Entenda a Tecnologia da Informação na IES

Imagine a seguinte situação: uma pessoa entra em contato com o call center da sua instituição determinado a fazer a matrícula em algum curso. Porém, o que deveria ser um atendimento rápido torna-se moroso porque o atendente precisa buscar a planilha dos cursos. Abrir a planilha de matrícula, enviar um informe ao financeiro, etc. Situações assim requerem uma solução de Tecnologia da Informação na IES.

Afinal, esse recurso pode facilitar muitos processos e impedir que casos como esse aconteçam na sua instituição. Por isso, o departamento de TI pode trazer ferramentas que facilitem os processos, uma vez que o atendente pode ter acesso mais ágil ao sistema de matrículas, de emissão de boletos etc.

Isso faz aumentar a produtividade da sua equipe. Pois, se o trabalho passa a ser feito com maior agilidade, melhores serão os resultados e a credibilidade do setor.

Quais as vantagens do uso da tecnologia da informação na IES?

O departamento de tecnologia possui tarefas diretamente ligadas à gerência da instituição, sobretudo no que diz respeito ao sistema de gestão. Por isso, listamos aqui as 2 principais vantagens que você terá ao sugerir soluções de TI para outros departamentos da sua IES.

Otimização da comunicação interna e da externa

É fundamental que os departamentos da sua instituição tenham uma boa comunicação entre si. Afinal, imaginemos um aluno que faz contato com o call center por não conseguir gerar o boleto pela plataforma online da instituição.

O atendimento deve, então, comunicar-se com o TI para conferir por que o aluno não consegue acessar a plataforma. E também, com o financeiro, a fim de gerar o boleto e enviá-lo por e-mail. Se essa comunicação for feita via software especializado, o processo torna-se mais rápido e preciso, o que faz a experiência do aluno ser melhor.

Garantia de segurança da informação

Os dados são muito importantes, pois são parte do tesouro da sua instituição. Por essa razão, eles devem ser muito bem protegidos. E soluções de TI podem trazer essa segurança tanto para a sua IES, quanto para os seus alunos.

Sim, pois os alunos informam seus dados pessoais para se matricularem nos cursos e, portanto, precisam que eles sejam protegidos.

Ao ter essas soluções de tecnologia da informação na IES você poderá, inclusive, captar e reter mais alunos com a credibilidade e a segurança que esse processo necessita.

Mas como implantar soluções de TI dentro da IES?

Existem diversas ferramentas de tecnologia que auxiliam na gestão do ensino superior, sendo a CRM Educacional a mais adequada delas. Isto porque possui, em seu escopo de funções, alguns dos pontos chaves deste processo. Tais como: cadastro de alunos, disparo de e-mails, chamadas telefônicas e histórico de contato, geração de relatórios, entre outros.

Analisemos novamente o exemplo que usamos no começo deste artigo, mas, considerando agora o uso da CRM durante o atendimento.

Uma pessoa liga para o seu call center solicitando fazer a matrícula num dos cursos da sua IES. O atendente, então, por meio da CRM, identifica que essa pessoa já possui registro na ferramenta, uma vez que já havia feito contato anteriormente. Desta forma, com apenas alguns cliques, ele move a pessoa para o grupo de matriculados nesse curso, envia um template de boas-vindas por e-mail e pede ao financeiro que gere o primeiro boleto. Simples assim!

Quer aprender ainda mais? Então, convidamos você a ler também este artigo que escrevemos sobre captação e retenção de alunos.