CRM On-premises: quando sua instituição deve usar

Você já deve ter percebido que escolher um sistema de gestão de relacionamento. Envolve algumas variáveis técnicas que podem confundir a seleção do sistema CRM mais adequado para sua instituição. Mas você também deve ter percebido que as Instituições de Ensino (IE) que usam um sistema CRM encontram muitos benefícios. Além de valor em sua utilização, principalmente na captação de alunos.

Pensando em te ajudar a começar um trabalho de relacionamento com seus alunos e candidatos. No texto de hoje eu vou te explicar um pouco mais sobre o modelo On-Premises. E, futuramente eu te conto sobre o CRM Online para que você decida qual se adequa melhor à realidade da sua instituição.

Por que optar pelo CRM On-Premises?

Essa dúvida é muito comum entre aquelas IE que já estão na fase final de decisão sobre um sistema CRM. Entenda os prós e os contras do modelo On-Premises.

1 – Investimento em hardware e infraestrutura

Se sua IE possui um bom orçamento para o Marketing. E vê com bons olhos investir em hardware e infraestrutura local de TI, como bons servidores, então vocês tem perfil para aderir ao modelo On-Premises. Neste modelo, a IE investe em infraestrutura para comportar todo o projeto, seja dentro do seu campus ou em algum datacenter contratado por você..

Existem dois lados nessa moeda: comportar uma infraestrutura robusta como a requerida por um sistema CRM exige certa maturidade. Mas, você tem controle total sobre seu sistema de gestão de relacionamento e você vai entender melhor esse ponto no próximo tópico.

O fato de investir em infraestrutura pode lhe assustar a primeiro momento. Você pode pensar: “meu mantenedor não vai querer fazer investimentos em meio à essa crise”. Mas, é muito simples fazer com que enxerguem a adesão de um sistema CRM como um investimento.  Já escrevi sobre este tema aqui neste post. Se você não se lembra ou ainda não leu, relembre ou entenda a fórmula do ROI (Return on Investiment) do CRM Educacional.

2 – Controle absoluto sobre seu CRM

No modelo On-Premises, sua IE tem o controle de fazer upgrades de versão quando julgar necessário, bem como customizações complexas. Além disso, integrações com outros sistemas, criação de novas funcionalidades, estabilidade do servidor e melhoria na performance do sistema. O lado positivo é que quanto melhor sua infraestrutura local, maior o tempo de disponibilidade do sistema. Então ele só precisa da rede interna para funcionar.

Mas isso quer dizer que o bom andamento dos seus processos não estará condicionado à fatores externos. Então quando a infraestrutura de um sistema CRM não é própria, você fica exposto a falhas no servidor onde sua ferramenta esta hospedada. Além disso falhas do seu link de internet e etc. Com o modelo On-Premises a alta performance do seu sistema CRM só depende de você e nada mais.

3 – Previsão dos valores futuros

O último critério está relacionado ao investimento com licenças. No modelo On-Premises sua IES pagará no início do projeto por todas as licenças que irá utilizar (novas licenças poderão ser adicionadas futuramente). E então depois pagará apenas uma taxa de manutenção anual para garantir benefícios e descontos no upgrade de versão. Uma vez paga, sua IES poderá continuar utilizando o CRM On-Premises por quanto tempo quiser.

Já no CRM Online, sua IES pagará uma mensalidade ou firmará um contrato anual para usar o Microsoft Dynamics CRM. Uma vez terminado o contrato, você será comunicado que em 30 dias, os seus dados serão excluídos da nuvem Microsoft. Ou seja, você não deterá controle sobre reajustes no valor de licenças. Mas vamos com calma, logo logo eu farei um texto mostrando que o CRM online também tem suas vantagens. E tem sido muito utilizado no meio educacional.

Será que escolho o CRM On-Premises?

Não há um modelo melhor ou pior, tudo depende da realidade da sua IE e de como ela utiliza a tecnologia da informação. Em alguns casos pode ser melhor assinar as licenças do Microsoft Dynamics CRM Online. E não ter que investir em infraestrutura e espaço físicos para suportar o sistema de gestão. Em outros casos, esse investimento é previsto anualmente no orçamento. E já existe uma infraestrutura interna para rodar processos complexos e robustos da IE nessa situação o On-Premises pode ser o mais indicado.

Por fim, há o Retorno sobre o Investimento No caso do CRM On-Premises. É bem simples calcular o retorno, já que seu investimento em licença de uso é feito de uma só vez. Ficando mais fácil enxergar o valor dedicado à adesão da ferramenta. Tendo esse valor em mãos você conseguirá comprovar que, captando alguns alunos a mais do que em sua última campanha. Seu sistema CRM já estará pago. Bom, digo isso com relação ao módulo de captação de alunos do CRM Educacional. Quanto as outras ferramentas do mercado eu já não posso te fazer essa afirmação, ok?

Enfim, quer entender ainda mais sobre as diferenças e os benefícios do Microsoft Dynamics CRM na captação de alunos para a sua IES? Nós temos especialistas prontos para bater um papo com você e acabar com suas dúvidas.