Case de sucesso Católica de Santa Catarina

Na 6° edição do CRMaker Summit tivemos uma palestra apresentando um case de sucesso entre a empresa Contraktor e a Universidade Católica de Santa Catarina. Bruno Doneda, CEO da empresa e Sarah Violim, coordenadora do Contact Center da instituição, trazem as dificuldades que enfrentaram no cenário da pandemia e como encontraram soluções para resolvê-los.  

É fato que para ser uma empresa referência em seu meio é necessário procurar se reinventar para encontrar e enfrentar as possíveis dificuldades que acontecem durante o processo. E para isso, é necessário encontrar parceiros com o mesmo objetivo que facilitam essa jornada. 

Para entender melhor sobre o tema, vamos trazer aqui os principais assuntos que foram abordados no bate-papo. 

Maiores dificuldades encontradas na jornada do aluno durante o cenário pandêmico: 

No início do bate-papo, a mediadora Thais Carvalho, da CRM Educacional, questiona quais foram os principais desafios encontrados durante a jornada do candidato. Mas também quais foram as maiores “dores” que a Contraktor identificou no cenário educacional. 

Bruno traz um dado mostrando que as IE’s possuem dois períodos dos quais possuem mais dificuldade. Na matrícula e na rematrícula, durante o cenário da pandemia. Já que anteriormente trabalhavam com formulários físicos e atendimento presencial. Com isso, a digitalização dos documentos, adotado por poucos antes da pandemia, virou algo cultural de todo o mercado.  

A relutância que muitos tinham, por serem instituições mais tradicionais, precisou dar espaço para o avanço e a ajuda oferecida pela tecnologia. Para que assim pudessem apoiar o seu cliente da melhor maneira. 

No ponto de vista da Universidade Católica, as instituições estavam preparadas para o atendimento presencial, com pessoas treinadas, salas organizadas e uma boa ambientação. Quando veio o cenário da pandemia, tudo isso mudou.  

Houve a necessidade de entender as demandas do aluno ou responsável, para que assim pudessem encontrar soluções dentro do que o cenário permitia. Isso levou a necessidade de treinar as pessoas para o atendimento a distância. 

Também foi necessário implementar uma nova maneira de atender as demandas. E a digitalização foi o caminho encontrado para entregar as soluções mais rápidas do processo. 

Outra ponto importante que Sarah destaca, é que, para você conseguir encontrar a resolução de um problema. É necessário primeiro conhecer o público que você está trabalhando.  

Maiores desafios durante o processo de mudança: 

Sarah mostra que um dos principais desafios encontrados durante essa mudança, foi a aceitação da digitalização dos documentos. Como falado anteriormente, há pessoas e instituições mais conservadoras, por esse motivo foi um caminho que precisou ser trabalhado de maneira árdua.  

Sendo necessário a participação de pessoas com mente aberta de todos os setores que necessitam do contrato. Para que assim, cada um em sua especificidade, pudesse encontrar a melhor maneira de viabilizar um serviçoque supre a necessidade de cada área. 

Em contrapartida, o público do qual a Católica trabalha, é um público que sempre está de olho no celular e conectado. Por isso, a aceitação do processo de digitalização conseguiu se estabelecer de maneira completa. 

Sarah deixou como conselho envolver as peças-chaves para que possam realizar em conjunto o contrato.  

Como é uma implementação que demanda tempo, ela ressaltou que a CRM Educacional entendeu quais foram as necessidades. E assim construíram um modelo da implementação em conjunto. E comentou que esse processo passou por alguns momentos de dificuldades, mas sendo efetivado logo quando a Universidade conseguiu entender todos os pontos. 

Para o lado da Contraktor o maior desafio foi estar em uma área da qual as pessoas não obtinham muito conhecimento sobre o assunto. Por isso, foi necessário primeiro implementar a digitalização em setores que são mais receptivos, como o time de vendas por exemplo. Para que os outros setores pudessem conhecer e se adaptar ao processo.  

Segundo Doneda, é necessário primeiro começar pequeno para depois expandir e conseguir o sucesso da implementação dentro de uma empresa. 

Durante a mesa redonda, os nossos convidados também falam sobre uma série de impedimentos na tratativa do contrato que podem dificultar o processo de fechamento. Então para evitar essas dificuldades é necessário entender o comportamento do cliente. 

Maiores ganhos com a adesão da digitalização: 

Durante todo o bate-papo, Sarah Violim, deixou sempre claro que a adesão da digitalização nos processos da Universidade Católica foi um grande sucesso. A mesma relata que em 2021, teve um recorde de conversão histórica, batendo os números de 2019, que era o seu melhor ano. 

Esse recorde aconteceu quando a instituição definiu todo o seu processo de matrícula online. E com isso conseguiu entender os pontos dos quais necessitavam de melhoria. Assim, com o processo definido e melhorado, a universidade propôs a realização da matrícula em até 5 minutos.  

Trazendo esse diferencial, durante o período da pandemia, a universidade encontrou uma maneira de ser e estar dentro de tudo que um aluno deseja.  

Ganhos do processo on-line e tendências para a assinatura digital: 

A Contraktor qualificou os maiores ganhos através de um case de sucesso levantado em conjunto com os seus parceiros. Então esse case identificou que a maioria de seus clientes possuíram uma redução de mais de 90% em relação a tarefas operacionais relacionadas aos documentos.  

Outros pontos importantes foram a eliminação do extravio de dados dos documentos e contratos, o aumento da produtividade e a alta conversão de alunos. Também houve uma redução de 85% de gastos em comparação a quando o processo era feito presencialmente.  

Segundo Bruno, a digitalização é uma tendência que veio para ficar, já que garante menos burocracia e assim, um cliente mais satisfeito ao final. Outro ganho desse processo é poder, futuramente, utilizar os contratos como uma base de dados. 

A Universidade Católica de SC, cliente da CRM Educacional, também ressaltou ganhos importantes como uma gestão melhor sobre o percurso do lead. Além disso, um processo mais dinamizado e automatizado.  

Você pode se aprofundar mais sobre o assunto assistindo a palestra. “Mesa Redonda :: Como a parceria com a Contraktor tornou a Católica um Case de Sucesso”. 

A CRM Educacional está sempre atenta as novidades e necessidades do mercado educacional. Por isso estamos sempre trazendo as mais diferentes formas de ajudar você no processo de otimização da sua instituição de ensino. Afinal, o sucesso do nosso cliente é a diretriz principal do nosso negócio.