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Como melhorar as taxas de conversão em uma ou mais fases do funil

Em uma campanha de captação de alunos, o foco deve ser preencher o maior número de vagas da sua instituição, correto? Mas existem algumas etapas que antecedem a fase da matrícula, e em cada uma delas o desafio é diferente. 

Essas etapas são as fases do “Funil de Captação de Alunos” que também pode ser chamado de funil de vendas ou funil de marketing. Ele é uma representação gráfica do caminho que os potenciais alunos percorrem. Além disso, ele tem o objetivo organizar estas fases e te ajudar a entender, administrar e interferir na taxa de conversão. Que é a relação entre o número de candidatos que chegam em um estágio e conseguem evoluir para o próximo estágio do Funil. 

Como o número de pessoas que procuram (visitantes) pela sua instituição é muito maior do que o número de alunos efetivamente matriculados, esta ferramenta é representada por um funil. 

Considerando a ideia de um funil, esses potenciais alunos passam por diferentes etapas. Esta jornada se inicia no momento em que os possíveis alunos tomam conhecimento da sua instituição até o momento da efetivação da matrícula. Quanto mais próximos da matrícula, mais próximos do objetivo final de conversão eles estão. 

Quando fazer a conversão

O momento crucial para que esta conversão seja feita, é a transição de uma fase para outra, como por exemplo na passagem de um lead que se inscreveu no vestibular, para o pagamento da taxa e posteriormente, sua presença na prova ou, ainda, na evolução de um aprovado até sua matrícula. Se em cada momento de transição este lead não estiver certo em escolher a sua IES, provavelmente irá desistir e procurar, na concorrência, o que não encontrou com você. 

Por isso, a importância de conhecer todo o funil, para que a sua instituição consiga desenvolver, administrar e implementar as melhores estratégias de conversão em cada fase. 

Observe o funil que ilustra essa desistência dos alunos no meio do processo: 

Funil de Captação de Alunos

O segredo para aumentar seus resultados da captação de alunos

Ao longo do processo de captação de alunos, você tem acesso a alguns números extremamente importantes. Como por exemplo os que mostram a quantidade de leads presentes em cada uma dessas fases (ex: Inscritos, Avaliados, Convocados, Matriculados) e as perdas durante as transições que citamos acima. A partir destes números, você deve analisar e embasar suas futuras ações para solucionar os gargalos apresentados pelo seu funil. É por meio dessas informações que você consegue identificar onde precisa direcionar seus esforços para fazer com que mais alunos cheguem até a matrícula. 

A grande sacada para aumentar os resultados é aumentar sua taxa de conversão de uma fase para outra. Dessa forma, você não precisará fazer grandes investimentos para atingir e conquistar mais alunos. Pois será possível aumentar sua conversão trabalhando melhor os inscritos (leads) que já está em processo de captação. 

A taxa de conversão, é uma métrica muito utilizada para medir os resultados, principalmente no Marketing Digital. Ela serve como um termômetro para entender a eficiência das suas estratégias e saber quanto tempo demora para que um lead passe por cada etapa do funil de vendas. Ou seja, quanto tempo ele leva para passar de lead para lead qualificado, de lead qualificado para inscrito, de inscrito para avaliado, de avaliado para convocado e de convocado para matriculado. 

Agora que você já sabe o que a taxa de conversão, vamos entender como a sua instituição pode aumentá-las. 

Como aumentar minha taxa de conversão com menos esforço e investimento?  

Você consegue este resultado trabalhando seu relacionamento com o inscrito, acompanhando-o e até mesmo conduzindo-o até a matrícula. Sem deixar que ele tenha dúvidas ou receios em sua decisão. Para isso, você atingirá os melhores resultados com um CRM, ferramenta que gerencia seus relacionamentos e automatiza seus processos. 

Pegaremos como exemplo a seguinte régua: Inscritos » Avaliados » Presentes » Matriculados

Repare que não citamos os aprovados, já que é uma fase que a instituição não tem poder, pois é dependente do conhecimento do candidato. 

Vamos por partes… 

Inscritos » Pagos 

Esta fase é bem delicada, já que está muito passível a perdas pois o envolvimento que o lead tem com a IES é muito baixo. É fácil imaginar que após a descoberta de sua necessidade, o interessado logo comece sua maratona de inscrições, escolhe uma área e se inscreve nas IES’s que oferecem aquele curso. Por isso você deve conquistar esse possível aluno e caminhar ao seu lado até o pagamento da inscrição. O que não significa que já tenha conquistado este candidato, mas já aumenta as chances dele evoluir na sua régua de relacionamento. 

Além do relacionamento, outro diferencial muito poderoso que você pode oferecer ao candidato é facilitar o pagamento da taxa do vestibular. 

Mas como fazer isso? 

Simples. Com o CRM Educacional, você proporciona ao candidato várias opções de pagamento como: cartão de crédito, débito e boleto, integrado à ferramenta. Isso otimiza e dinamiza o processo, tornando-o mais ágil e eficaz. 

Ações para converter nessa fase: 

Aqui você apresenta para o lead como será seu relacionamento com ele ao longo de sua vida letiva. Então é bom caprichar para passar uma boa impressão logo de cara. 

Como já dissemos, o segredo é se relacionar com o lead ou, no caso, futuro aluno. Então, esteja sempre presente em todos os momentos deste interessado. Assim que ele concluir a inscrição no vestibular, esteja preparado para saudá-lo, quem não gosta de ser bem recebido não é mesmo? 

Para isso, você pode usar as alternativas oferecidas pelo CRM Educacional, como por exemplo o envio de E-mail, SMS e notificação de WhatsApp. Isso tudo automaticamente, sendo que sua preocupação é apenas criar o conteúdo desta mensagem. Além de fazer algumas segmentações (tema para outra conversa) e a ferramenta se encarrega do restante. 

Ok, seu interessado já foi recebido. E agora? Continue próximo a ele, já que o seu intuito é mantê-lo junto a você por no mínimo 4 anos, certo? 

Deixe que o CRM Educacional envie as comunicações com lembretes de pagamento, as melhores horas para fazer pagamentos online, dicas para pagamento com cartão de crédito e débito, pelo celular, etc. 

Será que todas as Instituições de Ensino oferecem essa atenção aos seus futuros alunos? 

Será que isso afetaria na escolha de um possível aluno? Com certeza. 

Inscritos » Presentes  

Como fazer para que seus inscritos pagos estejam presentes na prova de vestibular? Qualquer um que não tenha experiência no mercado educacional sabe que mesmo se o candidato já pagou a inscrição não quer dizer que ele estará presente na prova do vestibular. 

Principalmente porque o mercado brasileiro apresenta uma oferta muito grande de cursos superiores. O que dá aos possíveis alunos mais opções de IES’s que podem atender às suas necessidades. Por isso, precisamos trabalhar cada um destes interessados para convencê-los de que a sua IES é a melhor opção para ele. Dessa forma você estará blindando os seus candidatos da concorrência. 

Então antes de mais nada precisamos entender os motivos que levam um candidato a deixar de comparecer a uma prova que já está paga. É importante lembrar também que o fato de um candidato estar presente na prova de vestibular, (seja ela na instituição de ensino ou online) não quer dizer que ele se tornará um aluno. Ele ainda precisa ser aprovado e evoluir ainda mais no funil de captação de alunos.  

Nenhuma ação surtirá efeito caso você não compreenda estes motivos, pois você irá intervir justamente nas dúvidas e inseguranças deste candidato. Vou te mostrar 3 fortes motivos para que um candidato não compareça ao dia da prova de vestibular. Vamos lá: 

Insegurança

Um fator que gera insegurança no candidato é o fator financeiro. Se a família deste possível aluno tem poucos recursos por exemplo e está se esforçando para garantir o estudo do seu filho. É muita responsabilidade para um jovem, não é mesmo?  

E se esse candidato não estudou em escola de ensino médio de boa qualidade? Com certeza faltará segurança para sua entrada no ensino superior. Ou ele pode até mesmo estar em dúvida se essa é realmente a melhor escolha para a vida dele. Enfim, estes são apenas algumas das inseguranças que podem vir à tona no dia que antecede a prova do vestibular, trazendo motivos para o candidato desistir da prova. 

Concorrência 

A situação do mercado educacional brasileiro não é novidade para ninguém: o número de ofertas está extremamente alto. 

Isso reflete na sua captação de alunos de diversas formas. Pode ser que seja na disputa por profissionais, investimento e principalmente por alunos, que são a principal fonte de renda de uma IES. Isso quer dizer que enquanto você não se mexe, enquanto você está esperando por um novo aluno, outra IES está trabalhando para conquistá-lo. E claro, com tanta disputa assim, o candidato tem o conforto de escolher aquela que mais o conquistar. 

Inscritos » Matriculados 

O que você faz com os candidatos aprovados no vestibular?  

Tendo em vista a perda que ocorre na transição de candidato aprovado para aluno matriculado, vamos discutir um pouco sobre as causas desse movimento de desistência.  

O momento da aprovação é muito positivo para um candidato. Mostra que seus estudos não foram em vão e abriram portas importantes que podem mudar a sua vida. Muitas vezes, só de sentir que ele não é apenas um número, que será bem recebido, já é o suficiente para ele tomar sua decisão. 

Presentes » Matriculados 

Aqui mais uma vez esbarramos na concorrência acirrada existente no mercado educacional brasileiro. Um candidato que passou e foi aprovado em todas as etapas acima em outra IES além da sua e, além do mais, também foi aprovado na prova, ainda corre um grande risco de deixar você. 

Então não pare de convencê-lo de que você é a melhor opção para ele. 

Em meio a essas mensagens “virtuais”, você ainda poderá fazer contatos ativos por telefone já que o CRM Educacional também cria listas e filas para esse tipo de atividade, agendando ligações para cada candidato, o que auxilia a equipe de Call Center e traz mais assertividade e velocidade no contato realizado. 

Como você pôde perceber, o CRM Educacional te traz uma infinidade de alternativas para te auxiliar a conquistar seu futuro aluno. Todos esses contatos afetam diretamente na decisão do interessado, o que reflete diretamente na sua taxa de conversão. Dessa forma, você aumenta sua captação de alunos trabalhando com o mesmo número de inscritos que já consegue atrair. 

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Sobre o autor:
Jade Nascimento
Analista de Marketing Digital na CRM Educacional.
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