de conversão

Em vez de aguardar o fim das suas campanhas para medir os resultados que conquistaram, um relatório que vai ajudá-lo fortemente na captação do time é aquele que mostra o desempenho das suas campanhas com relação a conversão.

Não entendeu? Te explico melhor:

O intuito deste relatório é medir o quão convertedora estão sendo as suas ações, ou seja, se elas realmente estão funcionando. Por exemplo, você programou uma campanha de links patrocinados no Google, o ideal é fazer um cruzamento com o valor investido nessa ações e o número de possíveis alunos que visitaram a página que você escolheu. Na verdade você pode ir além e descobriu se essas ações de links patrocinados te geraram matriculas. Entenda mais sobre essa funcionalidade neste texto.

Bom, o interessante é que esse relatório seja em tempo real, para que os possíveis problemas possam ser reparados a tempo.

Relatório com ranking do time

Outro relatório que ajuda o time de captação é o que traça o ranking do desempenho individual de cada integrante do time. Nesse modelo, todos aparecem em um quadro de classificação geral, montado de acordo com os resultados obtidos no período analisado — especialmente em relação aos objetivos estratégicos definidos.

Se o objetivo era produzir dez novas oportunidades de matrícula no período, por exemplo, um integrante que tenha gerado onze oportunidades fica à frente daquele que gerou apenas seis. Como o desempenho, normalmente, não se baseia apenas por um fator, também é possível estabelecer pesos diferentes para cada resultado.

A importância desse tipo de relatório é que, além de fornecer uma visão mais global sobre o desempenho do time em geral, ele também ajuda a aumentar a motivação. É claro que este ambiente de disputa deve ser criado de forma saudável, de uma forma que os integrantes enxerguem nesses números não uma corrida, mas que eles somem o desempenho de cada um para ver o quão próximo de atingir a meta de captação.

Relatório de Metas adicionais

Toda campanha começa com um objetivo principal, correto? Por exemplo superar o número de matrículas alcançado na última campanha.

Mas para isso, nós traçamos alguns caminhos que nos ajudaram a chegar no ponto final, ou seja, traçamos uma estratégia que é dividida em pequenas metas que auxiliaram alcançar os resultados desejados.

Quer um exemplo? Você já ouviu falar sobre prova social?

A prova social é o gatilho mental que faz com que as pessoas se sintam mais inclinadas a adquirir algo baseado na experiência positiva de quem já comprou anteriormente, passa uma ideia de segurança. Para o time de captação de alunos, usar a referência do aluno também é positivo para incentivar e atrair novos estudantes.

Quando um ex-aluno diz sobre como ter ingressado na sua instituição ajudou sua carreira profissional de sucesso, por exemplo, outros alunos se sentem mais inclinados a, também, buscar os seus serviços.

Com isso, você pode incumbir cada integrante da equipe de captação da sua IE de colher um número X de depoimentos de ex-alunos, por exemplo.

Esse relatório de pequenas metas serve, principalmente, para aumentar a produtividade do time de captação, pois a motivação ao alcançar cada meta estipulada fica maior do que alcançar o objetivo de matrículas que só acontece no final de uma campanha

Relatório de vendas ou para matricular mais

Não menos importante é o relatório de vendas, que no nosso caso que trabalhamos no mercado educacional, chamamos de relatório de matrículas. O mais completo de todos, ele traz informações sobre todas os fechamentos que foram feitas pelo time de captação.

A diferença em relação ao relatório de conversão é que o de matrículas é mais focado no fechamento em sí e, além disso, também traz uma abordagem em relação a todo o time. E esse relatório também detalha com mais ênfase as métricas relacionadas a outros canais, como as redes sociais e mídias off line.

Neste relatório que é feito ao final das suas campanhas, você é capaz de sentir na pele o efeito dos outros relatórios que apresentei até aqui, afinal o intuito de cada um é ascender um sinal amarelo para que seu número final de matrículas não sofra com problemas ao longo do processo.

Os relatórios para seu time de captação vão ajudar na produtividade e, também, na conversão de alunos — porque fornecerão insights sobre o que os seus futuros alunos desejam, facilitando o processo de efetivar a matrícula. Com isso, ao usar esses relatórios, sua instituição vai ter mais alunos e o time vai ser mais eficiente.

Tem alguma dúvida sobre esses relatórios? Já conhecia ou usava algum deles? Deixe seu comentário e conte pra gente!

Sobre o autor:

Daniel Antonucci Mestre em Educação e com MBA em Marketing e em Gestão Acadêmica e Universitária, atualmente Daniel é CEO e Co-Founder na CRM Educacional, empresa especializada em Captação, Permanência e Fidelização de Alunos para Instituições de Ensino. Faz parte do conselho de Administração da Nerus - ERP para Varejo e da 5Seleto – Agência de Marketing Digital. Atua como Docente em cursos de MBA de Marketing e de Tecnologia da Informação em diversas Faculdades e Universidades no Brasil.

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