Limpar Base de Dados no Dynamics CRM

Você sabia que com o passar do tempo sua base do DYNAMICS CRM ON LINE pode ultrapassar o limite de armazenamento de dados? Pois é, e quando você menos perceber estará recebendo um alerta informando que já atingiu 80% de sua capacidade de dados.

É claro que com o passar do tempo e o próprio crescimento natural da organização, é normal esta necessidade por mais espaço em disco. E pra isso basta acessar sua área de administração e adquirir junto à Microsoft a quantidade desejada. Mas antes mesmo desta ação, o Dynamics permite que a própria organização realize algumas exclusões, as quais podem diminuir consideravelmente o banco de dados.

Para quem não sabe, todos os fluxos executados geram um LOG no registro. Permitindo que a organização tenha uma visão de tudo o que foi executado. Mas convenhamos, com o passar do tempo estes LOGS deixam de ter tanta relevância e acabam apenas ocupando espaço em sua base de dados crm. Por isso, de tempos em tempos faça uma limpeza em sua base.

Acesse a entidade Trabalhos do Sistema filtrando apenas as atividades do tipo ‘Fluxo de Trabalho’. Se preferir, informe ainda o período desejado, mantendo desta forma os registros mais recentes. Para facilitar sua tarefa, acesse a função exclusão em massa localizada na pasta ‘Configurações – Gerenciamento de Dados’, com ela você consegue fazer toda a exclusão de forma mais rápida.

Os LOGS de auditoria também são uma boa opção de limpeza, principalmente para quem trabalha com a auditoria habilitada em várias entidades.

Para avaliar melhor os dados e identificar onde estão os seus maiores ‘gargalos’, a Microsoft disponibiliza uma analise de dados através de seu suporte.

· A ferramenta AsyncOperationBase e WorkflowLogBase estão relacionadas. O WorkflowLogbase refere-se as etapas do workflow, então limpando os trabalhos de sistemas concluidos(AsyncOperationBase) irá limpar também a tabela WorkflowLogbase

· O ActivityPointerBase ActivityPointerbase se refere a todas entidades de atividades (PhoneCall, Email, Task), não apenas a entidade atividade em si.

· Então o ActivityPartyBase contem os participantes de todas as atividades. Por exemplo em um email com 1 remetente e 5 destinatarios, haverá 6 linhas nesta tabela. Mas são poucos campos, então pode-se notar que possui mais registros nesta tabela do que na ActivityPointerBase e ainda assim o espaço consumido é menor.

· PostBase Refere-se ao posts de Yammer e Activity Feeds

· EmailHashBase – armazena os Ids unicos dos emails. Mas por exemplo, se 1 usuário do CRM envia um email para outros 5 Usuários, serão criados 6 entradas. Então para 1 unico email existem 6 entradas no EMAILHASHBASE neste exemplo.

Para obter essa análise basta clicar aqui.