Captação de alunos: fatores chave para o sucesso

O mercado de educação, principalmente no ensino superior, mudou muito na ultima década. Como foi relatado pelo Rogério no post  “Captação de Alunos no atual cenário do mercado brasileiro”, passamos de uma situação onde,  no final dos anos 90 e inicio da década passada faltavam vagas e as instituições lutavam pelos melhores alunos, para uma situação totalmente inversa onde, de alguns anos para cá faltam alunos e sobram vagas.

No ultimo Censo da Educação Superior liberado pelo MEC (2012) a taxa de ociosidade de vagas (ingressantes) no ensino superior privado foi de aproximadamente 45%. Isso significa que para cada aluno matriculado, existe praticamente uma cadeira vazia ao seu lado. Se somarmos a isso a taxa de evasão, que gira em torno de 18% nas instituições privadas. Chegamos num cenário pouco favorável para sustentabilidade das IES no longo prazo.

Talvez por este motivo estejamos assistindo a uma consolidação muito forte de instituições no mercado privado de ensino superior brasileiro. Mas este é assunto para outro post.

No passado, quando a disputa entre as Instituições de Ensino era pelo melhor aluno, o foco estava na seleção, ou seja, no processo seletivo. Por este motivo as chamadas comissões de processo seletivo das IES ganharam muita força. Elas tinham a obrigação de filtrar, selecionar ao máximo o nível dos candidatos que teriam o privilégio de serem seus alunos. E criaram editais, formulas de cálculos, primeira, segunda e “N” fases de prova. Mas que por muitas vezes eram mais difíceis de passar que muitas vagas de emprego.

Aliado a isso, em conjunto com o Registro Acadêmico (que tem muita dificuldade em registrar os diplomas de seus alunos formados por falta de informação e documentação). Criaram uma ficha de inscrição mais detalhada que a declaração de imposto de renda.

Mas, como faltavam vagas, os candidatos se submetiam a estes critérios, por muitas vezes exagerados, para conseguirem se matricular no ensino superior.

É importante ressaltar que, nesta fase, a maioria das pessoas na faixa etária de fazer um curso superior eram filhos de pessoas de geração Baby Boomer. E seus pais, na maioria dos casos, não tinham ensino superior. Ou seja, preencher toda a documentação e pagar a taxa de inscrição era um ritual, um evento, uma vitória para aquelas pessoas e famílias.

Então, mas o mercado mudou. Atualmente os potenciais alunos de uma instituição vão desde a classe A até a classe E. Cursar o ensino superior deixou de ser um diferencial e passou a ser uma obrigação para todo profissional que queira evoluir em sua carreira. Ou até mesmo entrar para o mercado de trabalho. E hoje as pessoas que estão em busca de um curso superior são de uma geração que nasceu digital. Em outras palavras, eles são práticos, ágeis, objetivos e conectados. Logo querem produtos e serviços (e sites) que tenham o mesmo perfil. Se não passam na Faculdade A, não tem problema, procura a próxima em sua lista de critérios (ah sim, vamos falar disso num outro post).

Com essa mudança no mercado, onde sobram vagas e a mudança de perfil dos candidatos, surge um novo ator no processo de captação de alunos para as instituições. O Marketing.

Até então relegado a funções como eventos, anúncios e sinalização do campus, o Marketing está cada vez mais assumindo um papel estratégico na Captação de Alunos nas IE. Porém, o que tenho acompanhado nas tantas instituições que visito é que existe uma barreira muito grande entre marketing e comissão de processo seletivo. Enquanto por um lado o marketing tenta aumentar a captação de alunos, a comissão de processo seletivo impõe regras duras e rígidas para seleção destes alunos. Quem sai perdendo no final? A instituição de ensino.

Ok, mas como equilibrar esta equação? Neste ponto voltamos ao título do nosso post:

1. Implemente um processo de captação de alunos integrado ao processo de seleção

São três áreas principais, Marketing, Comissão de Processo Seletivo (e variações deste nome) e Registro Acadêmico (ou Secretaria Geral) envolvidas no processo. Porém, um processo segmentado, muitas vezes executado em dois ou três sistema diferentes, sem integração. E, na maioria das vezes, com duplicidade (ou triplicidade) de dados.

Então aqui vai o Primeiro Fator Chave de Sucesso para a captação de alunos – Unifique o processo e utilize uma única ferramenta. Desde a captação do potencial aluno, passando por qualificação, inscrição, pagamento da inscrição, presença (ou ausência) na prova, apuração e classificação de resultados. Além disso na convocação e todo relacionamento com o candidato neste ciclo que termina apenas na conversão do potencial em aluno (matricula).

2. Reescreva as regras de seleção, de acordo com a nova realidade de mercado

Sim, é necessário selecionar os candidatos que serão seus alunos, mas na medida certa. Saiba que sua instituição receberá candidatos com diferentes níveis de preparo. Acredite que os 2, 3 ou 4 anos que o candidato irá passar na sua instituição sejam transformadores para ele. Acredite no seu potencial, dê a ele a oportunidade.

E nada de ficar apenas no processo seletivo tradicional. Invista em processos seletivos agendados, ao gosto (e disponibilidade) do candidato. Aceite notas do ENEM de forma inteligente a ponto de captar, validar, processar e classificar um candidato num espaço de tempo de menos de 24 horas (sim, já temos clientes fazendo isso).

Então aqui vai o Segundo Fator Chave de Sucesso para a captação de alunos – Selecione seus candidatos de forma mais inteligente – adequando-se à realidade de mercado e oferecendo diversas formas de entrada.

3. Adapte a ficha de inscrição ao púbico que irá se inscrever em seu processo seletivo

Sim, eu já falei disso neste blog no post “Pare de perder alunos por causa de uma ficha de inscrição mal definida”. Mas como muitas instituições insistem em manter verdadeiros formulários de Imposto de Renda para realizar uma simples inscrição. Mas volto a insistir: para efetuar uma boa inscrição bastam:

– CPF
– Nome
– Email
– Telefone
– CEP
– RG
– Necessidades Especiais
– Língua da prova (se for o caso)

Se for um processo seletivo de ENEM, claro que é necessário captar também a nota do ENEM do candidato. Qualquer coisa além disso é exigir demais da paciência de um candidato geração Y, Z, Alfa ou qualquer outro nativo digital.

Mas não se esqueça, sua ficha de inscrição precisa ser R E S P O N S I V A!

Sim, maiúsculo, negrito e com espaço entre as letras e exclamação.

Para ficar perfeito, permita ao candidato fazer sua inscrição aproveitando as informações de ao menos uma rede social (Facebook ou Twitter de preferência. Pois ainda são as mais utilizadas por este público aqui no Brasil).

Para fechar, o Terceiro Fator Chave de Sucesso para a captação de alunos – Crie uma ficha de inscrição limpa, objetiva e atrativa para o seu público alvo. Então pense nele, e não em você, na hora de definir sua ficha de inscrição.