Sistema CRM para iniciantes: recursos básicos para captação de alunos

CRM (Customer Relationship Management ou Gerenciamento de Relacionamentos com o cliente, em português) é um sistema integrado com foco na gestão do relacionamento com os clientes. Utilizando vários tipos de tarefas e abordagens, de forma simples, segura, eficaz e, além de tudo, automatizada.

Falando em relacionamento, para criar este laço com seu futuro aluno é preciso ter um cuidado frequente com ele, certo? É isso que um sistema CRM proporciona. Ele cuidará do relacionamento com seu candidato em todas as etapas que antecedem a matrícula. Desde seu primeiro contato até o monitoramento após a efetivação da matrícula. O foco sempre será acompanhar os passos do candidato a fim de identificar suas dúvidas e necessidades para que você possa ajudá-lo mais rápido possível.

Ok, essa é a ideia básica da atuação de um sistema CRM. Te convido agora para uma viagem muito mais profunda no mundo do Customer Relationship Management. Para que você possa fazer um paralelo entre a atuação desta tecnologia e os desafios de captação de alunos que você enfrenta diariamente.

Aceita conhecer mais sobre essa solução que pode te ajudar a, enfim, vencer este desafio?

Como um sistema CRM pode ajudar tanto o marketing da sua IES

A tarefa inicial de um gestor de marketing de uma IES (Instituição de Ensino Superior) é a de captar alunos — ok, nenhuma novidade até aqui —. Isso quer dizer que o gestor precisa saber quais os métodos mais eficazes para realizar contatos com possíveis alunos e trazê-los para sua instituição. Com um software CRM, a busca e captação de alunos se torna mais eficaz, já que você terá mais resultados ao final da campanha. Não entendeu? Vou explicar melhor:

Quando um indivíduo está na fase de descoberta de necessidade. Isso é, quando ele decidi que quer fazer um curso superior. Acaba se encaixando no perfil em que todas as IES estão buscando, ele entra em um fogo cruzado. Sei que você conhece e vivencia essa realidade diariamente e eu não precisava ficar detalhando esse processo, mas quero te mostrar aonde você. E sua IES podem se tornar o ponto fora da curva, acertar em cheio este interessado ao invés de entrar nesse “tiroteio”.

Nessa etapa de consciência do interessado, é o momento em que ele inicia seu processo de pesquisa, tentando encontrar o curso que mais lhe agrada. E qual IES pode oferecer tal curso e com características/benefícios que mais se encaixam ao seu perfil. Como você bem sabe, as ações do marketing acabam dando um “empurrãozinho” nessa pesquisa e facilitando que sua IES seja “descoberta” por esse interessado.

Ainda sem novidades, certo?

Mas é justamente nesse momento que a maioria das IES brasileiras falham, acompanha comigo. Quando os mantenedores não estão satisfeitos com os números de captação, quando a meta de matrículas não é batida. A opção encontrada é aumentar os investimentos de atração, isso acontece com você? Pense bem, é claro que atraindo mais interessados/possíveis alunos, suas oportunidades de matrículas aumentam, mas o custo das suas ações acompanham diretamente esse crescimento. É aí que um sistema CRM transformaria os processos da sua IES.

Baixe a calculadora de captação de alunos e veja como foram seus resultados da última campanha desde a inscrição até a matrícula. Perceba como seus investimentos podem ser otimizados ao trabalhar na taxa de conversão entre as fases do processo de captação:

Com um sistema CRM, você e sua equipe serão capazes de trabalhar assertivamente cada interessado que suas campanhas atraíram. Com essa solução, a equipe de marketing consegue trabalhar com independência, podendo por exemplo otimizar o formulário de inscrição para que convertam mais interessados em candidatos. A partir daí, todos os dados destes candidatos vão direto para as mãos dos envolvidos no processo de captação de alunos. Onde em cada etapa (inscrição, avaliação, convocação e matrícula) mais informações sobre o comportamento do candidato ao longo do processo são atribuídas ao seu perfil. O que te auxilia a entender suas necessidades e agir assertivamente a fim de evoluí-lo até a matrícula.

Modos de utilização de um sistema CRM

O CRM no Brasil vem crescendo cada vez mais e pode ser utilizado de algumas formas, então veja as como funciona em cada área de atuação:

CRM operacional

É a área que foca nos canais de relacionamento com o cliente, além da criação de canais de venda. Ela busca a integração de todo o suporte tecnológico existente da instituição de forma a proporcionar um atendimento mais integrado e completo ao cliente. Exemplo: muitas instituições usam o CRM operacional, até mesmo de forma intuitiva, nos serviços de SAC por telefone. Ou mesmo no cadastro dos clientes em uma planilha de Excel.

CRM analítico

Essa é a parte “pensante” do processo. Ela buscará identificar as necessidades dos clientes e possíveis clientes através da análise de seus hábitos. Além disso desenhando os padrões de comportamento sobre a compra de determinados produtos. Ou então a utilização de certos serviços. Isso permitirá identificar tantos os clientes em potencial, os prováveis futuros estudantes de uma IES, ou acompanhar os clientes que já fazem parte do cadastro. Quer um exemplo? Acompanhar quais foram os alunos em potencial que abriram o e-mail de propaganda e em qual seção clicaram. A fim de aperfeiçoar o processo de qualificação.

CRM colaborativo

Essa é a área de aplicação do sistema de informação. Então ela busca automatizar e integrar todos os possíveis meios de comunicação com o cliente. Esses meios de comunicação (que podem ser telefone, e-mail, mensagens de celular, Facebook, etc.) devem estar prontos de tal forma a gerar uma comunicação automatizada com o cliente. Mas de forma pessoal e personalizada, buscando as informações colhidas na etapa do CRM operacional.

O tipo certo de CRM para sua IES

Existem algumas opções de CRM que você pode adotar em sua IES. Então entenda as peculiaridades de cada e conclua qual é a melhor para a sua realidade:

CRM ONLINE – CRM NA NUVEM

Uma das maiores qualidades do CRM online é em relação a infraestrutura. A mensalidade cobrada pelo uso dessa modalidade, R$ 130,00 (cento e trinta reais), já conta com toda a infraestrutura necessária garantida pela própria Microsoft. O que significa que com o CRM na nuvem, você não terá que investir em um servidor próprio, assim como banco de dados e etc. Você não precisará investir em especialista em manutenção de hardware além de reduzir seus custos por não precisar manter uma equipe e estrutura interna.

Outro ponto positivo é a segurança, já que o serviço é hospedado pela Microsoft. Você tem mais agilidade nas atualizações do Dynamics, já que no CRM Online essas são feitas automaticamente para você.

Por ser um processo inteiramente online, o desempenho dessa modalidade depende da sua conexão de internet.

Uma exigência muito razoável para tanto é: Novos assinantes precisam comprar um mínimo de 5 licenças. (A conta é essa: 5 x R$ 130,00 = R$ 650,00).

CRM ON-PREMISE

Com o CRM On-Premise você tem total domínio do servidor, pois você precisa criar uma infraestrutura interna. Isso possibilitará que você tenha mais controle e possa  restringir os acessos de fora da sua instituição, refletindo em segurança sobre um possível uso indevido dos usuários.

A aquisição desta modalidade tem seus valores constantemente atualizados, além de ser feita sempre através de um intermediador. Por isso vale ressaltar que o meio acadêmico tem condições especiais e diferenciadas em relação à uma aquisição comercial comum.

Lembro que também existem outros tipos de sistemas CRM, alguns até gratuitos, sim isso mesmo CRM grátis. Mas, como na maioria dos casos, as versões gratuitas são extremamente limitadas, com poucos recursos e que, as vezes, conseguem apenas “quebrar o galho”. É muito importante contar com uma equipe de especialistas e com um suporte em que você pode confiar. Como o CRM Dynamics, que tem o nome MICROSOFT por trás. É bem diferente trabalhar sabendo que se tem uma empresa dessas por trás, não acha? Mais tranquilidade.

Enfim, resumindo tudo isso, uma IES que não está focada em otimizar seu relacionamento com seus futuros e atuais alunos.

Certamente está fadada a investir casa vez mais recursos nas mesmas ações que já não traziam matrículas, se você quer resultados diferentes faça coisas diferentes. Como vimos no post de hoje, um sistema CRM é a melhor solução para converter mais candidatos em alunos de forma eficiente. Apostando assim em processos de captação assertivos baseados no relacionamento. Lembre-se de que utilizar um CRM é uma tarefa muito fácil, visto que sua interface é na maioria das vezes amigável e intuitiva. Mas claro que isso só ocorre em sistemas mais profissionais.

Então quer saber mais sobre o que o sistema CRM pode proporcionar à sua instituição para deixá-la cada vez mais próxima de seu cliente? Entenda como ferramentas especializadas na educação superior brasileira podem transformar os resultados da sua IES.