Gerente de Projetos: Será que o Gestor de Marketing Educacional precisa ter um?

Gerente de Projetos, ou GP, atualmente é uma profissão muito valorizada e que, pode-se dizer, está na moda pois comprovadamente apresenta resultados que justificam esse status. De alguns anos para cá, o Project Management Institute (PMI) e sua certificação Project Management Professional (PMP) ganharam muita força. E creditam, aos profissionais e empresas que seguem sua metodologia e obtém suas certificações, credibilidade, confiança. E uma quase certeza de que com estes atributos, seus projetos terão maior assertividade e sucesso, principalmente em marketing educacional.

Mas, não se sabe explicar o porquê, a grande maioria dos Gerentes de Projetos estão alocados em projetos de TI (Tecnologia da Informação). Um estudo do PMI (por meio da iniciativa PM Survey). Mostra que no Brasil, 40% dos Gerentes de Projeto estão alocados em empresas de Tecnologia da Informação e Consultoria. E que apenas 4% estão alocados no segmento de educação.

Mas o que isso tudo tem haver com Educação?

Não existem estatísticas precisas sobre a utilização de Gerente de Projetos na educação superior, mas podemos garantir que a maioria delas não se atentou para a necessidade e os benefícios deste profissional, seja na área de tecnologia da informação, acadêmica, marketing ou em qualquer outra área.

Uma instituição de ensino possui diversos projetos ao longo de sua existência. Então pense nestes exemplos de projetos:

Em todos os casos acima, é necessária uma pessoa que integre todas as ações para garantir que essas iniciativas. Ou projetos finalizem dentro dos prazos e custos requeridos. Cumprindo assim seus objetivos com grau de qualidade que satisfaça os interesses de todos os envolvidos. E ainda gere valor estratégico para a instituição de ensino. A figura do Gerente de Projetos deve existir para:

• Definir e validar o escopo do projeto;
• Estabelecer e manter um cronograma de atividades;
• Envolver e gerenciar toda equipe designada (mesmo que hierarquicamente não se reporte e ele);
• Seguir o orçamento e minimizar os riscos. E comunicar amplamente todos os aspectos do projeto de forma a atender as expectativas dos interessados.

O papel do Gerente do Projeto é de GESTÃO tática/operacional.

Então vem a pergunta: Em qual desses projetos que acontecem no dia a dia de uma instituição você viu o profissional Gerente de Projetos presente?

Não estamos falando da possibilidade do engenheiro desempenhar o papel do GP. Não estamos falando do Gerente de Marketing desempenhando o papel de GP. Nos referimos a um Gerente de Projetos especializado e com foco total em harmonizar as diversas necessidades técnicas e humanas presentes na atividade de gerenciamento de projetos.

Será que os projetos sugeridos no quadro necessitam de um gerenciamento profissionalizado realizado por um GP?

O papel do Gerente de Projetos

Pra início de conversa, o Gerente de Projetos não é o patrocinador (principal cliente) do projeto. Isso por um simples razão: Existe um conflito de interesses quando se é cliente e gerente do projeto ao mesmo tempo.

O Gerente de Projetos trabalha para entregar um resultado previsto e acordado e cobra todos por isso, inclusive – e as vezes, principalmente –  o líder.

O patrocinador toma as decisões em última instância e pode ser o cliente ou o beneficiado pelas entregas parciais ou pelo resultado final do projeto. E isso, acredite, faz uma enorme diferença e evita confusão no dia a dia de seu desenvolvimento.

Ocorre que é muito comum cometer o sutil engano de delegar a função de GP para o patrocinador/cliente do projeto.

E o que as instituições de ensino superior estão praticando?

Atualmente grande parte das instituições de ensino superior não adotam como prática a contratação de Gerente de Projetos profissionalizados. Mas quando usamos o termo profissionalizado, não significa que esses profissionais tenham que ser, necessariamente, certificados pelo PMI. Mas que tenham base teórica, experiência, atitudes e principalmente foco em Gerenciamento de Projetos.

Quando se coloca um profissional sem os conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias ao gerenciamento ou ainda (e pior) quando este profissional também executa parte das atividades de negócio inerentes ao projeto. Assim a chance de problemas aumenta.

Imagine o cenário hipotético de implantação de um CRM para maximizar a captação de alunos de uma instituição de ensino, onde o coordenador do call center é alocado como Gerente do Projeto. Ele seria o melhor GP, afinal ele conhece tudo do negócio, tem mais informações a respeito de conversão, metas, campanhas, fluxo de ligações, perfil do atendentes e tudo mais. Seria uma boa indicação! “Ele sabe tudo!” já posso ouvir você, gestor de marketing educacional, dizer com entusiasmo.

Será? Quais as consequências disso?

Não existem projetos sem mudanças no decorrer de sua execução. E muitas vezes se entende estas mudanças como falhas do projeto. Então vamos a alguns exemplos hipotéticos:

• Alteração de política governamental que destina as bolsas filantrópicas para o PROUNI. E todo processo de captação tem que ser alterado, em cima da hora para colocar no ar em 4 dias.
• Novo curso aprovado pelo MEC que é uma oportunidade de novas matrículas e que passa a ser prioritário (na visão da mantenedora). Mas você continua ainda te cobram pelas conversões de todos os demais cursos.
• A Instituição de Ensino firma convênio com novo banco e se realiza a cobrança por outra carteira de cobrança.

Nos três casos o coordenador do call center terá que rodar seu dia a dia para que as novas campanhas resultem em conversão. Todo o projeto já estava desenhado, está em andamento e agora precisará de mudanças que afetam diversas áreas. Surgem as perguntas:

• Onde estará seu foco agora?
• Na operação ou no gerenciamento?
• Ele conseguirá atender suas demandas internas. E ao mesmo tempo, gerenciar as mudanças necessárias ao novo cenário do projeto harmonizando novas atividades com diversas áreas envolvidas?
• Mas e quando alguma atividade de negócio que lhe cabe não foi executada. Quem vai cobrá-lo?

A consequência desta sobreposição de papeis é a perda da qualidade ou do custo ou do prazo do projeto, tenha certeza!

Resultado? Frustração total. Por parte do principal interessado (que neste cenário acumulou o papel de gerente do projeto), do fornecedor/parceiro, do mantenedor. E também, mesmo que inconscientemente, do candidato, aluno e ex-aluno da Instituição de Ensino. Mas sendo positivamente impactados pelos resultados esperados no final do projeto.

E como faço para mudar este cenário? Então fique ligado no nosso próximo post sobre este assunto, no qual daremos algumas dicas preciosas para a sua tomada de decisão!