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crm educacional para monitorar canais de aquisição

Como o CRM Educacional ajuda a monitorar os canais de aquisição

Um dos maiores e mais frequentes desafios enfrentados pelas equipes de captação de alunos é a gestão dos leads. Principalmente os leads gerados pelas diferentes ações que a instituição promove em cada campanha de vestibular. As instituições de ensino, de maneira geral, têm investido cada vez mais para promover ações de marketing. Com o objetivo de reforçar a lista de pessoas interessadas nos cursos que oferece.  

Essas aplicações acontecem através de ações off-line, como veiculação de campanhas no rádio, tv, bussdoor, outdoor, eventos. Além de ações de divulgação externa com auxílio de promotores, entre outros. Além disso, tem sido feito mais investimentos em ações online em canais digitais, como Google e Facebook Ads, Instagram, TikTok, ações de remarketing, inbound marketing.

Saber exatamente qual o retorno gerado de cada ação permite conhecer o custo de aquisição de novos alunos (CAC). Ele é fundamental para que as equipes de marketing e vendas tomem decisões melhores, com o objetivo de melhorar os recursos financeiros e humanos da instituição.  

Canais de Aquisição

Quais canais e ações valem mais a pena investir? Qual gera mais leads qualificados para a IE? Quais desses canais contribuem mais para a campanha?  

Aprofundar essa análise permite conhecer os tipos de ações que são mais eficientes. Dependendo da modalidade de ensino, forma de ingresso, tipo de curso ofertado, região específica de atuação, entre outros. Além disso, também é importante saber quais investimentos não estão trazendo resultado. E acompanhar as métricas de geração de leads durante a campanha e como anda as taxas de conversão desses leads em inscrições e matrículas.  

O CRM Educacional possui diversas formas de apoiar a sua instituição neste trabalho. O segredo para alcançar o sucesso nesta etapa do processo é garantir que todos os leads irão de alguma forma para o seu CRM. De preferencia que esse processo aconteça da forma mais automatizada possível.  

Vamos abordar alguns dos principais canais de geração de leads e como o CRM Educacional pode ajudar a sua IE em cada caso:  

Formulários de Contato no Site 

Você pode conectar os formulários de contato que estão no site da sua instituição com o CRM Educacional. Existem APIs que podem receber os dados dos seus leads e esses dados são guardados automaticamente no seu CRM, identificando a origem daquele lead. É muito comum que as IE’s automatizem a ação de relacionamento que deve acontecer imediatamente após um contato. Essa ação já pode ser automatizada assim que o lead é registrado no sistema.  
 

Formulários de Interesse

Se a IE preferir, o CRM Educacional possui formulários de interesse que podem ser colocados no site por exemplo. Até mesmo em lading pages e no “arrasta pra cima do Instagram”. Então essa é a maneira mais prática de registrar o interesse de alguém que acabou de ser impactado por uma ação de marketing. Os formulários podem ser personalizados para que fiquem com a identidade visual da campanha da instituição de ensino. Assim você garante que o lead não se confunda na hora de entrar em contato. 
 

Landing Pages de Campanhas 

Sua instituição já possui landing pages de campanhas de marketing e você deseja integrá-las com o CRM Educacional para que o lead vá para o seu cadastro em tempo real? Com as API’s disponíveis no CRM Educacional, esse processo é muito simples. Basicamente, todas as ferramentas que permitem enviar os dados de um formulário para uma API conseguem se conectar ao CRM para enviar os leads. Todos os leads são gravados com a identificação de origem, para que facilite a análise de desempenho por canais, que falaremos mais adiante.  
 

Atendimento Virtual por meio de Chat Online 

Tem sido comum o uso de recursos de chat para facilitar o relacionamento dos leads que possuem dúvidas e navegam até o site da IE. A geração atual dos interessados em cursos de graduação é mais aberta a esse tipo de recurso. Pois é fácil e não depende de uma ligação telefônica ou outras formas menos burocráticas de contato.  

As pessoas usam esses caminhos ao mesmo tempo que elas fazem outras coisas na internet, então é muito mais conveniente. O CRM Educacional possui uma parceria com algumas das principais plataformas disponíveis no mercado de ferramentas de atendimento digital, tais como Blip da Take e Zenvia Chat, da Zenvia. O interessado visita seu site e inicia o atendimento no chat online. Essas integrações enviam em tempo real os dados desses leads (e do relacionamento que acontece nessas plataformas) para o CRM Educacional. 

 
Atendimento Virtual por meio de WhatsApp 

Sua IE disponibiliza um número de WhatsApp para o atendimento dos interessados? Que tal conectar esse canal com o CRM Educacional, para que eles interajam com o chat da sua instituição? Do mesmo jeito que explicamos no tópico acima?  

Isso é totalmente possível com a integração do CRM Educacional com o Zenvia Chat. Que também permite integrar não somente o WhatsApp, como outras plataformas digitais, como Skype e Facebook Messenger. Seu candidato escolhe qual canal é mais conveniente para ele e sua instituição atende por meio do Zenvia Chat. E tudo vai para o CRM Educacional. Inclusive os dados do lead que preferiu este canal para conversar com a sua instituição.  
 

Inbound Marketing 

A sua IE explora as estratégias de inbound marketing para reforçar a atração de interessados por meio de conteúdos relevantes? 

Essa é uma das estratégias que dão mais resultado a médio e longo prazo. Mas requer investimento e paciência do gestor, pois um dos fundamentos do inbound marketing é a geração orgânica de leads. Ao contrário das campanhas pagas, que geralmente puxam para cima o custo de aquisição de novos alunos.  

O CRM Educacional possui APIs abertas para permitir que diversas ferramentas de inbound marketing enviem os dados do lead diretamente para o CRM Educacional. Além disso, o nosso CRM possui integrações com as principais ferramentas de automação de inbound marketing do mercado, como a RD Station e Hubspot. Nestes dois casos, a conexão entre as ferramentas já é nativa. Por isso, facilita muito o trabalho da equipe em realizar ações de conversão de maneira mais efetiva.  
 

Atendimento Telefônico e Atendimento Presencial  

Não podemos esquecer que muitos leads ainda procuram a IE pelos canais tradicionais como o atendimento telefônico e presencial. Mas não podemos deixar esses canais de fora do CRM Educacional. Por isso que a equipe que realiza esse tipo de atendimento precisa registrar as principais informações no CRM, tais como: Nome, e-mail, telefone, curso de interesse, etc.  

Também é importante registrar as informações sobre este atendimento. Como foi o contato? Foi somente o esclarecimento de dúvidas? O interessado pareceu confuso? Interessado? Empolgado? Desconfiado? Irritado? Tudo isso é muito importante estar dentro do CRM, bem como um breve resumo sobre o que foi falado naquele contato.  
 

Ações externas em empresas e escolas 

Quantas parcerias são estabelecidas entre as instituições e empresas da região e escolas particulares que atuam na região? Muitas vezes, quando não há o gerenciamento adequado dos leads gerados por essas ações, os investimentos financeiros e os esforços realizados nessas ações não são mensurados.  

O CRM Educacional possui recursos que permitem o cadastro das empresas e escolas que são conveniadas com a IE. Além de recursos que facilitam o registro de leads gerados nessas ações. Mas que tal cadastrar as pessoas que demonstram interesse durante um contato dentro da sala de aula usando um aplicativo no celular ou no tablet? Então, usando o nosso CRM, a equipe não perderá mais tempo com retrabalhos ou com cadastro posterior daquelas fichas de interesse que são feitas manualmente.  

Eventos de Captação  

Se a sua IE proporciona eventos direcionados à captação de alunos, é importante usar as fichas de inscrição disponíveis no CRM para gerenciar esses participantes. Além de definir réguas de comunicação automatizada mas principalmente, controlar quantos leads são gerados por essas ações. Uma vez que os leads demonstram interesse na participação deste evento através da inscrição, o CRM identifica quais leads são resultado de cada evento. E também permite automatizar a estratégia de relacionamento pós-evento, aumentando as taxas de conversão e diminuindo o custo de aquisição de novos alunos. 

Importações 

Se a instituição possui planilhas com dados de leads das campanhas anteriores, aproveite os recursos existentes para importar essas planilhas e guardar esses dados no CRM. É muito fácil importar uma planilha CSV ou diretamente do Excel. Aliás, o nosso CRM utiliza a plataforma do Microsoft Dynamics. E por isso, muitos recursos aumentam o gerenciamento de dados facilmente entre o CRM Educacional e o Excel.  

Como analisar estes dados?  

Agora você já descobriu como o CRM Educacional ajuda no gerenciamento dos diferentes canais de leads da campanha de captação de alunos. Mas saiba que além de toda automação de relacionamento que a ferramenta permite, é muito fácil compreender o desempenho de cada um desses canais na campanha. Você consegue analisar através de dashboards, relatórios e indicadores prontos que te ajudam a entender estes dados e gerenciar sua campanha de captação.  

Saiba facilmente quantos leads sua IE está gerando por campanha, qual a taxa de conversão em inscrições e matrículas. Além da performance por canal, curso de interesse, etc. Um dos relatórios mais usados no CRM Educacional é o ROI de Campanhas Digitais, que indica quantas inscrições e quantas matrículas são oriundas de mídias pagas nos canais digitais.  

Mas se o CRM Educacional não possuir o relatório específico que você precisa, não tem problema. É por isso que ele permite que o próprio usuário construa os Dashboards que quiser, de forma simples, sem que precise ter conhecimentos avançados ou específicos da tecnologia. 

Regras de Detecção de Duplicidades 

Além disso, o CRM Educacional ajuda a resolver (ou minimizar) outro problema enfrentado neste processo de gerenciamento de leads: as duplicidades. Cada pessoa deve ter um registro único, por isso há alguns recursos de detecção de duplicidade, para facilitar a limpeza periódica da base de dados. Com recursos de automação de análise e gerenciamento dos dados duplicados.  

Agora que você já conhece mais sobre como o CRM Educacional pode ajudar a sua instituição a gerenciar melhor os leads gerados na campanha de captação. Mas não esqueça de algo super importante, de conectar cada um desses canais com o CRM Educacional. As equipes precisam praticar a cultura da gestão do relacionamento, mas sem deixar de registrar os leads que vierem de forma espontânea. E todos os outros meios que não forem possíveis de automatizar.  

Além disso, é importante que as equipes sejam treinadas no uso do CRM Educacional e que sejam incentivadas a registrarem corretamente as informações que são relevantes. E que essa prática se torne uma nova cultura na equipe responsável por esse processo.

Assim, sua equipe terá condições de melhorar ainda mais os resultados das ações e dos investimentos com o apoio das tecnologias empregadas no CRM Educacional, e com a automação durante todas as etapas da jornada de captação. 

Quer saber mais sobre o software da CRM Educacional para Captação de Alunos no ensino superior? Entre em contato com a gente!  

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Sobre o autor:
Augusto Guimaraes
Consultor especialista em tecnologia para gestão de relacionamentos na educação e faz parte da equipe de negócios na CRM Educacional. Tem o compromisso de transformar inscrições em matriculas e matrículas em diplomas. Formado em Gestão de Marketing pela Universidade Anhembi Morumbi, possui 10 anos de experiência em CRM, sendo os últimos 6 anos dedicados em ajudar as instituições de ensino do Brasil com Captação, Retenção e Fidelização de alunos.
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