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Gerenciar leads

Como gerenciar os leads da sua Instituição de forma eficiente

No mundo de hoje, altamente competitivo e onde uma faculdade pode estar a um click de distância do seu futuro aluno, é fundamental estruturar as estratégias de captação de alunos. Porém, o que algumas instituições as vezes esquecem é que, dentro do processo de captação de alunos, é fundamental realizar o gerenciamento de seus leads. 

O lead é, para uma instituição de ensino, a oportunidade de converter um interessado em um aluno matriculado e, fazer a gestão destes leads é fundamental para alcançar os resultados esperados em suas estratégias de captação de alunos. 

O principal objetivo do gerenciamento de Leads é identificar os diferentes estágios que os potenciais alunos passam ao longo do funil de captação de leads e alinhar as informações/conhecimentos adequados para entregá-los em cada estágio. 

Mas, antes de falarmos sobre o gerenciamento de Leads, precisamos definir o que é um Lead. Continue a leitura abaixo! 

O que é um lead? 

Um lead é uma oportunidade um potencial aluno – para a instituição de ensino.  

De forma mais objetiva, um lead é uma pessoa que se interessou por algum curso ou conteúdo da sua instituição e forneceu suas informações (nome, e-mail, telefone, etc.), permitindo que sua equipe faça contato com de forma personalizada.  

Ainda não é um potencial aluno, mas com certeza é alguém que poderá vir a se tornar um aluno da sua Instituição em um futuro próximo.  

A figura abaixo ilustra onde o Lead se encontra no funil de captação de alunos

O que é gerenciamento de leads para a sua Instituição? 

O processo de gerenciamento de leads começa a partir da captação dos leads, identificando os potenciais alunos a partir das suas atividades e comportamentos como por exemplo, o preenchimento de um formulário dentro de uma landing page, a solicitação de um contato para saber mais sobre algum curso ou até mesmo realizando uma inscrição em seu processo seletivo. 

Quando uma pessoa se torna um lead, ela entra no funil de captação de alunos, que possui etapas de nutrição, qualificação e venda, acompanhando a evolução deste lead até o momento da conversão em aluno. 

Antes de colocarmos a mão na massa e começar a gerenciar os leads, é preciso pensar no tipo de lead que você está buscando e como qualifica-los para sua instituição de ensino. 

Atrair um grande volume de leads frios, ou seja, leads que preencheram o formulário apenas por curiosidade, que não tem informação sobre o que precisa ou apenas estava fazendo uma pesquisa para o futuro, vai estender muito a jornada dele até o momento de compra, fazendo com o seu CAC (Custo de Aquisição de Clientes) aumente e o seu ROI (Retorno sobre Investimento) diminua. 

O ideal é focar suas ações para ter um volume constante de leads que estejam mais próximos de se tornarem oportunidades, pode ser mais difícil, trazendo um número menor de pessoas, mas ao mesmo tempo você receberá leads mais qualificados e que podem converter com mais facilidade, diminuindo a jornada até o momento de compra e também diminuindo o esforço de conversão do seu time com leads ruins 

Vantagens da Gestão de Leads: 

  • Gerenciar os dados e informações dos leads; 
  • Pontuar esses contatos; 
  • Saber quantos leads você possui em cada fase do funil 
  • Identificar o perfil dos leads que estão sendo gerados 
  • Criar campanhas específicas para grupos de leads, de acordo com seu perfil, interesse e momento na jornada de compra 

Por que a sua IE precisa de um gerenciamento de leads? 

Se você parar para pensar, a sua instituição de ensino gera leads por meio de vários canais, como por exemplo: site, anúncios online e offline, eventos, visitas e palestras em escolas e entre tantos outros canais existentes. E é exatamente por isso, que você deve contar com um sistema eficaz para gerenciar todos os leads desde a criação até a matrícula. 

Ao adotar o processo de gerenciamento de leads, você conseguirá: 

  • gerenciar informações dos leads; 
  • pontuar leads; 
  • manter a comunicação por meio de nutrição; 
  • estimulá-los continuamente. 

Sem o gerenciamento de leads a sua instituição terá apenas um mailing lotado de e-mails e celulares, mas com muito esforço operacional e baixa taxa de conversão em matrículas. 

Então como colocar em prática a gestão de leads em sua instituição?  

Como fazer o gerenciamento de leads no funil de captação?

Para fazer um bom gerenciamento de leads é importante analisar todas as informações e dados disponibilizados pelo lead, como por exemplo, a etapa do funil em que ele está, seus desejos, interesses e dúvidas. Possuindo esses dados, é possível engajar o lead com o conteúdo para o seu estágio do funil.  

E com o andamento do lead no funil de captação de alunos você será capaz de qualificá-lo e, fazê-lo avançar nas próximas fases do funil para, enfim, convertê-lo em aluno. Mas quero te explicar detalhadamente como funciona cada uma dessas etapas, vamos lá?

1. Geração de Leads 

Antes de fazer o gerenciamento de leads, você precisa gerar leads, não é mesmo? Para isso é importante você ter suas personas definidas e entender profundamente suas necessidades em cada fase da etapa do funil. Existem diversas estratégias de marketing, que você pode usar na captação de leads da sua instituição de ensino, como por exemplo: 

  • criando conteúdo atrativo em suas redes sociais; 
  • Ofertando materiais ricos em landing pages com formulários de interesse; 
  • Webinars e lives; 
  • Anúncios pagos; 
  • Visitas e palestras a escolas 
  • Eventos e palestras em sua instituição 
  • Integração com um CRM Educacional; 

É importante lembrar que, não importa qual o meio que você utilizará para a geração de leads, você deve coletar as informações importantes para qualificar estes leads. A partir destas informações, você poderá construir a sua base de leads, e gerenciá-los através de um software CRM específico para instituições de ensino. 

2. Qualificação

Uma das funcionalidades do CRM Educacional é o Lead Scoring (pontuação de leads) e através dele a sua instituição consegue cada vez mais qualificar os leads que estão chegando. Com esta ferramenta a equipe de marketing da sua instituição de ensino tem acesso a uma série de critérios classificados pela sua instituição como perfil e interesses do lead que vocês desejam atingir.  

  • no interesse que eles demonstram em seu produto (cursos); 
  • em sua posição atual na jornada de compra (jornada do lead); 
  • no ajuste de seu perfil em relação a sua instituição de ensino. 

A partir do cadastramento no CRM, as características que devem atribuir pontos aos leads. Entre elas, você poderá detectar informações como: 

  • Escola em que estuda; 
  • Cidade; 
  • Idade; 
  • comportamento em seu site; 
  • Cursos pesquisados; 
  • engajamento com seu e-mail; 
  • conteúdo do blog que leu e onde clicou. 

Alguns softwares de automação como o CRM Educacional, possuem essa funcionalidade.  

3. Nutrição 

Agora que já capturamos e qualificamos nossos leads, eles devem entrar no ciclo de nutrição. Isso quer dizer que eles devem ser educados, ou seja, receberem conteúdo e comunicação para que passem a conhecer mais sobre os cursos que a sua instituição oferece.  

Mas um ponto muito importante aqui é entender que cada lead está uma etapa diferente dentro do funil e muitos ainda podem ter dúvidas, outros ainda nem sabem o que realmente querem. Por isso você deve nutri-los com conteúdo específico para cada etapa do funil, nutrindo seu lead a partir do curso escolhido, sobre as condições de pagamento, as possibilidades do mercado de trabalho, entre outros.  

Outro ponto importante sobre o conteúdo é entender que os materiais produzidos devem ser informativos e não comerciais, principalmente para os leads que estão no topo e meio do funil. Materiais que ajudem o seu potencial aluno a sanar suas dúvidas e encontrar na sua instituição a solução para suas necessidades. 

Nesta etapa é importante ter em mente que os formatos que pode trabalhar suas estratégias devem ser testados e monitorar em tempo real os resultados das suas ações. Assim você saberá o que dá mais resultado para qual lead em cada etapa do funil. 

  • e-mail marketing; 
  • SMS; 
  • redes sociais. 

A sua equipe de marketing consegue identificar os leads que ainda não estão prontos, mas que estão sendo nutridos e alcançando melhores pontuações. E aqueles que já podem ser enviados à equipe de vendas para que seja realizado um contato direto por telefone ou e-mail e gere uma venda. 

4. Time de conversão de leads em alunos matriculados 

O grande objetivo do time de marketing da sua instituição deve ser justamente o de gerar leads, para alimentar o funil comercial, ou funil de captação de alunos, pois com mais leads qualificados, haverá mais oportunidades de matrícula para serem trabalhadas. 

Existem diversas formas de organizar as fases de um funil de captação de alunos e eu trouxe dois dos quais utilizamos aqui na CRM Educacional: um para ensino superior e outro para ensino básico:  

Saber exatamente quando um lead está pronto para se tornar um aluno matriculado, é um passo muito importante que a equipe de marketing deve fazer para que ao chegar na equipe de vendas não perca tempo trabalhando um potencial aluno que não vai converter, ou seja, que não vai se tornar um aluno da sua instituição.  

Sendo assim, a equipe de vendas fará um primeiro contato pessoal por telefone, e-mail ou até mesmo uma reunião presencial. Se a prospecção individual é mais complicada para a sua instituição, mais uma vez o CRM Educacional pode ajudar a atuação da equipe para que o lead converta em aluno.  

Se a sua instituição de ensino buscar fazer esse planejamento e o gerenciamento dos leads com antecedência e se preparar para guiar seus leads, normalmente conseguem alcançar melhores resultados do que a concorrência. Por isso, estude e aplique bem o seu gerenciamento de leads! 

Para que todos esses processos aconteçam de maneira mais eficaz, a sua instituição vai precisar contar com o apoio de um CRM, software de gestão de relacionamento com o cliente. Com a ajuda desta ferramenta, você consegue trabalhar mais estratégias de forma mais assertiva aumentando a sua taxa de conversão. 

Espero que este artigo tenha te ajudado a entender o papel estratégico do gerenciamento de leads no funil de captação de alunos. 

A captação de leads (alunos) isolada não vai trazer mais alunos para a sua instituição de ensino e é apenas a primeira etapa de todo o gerenciamento. 

E para finalizar, gostaria de dizer que se tudo isso que falamos te pareceu distante da sua realidade, venha conversar com um dos nossos consultores de captação de alunos. Eles poderão de ajudar a trazer sua instituição para esta realidade. 

Sobre o autor:
Jade Nascimento
Analista de Marketing Digital na CRM Educacional.
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