CRM on premise: tecnologia para captação de alunos

Você já deve ter percebido que escolher um sistema de gestão de relacionamento não é uma das tarefas mais fáceis, pois envolve algumas variáveis técnicas que podem confundir a seleção de um bom CRM. Mas você também deve ter percebido que as Instituições de Ensino Superior (IES) que usam um CRM encontram muitos benefícios e valor em sua utilização, principalmente na captação de alunos.

Pensando em te ajudar nesse processo de seleção de uma ferramenta de CRM falaremos sobre as diferenças e vantagens dos tipos de implantação do Microsoft Dynamics CRM on premise versus o online.

Qual o melhor modelo de implantação do Microsoft Dynamics? CRM on premise ou online?

Essa dúvida é muito comum entre aqueles que conhecem o CRM da Microsoft. Mas existem critérios objetivos que podem se levados em conta para facilitar a escolha. Veja alguns deles:

1 – Investimento em hardware e infraestrutura

Se sua IES já possui orçamento anual ou investimentos em hardware e infraestrutura local de TI, como bons servidores, então um jeito de otimizar seus investimentos é optar por um CRM on premise. Neste modelo, os custos com infraestrutura local costumam ser altos e requerem certa maturidade das IES em sua administração e manutenção. A vantagem é ter um controle completo sobre seu sistema de gestão de relacionamento, no próximo tópico abordaremos isso.

Dependendo do tamanho de sua IES e de seu investimento em infraestrutura local, o melhor modelo é o Dynamics CRM Online. Pois todos os custos de manutenção com backup e armazenamento de dados, servidores e atualização do software estão inclusos na assinatura. Além disso, seu sistema estará armazenado na nuvem Microsoft e os dados poderão ser acessados a qualquer momento. Por qualquer usuário autorizado por meio de uma conexão e um navegador de internet.

2 – Você quer controle absoluto sobre seu CRM

No modelo on premise sua IES controlará por meio de seu TI o upgrade de versão, customizações complexas, integrações com outros sistemas, criação de novas funcionalidades, estabilidade do servidor e melhoria na performance do sistema. O lado positivo é que quanto melhor sua infraestrutura local, maior o tempo de disponibilidade do sistema. Afinal ele só precisa da rede interna para funcionar.

Já no modelo online, as atualizações de versão serão agendas pela Microsoft, mas sempre obrigatórias. O sistema poderá ficar lento em alguns períodos do dia por conta da conexão de internet de sua IES. E o nível de customizações e de integração com outros sistemas será mais limitado.

3 – Você quer uma previsão dos valores futuros

O último critério está relacionado ao investimento com licenças. No modelo on premise sua IES pagará no início do projeto por todas as licenças que irá utilizar (novas licenças poderão ser adicionadas futuramente). Então depois pagará apenas uma taxa de manutenção anual para garantir benefícios e descontos no upgrade de versão. Uma vez paga as licenças sua IES poderá continuar utilizando o CRM on premise por quanto tempo quiser.

Já no CRM Online, sua IES pagará uma mensalidade ou firmará um contrato anual para usar o Microsoft Dynamics. Uma vez terminado o contrato, você será comunicado que em 30 dias, os seus dados serão excluídos da nuvem Microsoft. Ou seja, você não deterá controle sobre reajustes no valor de licenças.

Mas como decidir?

Não há um modelo melhor ou pior, tudo depende da situação de sua IES e de como ela utiliza a tecnologia da informação. Em alguns casos pode ser melhor assinar as licenças do Microsoft Dynamics CRM Online e não ter que investir em infraestrutura e espaço físicos para suportar o sistema de gestão. Em outros casos, esse investimento é previsto anualmente no orçamento e já existe uma infraestrutura interna para rodar processos complexos e robustos da IES. Nessa situação o on primese pode ser o indicado.

Por fim, há o Retorno sobre o Investimento, o ROI (já falamos sobre ele no post que mostra o CRM acessível a todo tipo de IES). No caso do CRM Online, ele se pagará e trará retornos constantes conforme as taxas de captação e conversão de aluno forem melhorando com o uso de algumas estratégias simples. Se conquista o retorno total só alguns anos após a implantação. Dado que o investimento inicial será maior que no modelo online. Única coisa que podemos garantir é que o ROI acontecerá!

Quer entender ainda mais sobre as diferenças e os benefícios do Microsoft Dynamics CRM na captação de alunos para a sua IES? Nós temos especialistas prontos para bater um papo com você e acabar com suas dúvidas.