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campanhas de captação de alunos

Quero fazer campanhas de formas ágeis e simplificadas

O processo de captação de alunos sempre foi um dos grandes desafios para todas as instituições de ensino, de nível superior e básico. Por este motivo, é fundamental saber criar estratégias de captação de alunos que realmente tragam resultado para as instituições de ensino. 

Algumas estratégias podem trazer mais resultados do que outras e ajudam a diferenciar a sua instituição de ensino diante da concorrência. Por isso, o planejamento de campanhas se torna essencial para manter as instituições de ensino superior com um resultado efetivo na captação de alunos.  

Para as escolas de educação básica, o período de matrículas é a melhor oportunidade para renovar a matrícula dos atuais alunos e aumentar a captação através de novas campanhas, mas para ter bons resultados é fundamental que você tenha um bom planejamento do seu marketing educacional. 

É muito importante que você considere aspectos como a organização da escola, preparação dos professores e funcionários, utilização de um sistema de gestão escolar e ferramentas de gestão de leads e interessados, como o CRM Educacional

Neste artigo apresentaremos dicas valiosas para você colocar em prática durante suas campanhas de captação de alunos. Confira! 

O que é uma campanha de captação de alunos?

Antes de entrarmos nos objetivos e de como fazer uma campanha de captação de captação, vamos entender primeiro o conceito: uma campanha de Captação de Alunos é um conjunto de ações e estratégias desenvolvidas por uma instituição de ensino (superior e básico) para alcançar resultados efetivos, atraindo e transformando leads (pessoas interessadas em estudar na sua instituição) em alunos matriculados.  

Além disso, quando bem estruturadas e planejadas, a equipe consegue conversar com suas personas estrategicamente através dos canais de aquisição (digitais e off-line) definidos pela sua instituição. 

Para que as suas campanhas tenham os melhores resultados na captação de alunos, algumas questões importantes devem ser observadas, mas você e suas equipes de marketing e vendas devem ter os objetivos claros e alinhados entre todos. 

Parece óbvio falar que o principal objetivo de uma campanha é a atração de leads (potenciais alunos) e sua conversão em matrícula. 

Mas você também pode planejar uma campanha de captação de alunos incluindo outros objetivos, que estejam de acordo com a necessidade da sua instituição, como por exemplo: 

  • Se posicionar, criando autoridade frente aos concorrentes,  
  • Trabalhar a imagem institucional junto aos alunos, não apenas retendo, mas fidelizando estes alunos; 
  • Mostrar os diferenciais da sua instituição perante a concorrência; 

As ações que compõe o processo de captação de alunos podem mudar de acordo com o tipo de ensino que uma instituição oferece, da região que está inserida, do público-alvo (ou persona, mas vamos falar disso mais para frente) e do posicionamento da marca, mas em todos os casos precisam ser planejadas, executadas e gerenciadas para que os resultados sejam alcançados. 

Como estruturar uma campanha de captação de alunos 

Agora que você já sabe o que é uma campanha de captação de alunos já podemos te contar como estruturar uma campanha de Captação de Alunos de Sucesso. Assim que você terminar de ler este artigo você será capaz de planejar e dar início às campanhas de captação de alunos da sua instituição de ensino.  

Vamos começar? 

Defina e conheça as personas que você deseja alcançar 

Persona é um personagem fictício que representa o seu cliente ideal ou, no nosso caso, o aluno ideal. A persona deve conter todas as dores, anseios, dúvidas, necessidades e desejos que seus alunos reais terão durante o todo o relacionamento com sua instituição. É importante diferenciar Persona de Público-alvo. Por definição, público-alvo geralmente leva em consideração apenas fatores sociodemográficos. 

Conhecer as personas da sua instituição e da sua escola é fundamental para o sucesso de qualquer campanha, seja ela de captação ou retenção de alunos. Quando essa informação não está clara para as equipes de marketing e vendas, muito dinheiro é gasto de forma ineficiente e tempo é desperdiçado em ações que não geram o resultado esperado. 

É essencial conhecer as principais características das suas personas, por exemplo, saber onde a maioria deles se encontra, quais são os canais de comunicação mais utilizados. Quanto mais informações a sua equipe tiver, mais efetivas serão suas campanhas.  

Aprenda o máximo possível sobre as suas personas, o que elas querem e o que esperam da sua instituição e ofereça o que estão buscando. A ideia aqui é, o seu lead tem uma necessidade e para que a sua instituição saia a frente da concorrência, ela deverá ajudá-lo resolver suas dores. 

Se você quiser saber mais sobre personas, não deixe de ler o post Personas – 4 passos para conhecer o perfil do seu futuro aluno. Você também pode baixar o e-book Como criar Personas para sua instituição de ensino, um guia de como criar personas para instituições de ensino. 

Estabeleça Meta e Orçamento

Pode parecer óbvio, mas é necessário reforçar a importância de estruturar o seu processo de captação de alunos e estabelecer, junto a todos os interessados da sua instituição de ensino, qual a meta de alunos matriculados para o próximo intake, ou período letivo.  

As metas devem ser realistas, pois, se forem inatingíveis, elas se tornarão um motivo de desmotivação para as equipes de marketing e vendas. O próximo passo após a definição das metas, é dividir entre as equipes de forma clara todas as funções de cada equipe durante a campanha de captação. Quando se tem muitos donos para uma atividade, ou seja, ninguém é exatamente o responsável por aquela atividade, é provável que ela fique em stand by e não seja executada. 

Por isso, é importante especificar o papel de cada equipe. Essa divisão demonstra a importância de cada pessoa no processo, sendo que a não execução de uma determinada tarefa pode provocar a perda de um novo aluno. 

Com a meta estabelecida e as funções definidas entre as equipes, você deve negociar com a alta gestão da instituição qual será o seu orçamento para atingir estes resultados.  

Se você quiser se aprofundar neste tema, sugiro a leitura dos 11 passos para Captação de Alunos, onde etmos uma seção que se aprofunda neste tema.

Invista em uma estrutura completa

No contexto da educação básica, o fato de oferecer um ambiente moderno, com tecnologia de ponta, um corpo docente atencioso e qualificados, é fundamental para criar uma boa imagem para seus potenciais alunos e pais. Ações como esta ajudarão a potencializar as estratégias de marketing educacional para a sua IE e atingir os resultados esperados.   

É essencial que você saiba que quando o futuro aluno ou pais/responsáveis procuram uma escola ou instituição de ensino superior, não estão apenas buscando um ensino de qualidade ou um curso profissionalizante para o mercado de trabalho. Eles também esperam trocar experiências que possam aprimorar seus conhecimentos, desenvolver novas competências e transforme aquele aluno em um profissional mais completo e diferenciado para o mercado.

Tenha um setor de gestão de carreiras

Apesar de ser uma ação mais voltada para a permanência dos alunos, divulgar vagas de estágios é uma ótima estratégia de captação de alunos no momento de decisão do lead pela sua instituição de ensino superior. Por isso a importância de criar parcerias com empresas que sejam compatíveis com os seus cursos e a realidade da sua instituição.  

Por isso é tão importante que o corpo docente invista sempre em inovação na sua instituição. Muitas focam apenas em manter seus cursos atualizados, mas vale ressaltar que hoje os alunos buscam muito cedo por estágios para se desenvolverem e estarem à frente no mercado.  

Ofereça descontos e bolsa de estudos 

Oferecer aos potenciais alunos benefícios como bolsas de estudo e descontos são estratégias sempre muito atrativas que despertam o interesse, além de serem gatilhos mentais de urgência que ajudam no momento de tomada de decisão tanto para os leads dos que estão em busca de cursos em uma instituição de ensino superior quanto os pais que buscam por uma escola de qualidade, mas com preços mais acessíveis. 

A equipe de vendas também pode oferecer bolsas de estudos por meio de campanhas limitadas, uma outra opção são descontos que podem ser oferecidos em promoções sazonais ou para os pagamentos realizados até uma data específica, trazendo uma oportunidade exclusiva para novos alunos. 

Como esses benefícios são estratégias para a captação de novos alunos, é importante que a equipe de vendas e financeiro estejam alinhados para calcular corretamente a quantidade de bolsas e o percentual de descontos que estão oferecendo para não ultrapassar o orçamento.

Invista na propaganda dos seus atuais alunos para captar mais

A propaganda feita pelos próprios alunos da sua instituição é uma das estratégias de captação de alunos mais eficientes. Não existe nada melhor do que um atual aluno satisfeito com curso e com a sua instituição de ensino. 

E para fazer isso da melhor forma, aprenda o máximo possível sobre os seus atuais alunos, sabendo as suas necessidades, o que querem e o que esperam da sua instituição, assim você será a solução para o seu potencial aluno. A ideia aqui é estabelecer uma relação de troca.  

Com o tempo, o seu aluno recebendo um conteúdo de qualidade, aprendendo e encontrando novas oportunidades e realizado com sua formação profissional, mesmo se esse aluno passar dificuldades durante o curso, ele ainda poderá falar positivamente e indicará sua instituição para amigos e familiares. Ao sentir-se amparado pela instituição que se preocupou em resolver seu problema.

Digitalize e simplifique os processos

Todos os processos dentro da instituição são muito importantes e começam desde a inscrição até a matrícula, se tornando burocráticos, rígidos e complexos demais para os candidatos e anúncios. Por isso, coloque esforços para simplificar os processos educacionais da sua instituição de ensino como um todo.  

Você pode começar através de ações como a criação de uma ficha de inscrição simples que facilite o caminho do deu futuro aluno até a sua instituição. Mas não adianta ter uma ficha de inscrição simplificada e deixar o processo de matrícula burocrático e oneroso. E como deveria ser o processo de matrícula então? Disruptivo, rápido, objetivo e claro, digital. 

Atualmente já existem tecnologias que permitem o upload de documentos, validação de documentos, validação de identidade também de assinatura de contrato digital. Oferecer esta facilidade ao seu aluno pode ser a diferença entre ele escolher você ou seu concorrente, pois a experiência dele no processo inicial de inscrição e matrícula mostra como será a experiência dele durante o curso que ele irá se matricular. 

Quando falamos no processo de matrícula na educação básica, o que a sua escola precisa se atentar? 

Se a família tomou a decisão de matricular o filho na sua escola, quer dizer que a estratégia de captação de alunos foi efetiva, parabéns. Mas os cuidados não param por aí, a equipe de atendimento/relacionamento precisa manter a qualidade, principalmente na fase de adaptação do aluno e demonstrar que a escola está disposta a trabalhar em conjunto com os pais ou responsáveis. 

Por isso, a facilidade no momento da matrícula não muda do ensino superior para o básico, não coloque empecilhos desnecessários que possam fazer os pais mudarem de ideia. Treine sua equipe para que eles tenham um atendimento rápido e eficiente para lidar com as dúvidas e desafios que possam surgir nessa etapa. 
 

Avalie os resultados

Todas as ações realizadas para a estratégia de captação de alunos tanto na instituição de ensino superior e nas escolas de básico devem ser acompanhadas das métricas e estar conectadas aos objetivos da sua instituição. Só assim as equipes de marketing e vendas conseguem avaliar se o resultado está dentro do esperado. 

Acompanhar as estratégias da sua campanha é fundamental para que as ações bem-sucedidas sejam intensificadas e as que não tiverem um resultado positivo possam ser ajustadas em tempo real afim de atingir os resultados desejados. Por isso, devemos ressaltar a importância da utilização de um software CRM especializado para instituições de ensino básico e superior. 

Ter uma estratégia planejada para a sua campanha de captação de alunos é essencial para que a sua IE seja capaz de atender as necessidades dos pais e dos potenciais alunos e, ao mesmo tempo, atingir as metas e os objetivos definidas.  
E aí, gostou das nossas dicas para fazer campanhas de formas ágeis e simplificadas para captar mais alunos? Se tudo isso que falamos te pareceu distante da sua realidade venha conversar com um dos nossos consultores de captação de alunos. Eles poderão ajudar a trazer sua instituição para esta realidade que você acabou de ler. 

Sobre o autor:
Jade Nascimento
Analista de Marketing Digital na CRM Educacional.
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