Saiba por que a automação dos processos é essencial em instituições de ensino

Usar a tecnologia para substituir tarefas operacionais é uma prática comum e que já está consolidada em todos os segmentos do mercado. Afinal, a quantidade de dados que são gerados diariamente torna impraticável fazer o controle manual de todas essas informações.

Você sabe que implementar a automação de processos em uma empresa pode ser um desafio considerável, e não seria diferente no setor da educação. Mas os benefícios são, sem sombra de dúvidas, muito maiores que os eventuais desafios que possam surgir no caminho.

Este artigo vai tirar suas dúvidas sobre as vantagens da automação de processos em instituições de ensino e mostrará como promovê-la. Então se quer saber mais sobre esse assunto, continue a leitura!

O que é a automação de processos?

O objetivo da automação de processos em instituições de ensino é proporcionar mais eficiência na gestão, integrando as informações, diminuindo o tempo gasto na execução de tarefas operacionais e eliminando as burocracias internas que possam dificultar o desempenho de todos os usuários.

Imagine um sistema que consiga reunir informações dos alunos, custos, corpo docente e fornecedores, além de poder ser acessado remotamente. Sem dúvida, ele facilitaria o trabalho do administrador, proporcionando aumento na produtividade, uma gestão do tempo mais eficaz e, como parte do resultado, um desempenho financeiro melhor.

A automação de processos em instituições de ensino pode ser descrita como um conjunto de soluções que têm como objetivo tornar as operações rotineiras automáticas. As máquinas passam a realizar as atividades repetitivas, e as pessoas passam a se dedicar às funções mais significativas e importantes para o desenvolvimento da instituição.

A partir do momento em que as atividades do dia a dia correlatas aos assuntos ligados às áreas de marketing e vendas são realizadas por ferramentas digitais, e assim o gestor e os seus colaboradores ganham em tempo e produtividade.

Outro reflexo importante é a menor ocorrência de falhas, repetição de tarefas e retrabalho. Assim, saiba que a automação de processos pode beneficiar qualquer modelo de instituição de ensino, seja ela de pequeno ou grande porte, independentemente do tipo de conteúdo que é disponibilizado para os alunos.

Quais os benefícios da automação de processos em instituições de ensino?

No tópico anterior, mostramos no que consiste a automação de processos nas instituições de ensino. Por isso, vamos abordar agora alguns dos principais benefícios de adotá-la e quais os impactos podem ter no fluxo de gestão da sua instituição.

Integração do banco de dados

A gestão completa do processo de captação e retenção de alunos, a prospecção de novos leads e a efetivação de matrículas são apenas alguns dos aspectos que fazem parte dos muitos processos administrativos em uma instituição de ensino. Por isso é tão importante ter um banco de dados integrado e que torne possível o acesso rápido a todas as informações relevantes para as equipes de marketing e comercial.

Captação e retenção de alunos

Uma das maiores demandas em uma instituição de ensino está relacionada à capacidade que ela tem de atender, de forma plena, as necessidades dos potenciais e atuais alunos. Falhas de atendimento do call center tanto de uma instituição de ensino superior e básico ou no envio e recebimento de documentos prejudicam o relacionamento e a imagem do negócio. Reduzindo assim a retenção daqueles alunos que já estão matriculados e a geração de novos leads.

Manutenção do fluxo de caixa saudável

Talvez esse seja um dos processos mais importantes. A automatização do setor financeiro de uma instituição de ensino — que costuma ser um aspecto problemático da gestão — ajuda a lidar com o pagamento das mensalidades, a inadimplência, o controle dos investimentos das campanhas.

Com acesso a todas as informações em tempo real, todas as equipes conseguem identificar os gargalos e tomar decisões de forma rápida e eficiente. Além disso, corrige e evitar erros que possam comprometer a saúde financeira da instituição.

Segurança das informações

A automação de processos em instituições de ensino facilita a implantação de ações preventivas, como um sistema de segurança avançado que permite que o gestor mantenha seguros os dados dos alunos, dos colaboradores e da própria instituição. Por isso qualquer ocorrência de vazamentos de dados sigilosos ou extravio de documentos pode resultar em questões jurídicas e de responsabilidade.

Redução da inadimplência

A inadimplência é um problema real e que tira o sono de qualquer gestor de um estabelecimento de ensino particular, principalmente em momentos em que a economia passa por uma crise. A automação de processos em instituições de ensino permite monitorar em tempo real os casos de falta de pagamento e de atrasos nas mensalidades. Dessa forma, é possível buscar soluções viáveis e ajustar as ações de forma rápida e efetiva.

Melhora no atendimento e na comunicação

Estabelecer um sistema de comunicação eficiente é sempre um grande desafio. No entanto, se ele for bem implantado, garantirá economia de tempo e evitará problemas de qualidade, tanto no relacionamento dos alunos com a instituição e com os professores quanto na relação dos colaboradores com a escola. O acesso e o controle das demandas em tempo real facilita a tomada de decisões e a implantação de medidas corretivas, quando necessárias.

Como implantar a automação de processos em instituições de ensino?

Qualquer mudança requer um bom planejamento e o engajamento de quem está envolvido nela. Para realizar a implantação de maneira tranquila, é preciso estar ciente dos aspectos gerais e específicos do setor da educação — conheça um pouco mais sobre as características do segmento educacional nesta entrevista na Revista Ensino Superior. Por isso, é fundamental escolher uma empresa especialista para dar suporte tecnológico.

A seguir, veja algumas dicas para implantar a automação de processos em instituições de ensino da forma correta.

Descubra as necessidades da sua instituição

É fundamental entender quais os pontos críticos que precisam de mais atenção e quais os benefícios se eles forem automatizados. Por isso, pense no resultado esperado ao fim do processo e de que modo ele vai impactar a sua instituição como um todo.

Mapeie as atividades

Esquematizar o fluxo de processos permite visualizar quais deles podem ser automatizados e qual deve ser a ordem em que devem ser implementados. Entender os processos de forma isolada ajuda a compreender como eles se relacionam entre si e priorizar algumas ações.

Invista em treinamento

O treinamento adequado dos colaboradores é essencial para o sucesso da automação de processos nas instituições de ensino. É ele que vai estimular ainda mais o engajamento. Afinal, um profissional que se sente parte da implantação ajuda a tornar o caminho mais tranquilo. Observe se a empresa de tecnologia parceira pode oferecer um bom suporte nesse aspecto.

Acompanhe os resultados

A automação dos processos é muito dinâmica e vai precisar de alguns ajustes ao longo do tempo. Por esse motivo é tão importante acompanhar os resultados. Por isso estabeleça quais são os parâmetros mais críticos e fique de olho neles. Dessa forma, será possível mensurar os resultados com precisão.

Quais os cuidados ao escolher a tecnologia?

A implantação de um processo bem-sucedida é importante escolher um bom software CRM. Por isso é preciso integrar as informações de forma eficiente, para que proporcionem o resultado esperado.

Certifique-se de que a instituição tenha todos os materiais e ferramentas necessárias e acessíveis a todos os colaboradores.

Um software que não é especifíco para instituições de ensino pode gerar frustração. Por outro lado, acertar na escolha ajuda a acelerar o processo e garante a melhoria do gerenciamento como um todo, sem traumas e sem desgastes. Procure informações qualificadas e esclareça todas as suas dúvidas antes de contratar o serviço.

Uma boa solução é o CRM Educacional. Ele foi criado a partir da nossa parceria com a Microsoft, utilizando a mesma plataforma que ajuda algumas das maiores universidades do país. A partir da customização de um CRM amplamente conhecido (Dynamics), a plataforma foi aprimorada para viabilizar a automação de processos em instituições de ensino, proporcionando os melhores resultados em gestão de call center, captação e gestão de leads, régua de relacionamento automatizada e muito mais.

Então, precisa melhorar o relacionamento com seus alunos e impulsionar o processo de captação da sua instituição? Entre em contato conosco agora mesmo!