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crm educacional para monitorar canais de aquisição

Como o CRM Educacional ajuda a monitorar os canais de aquisição

Um dos maiores e mais frequentes desafios enfrentados pelas equipes de captação de alunos é a gestão dos leads gerados pelas diferentes ações que a instituição promove em cada campanha de vestibular. As instituições de ensino, de maneira geral, têm investido um percentual cada vez maior para promover ações de marketing com o objetivo de reforçar a lista de pessoas interessadas nos cursos que a mesma oferece.  

Esses investimentos acontecem através de ações off-line, como veiculação de campanhas no rádio, tv, bussdoor, outdoor, eventos, ações de divulgação externa com auxílio de equipes de promotores, entre outras possibilidades. Também tem sido feito cada vez mais investimentos nas ações online e as inúmeras possibilidades de ações nos canais digitais, tais como Google ads, Facebook Ads, Instagram, TikTok, ações de remarketing, inbound marketing e tantas outras estratégias de marketing digital. Saber exatamente qual o retorno gerado para cada um desses investimentos permite conhecer o custo de aquisição de novos alunos (CAC), que é fundamental para que as equipes de marketing e vendas tomem melhores decisões, com o objetivo de otimizar os recursos financeiros e humanos da instituição.  

Quais canais e ações valem mais a pena investir? Quais geram mais leads qualificados para a instituição? Quais desses diferentes canais contribuem mais para a campanha?  

Aprofundar essa análise permite conhecer os tipos de ações que são mais eficientes dependendo da modalidade de ensino, forma de ingresso, tipo de curso ofertado, região específica de atuação, entre outros. Além disso, também é importante saber quais investimentos não trazem resultados e acompanhar as métricas de geração de leads durante a campanha e como anda as taxas de conversão desses leads em inscrições e matrículas.  

O CRM Educacional possui diversos recursos para apoiar a instituição neste importante trabalho. O segredo para alcançar o sucesso nesta etapa do processo é garantir que todos os leads irão de alguma forma para o seu CRM, preferencialmente que esse processo aconteça da forma mais automatizada possível.  

Vamos abordar alguns dos principais canais de geração de leads e como o CRM Educacional pode ajudar a sua instituição em cada caso:  

Formulários de Contato no Site 

Você pode conectar os formulários de contato que estão no site da instituição com o CRM Educacional. Existem APIs que podem receber os dados dos seus leads e esses dados são armazenados automaticamente no seu CRM, devidamente identificando a origem daquele lead. É muito comum que as instituições automatizem a ação de relacionamento que deve acontecer imediatamente após uma solicitação de contato, essa ação já pode ser automatizada assim que o lead é registrado no sistema.  
 

Formulários de Interesse

Se a instituição preferir, o CRM Educacional possui formulários de interesse que podem ser colocados no site, em lading pages e até mesmo no “arrasta pra cima do Instagram”. Essa é a maneira mais prática de registrar o interesse de alguém que acabou de ser impactado por alguma ação de marketing nas plataformas digitais. Os formulários de interesse podem ser personalizados para que eles fiquem com a identidade visual da campanha da instituição de ensino, assim você garante que o futuro aluno não se confunda na hora de entrar em contato. 
 

Landing Pages de Campanhas 

Sua instituição já possui landins pages de campanhas de marketing e você deseja integrá-las com o CRM Educacional para que o lead vá para o seu cadastro em tempo real? Com as API’s disponíveis no CRM Educacional, esse processo é muito simples. Basicamente, todas as ferramentas que permitem enviar os dados de um formulário para uma API conseguem se conectar ao CRM para enviar leads automaticamente. Todos os leads são gravados com a identificação de origem, para que facilite a análise de desempenho por canais, que falaremos mais adiante.  
 

Atendimento Virtual por meio de Chat Online 

Cada vez mais tem sido comum o uso de recursos de chat para facilitar o relacionamento das pessoas que possuem dúvidas e navegam até o site da instituição de ensino. A geração atual dos interessados em cursos de graduação superior é super adepta a esse tipo de recurso, pois é fácil e não depende de uma ligação telefônica ou outras formas menos eficientes de contato.  

As pessoas usam esse recurso ao mesmo tempo que elas fazem outras rotinas na internet, então é super conveniente. O CRM Educacional possui uma parceria com algumas das principais plataformas disponíveis no mercado de ferramentas de atendimento digital, tais como Blip da Take e Zenvia Chat, da Zenvia. O interessado visita seu site e inicia o atendimento no chat online. Essas integrações enviam os dados desses leads (e do relacionamento que acontece nessas plataformas) para o CRM Educacional automaticamente. 

 
Atendimento Virtual por meio de WhatsApp 

Sua instituição disponibiliza um número de WhatsApp para o atendimento dos interessados? Que tal conectar esse canal com o CRM Educacional, como se eles estivessem interagindo com o chat da instituição, do mesmo jeito que explicamos no tópico acima?  

Isso é plenamente possível com a integração do CRM Educacional com o Zenvia Chat, que também permite integrar não somente o WhatsApp, como outras plataformas digitais, como Skype e Facebook Messenger. Seu candidato escolhe qual canal é mais conveniente para ele e sua instituição realiza esse atendimento por meio do Zenvia Chat e tudo isso vai para o CRM Educacional, inclusive os dados do lead que preferiu este canal para conversar com a instituição.  
 

Inbound Marketing 

Se a instituição de ensino explora as estratégias de inbound marketing para reforçar a atração de interessados por meio de conteúdos relevantes para seus candidatos. Essa é uma das estratégias que dão mais resultado a médio e longo prazo, mas requer investimento e paciência do gestor, pois um dos pilares do inbound marketing é a geração orgânica de leads, diferentemente das campanhas pagas, que geralmente puxam para cima o custo de aquisição de novos alunos.  

O CRM Educacional possui APIs abertas para permitir que diversas ferramentas de inbound marketing enviem os dados do lead diretamente para o CRM Educacional. Além disso, o nosso CRM possui integrações com as principais ferramentas de automação de inbound marketing do mercado, tais como RD Station e Hubspot. Nestes dois casos, a conexão entre as ferramentas já é nativa e também facilita muito o trabalho da equipe em realizar ações de conversão de maneira mais assertiva.  
 

Atendimento Telefônico e Atendimento Presencial  

Não podemos esquecer que muitos leads ainda procuram a instituição pelos canais tradicionais como o atendimento telefônico e o atendimento presencial. Não podemos deixar esses canais de fora do CRM Educacional. A equipe que realiza este atendimento presencial ou telefônico precisa registrar as principais informações no CRM, tais como: Nome, e-mail, telefone, curso de interesse, etc.  

Também é importante registrar as informações sobre este atendimento. Como foi o contato? Foi somente o esclarecimento de dúvidas? O interessado pareceu confuso? Interessado? Empolgado? Desconfiado? Irritado? Tudo isso é muito importante estar dentro do CRM, bem como um breve resumo sobre o que foi falado naquele contato.  
 

Ações externas em empresas e escolas 

Quantas parcerias são estabelecidas entre e a instituição e empresas da região e escolas particulares que atuam na região? Muitas vezes, quando não há o gerenciamento adequado dos leads gerados por essas ações, os investimentos financeiros e os esforços realizados nessas ações são submensurados.  

O CRM Educacional possui recursos que permitem o cadastro das empresas e escolas que são conveniadas com a instituição e recursos que facilitam o registro de leads gerados nessas ações. Que tal cadastrar as pessoas que demonstram interesse durante uma abordagem dentro da sala de aula usando um aplicativo no celular ou num tablet? Usando o nosso CRM adequadamente, a equipe não perderá mais tempo com retrabalhos ou com o cadastro posterior daquelas fichas de interesse que são feitas manualmente.  

Eventos de Captação  

Se a sua instituição promove eventos direcionados à captação de novos alunos, é importante saber que você pode usar as fichas de inscrição disponíveis no CRM para gerenciar os participantes destes eventos, definir réguas de comunicação automatizada e, principalmente, controlar quantos leads são gerados por essas ações. Uma vez que os leads demonstram interesse na participação deste evento por meio da sua inscrição, o CRM é capaz de identificar quais leads são resultado de cada evento de captação e também permite automatizar a estratégia de relacionamento pós-evento, aumentando as taxas de conversão e diminuindo o custo de aquisição de novos alunos por meio destas ações. 

Importações 

Se a instituição possui planilhas com dados de leads das campanhas anteriores, por exemplo, podem aproveitar os recursos existentes para importar essas planilhas e guardar esses dados no CRM Educacional. É muito fácil importar uma planilha CSV ou diretamente do Excel. Aliás, O nosso CRM utiliza a plataforma do Microsoft Dynamics e por isso, muitos recursos potencializam o gerenciamento de dados facilmente entre o CRM Educacional e o Excel.  

Como analisar estes dados?  

Agora que você já descobriu como o CRM Educacional ajuda no gerenciamento dos diferentes canais de leads da campanha de captação de alunos, saiba que além de toda a automação de relacionamento que a ferramenta permite, é muito fácil compreender a performance de cada um desses diferentes canais na campanha.  Você consegue analisar através de dashboards, relatórios e indicadores prontos para te ajudar a compreender estes dados e gerenciar sua campanha de captação.  

Saiba facilmente quantos leads sua instituição está gerando por campanha, qual a taxa de conversão desses leads em inscrições e matrículas, qual a performance por canal, curso de interesse, etc. Um dos relatórios mais usados no CRM Educacional é o ROI de Campanhas Digitais, que indica quantas inscrições e quantas matrículas são oriundas de mídias pagas nos canais digitais.  

E se o CRM Educacional não possuir o relatório específico que você precisa, não tem nenhum problema. Ele permite que o próprio usuário construa os Dashboards que quiser, de uma forma muito simples e amigável, sem que precise ter conhecimentos avançados ou específicos da tecnologia. 

Regras de Detecção de Duplicidades 

Além disso, o CRM Educacional ajuda a resolver (ou minimizar) outro problema enfrentado neste processo de gerenciamento de leads: as duplicidades. Cada pessoa deve ter um registro único e por isso, há alguns recursos de detecção de duplicidade, para facilitar a higienização periódica da base de dados, com recursos de automação de análise e gerenciamento dos dados duplicados.  

Agora que você já conhece um pouco mais sobre como o CRM Educacional ajuda sua instituição a gerenciar melhor os leads gerados na campanha de captação, não esqueça de algo super importante, além de conectar cada um desses canais com o CRM Educacional: a equipe da instituição precisa praticar a cultura da gestão do relacionamento e não pode deixar de registrar os leads que vierem na instituição de forma espontânea e todos os outros meios que não forem possíveis de automatizar.  

Além disso, é muito importante que a equipe seja treinada no uso do CRM Educacional e que seja incentivada a registrar adequadamente todas as informações que são relevantes e que essa prática se torne uma nova cultura na equipe responsável por esse processo. Dessa maneira, sua equipe terá condições de otimizar ainda mais os resultados dos esforços e dos investimentos com o apoio das tecnologias empregadas no CRM Educacional, com a automação proporcionada durante todas as etapas da jornada de captação. 

Sobre o autor:
Augusto Guimaraes
Consultor especialista em tecnologia para gestão de relacionamentos na educação e faz parte da equipe de negócios na CRM Educacional. Tem o compromisso de transformar inscrições em matriculas e matrículas em diplomas. Formado em Gestão de Marketing pela Universidade Anhembi Morumbi, possui 10 anos de experiência em CRM, sendo os últimos 6 anos dedicados em ajudar as instituições de ensino do Brasil com Captação, Retenção e Fidelização de alunos.
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