Tenho dificuldade para gerenciar as visitas e as agendas

A principal preocupação das instituições de ensino básico deve ser a forma como atende seus potenciais alunos, sendo eles pais e responsáveis. Principalmente, proporcionando a melhor experiência possível.  

Quando falamos de relacionamento que aconteça de forma eficaz e organizada com seus potenciais e atuais alunos da sua instituição. Por isso uma plataforma de atendimento omnichannel (estratégia de comunicação multicanal) e uma régua de relacionamento são muito bem recomendadas. 

Só que para usar estas ferramentas e executar um atendimento, com qualidade, é preciso que a sua IE esteja organizada e preparada em alguns aspectos. Como por exemplo: 

Pontos principais

• Organizar e preparar a sua equipe de atendimento; 
• Mapear todos os processos de atendimento; 
• Cumprir os prazos acordados; 
• Registrar todas as interações com os potenciais e atuais alunos; 
• Fazer com que o nível de atendimento seja incrível e supere as expectativas; 
• Certificar que todos os sistemas necessários estejam integrados, para que as buscas por respostas sejam rápidas e consequentemente as respostas fornecidas. 

No cenário do Ensino Básico, o processo de Captação de Interessados possui várias etapas de relacionamento e interação. Que permeiam desde o contato inicial dos Pais/Responsáveis até a finalização da matrícula pelos mesmos. Se desenrolando entre contatos telefônicos, e-mails, e outros meios de comunicação. 

Geralmente, o processo se inicia através do preenchimento de um formulário de contato, que grava as informações no sistema para um atendimento posterior. E assim a coleta desses dados ajuda a instituição de ensino a conhecer e entender as necessidades de cada lead.  

Após essa etapa, temos o Agendamento de Visitas, um passo muito importante para os responsáveis pelo aluno. Que possibilita uma visita ao colégio com o intuito de conhecer as instalações, os professores, a metodologia de ensino e o plano pedagógico. 

Nesse ponto, a instituição trabalha de forma ativa para que os potenciais clientes possam agendar uma data para comparecimento à instituição. Ou para uma reunião online, visto que estamos em um cenário de pandemia e esse contato presencial possa se tornar inviável. 

Para que o colégio consiga captar esse interessado é necessário que essa etapa funcione de forma assertiva e pontual. Mas é aí que temos um desafio. O gerenciamento das visitas, esse controle requer a organização e gerenciamento de alguns aspectos como unidades disponíveis, disponibilidade das equipes. E até mesmo o atendimento em suas respectivas unidades.  

Como o CRM Educacional para Ensino Básico pode melhorar seu Processo? 

No sentido de apoiar e facilitar essa tarefa, o CRM Educacional para Ensino Básico, que é o nosso produto desenvolvido e customizado para colégios. Contém recursos que auxiliam no gerenciamento e agendamento das visitas. Como por exemplo, o Formulário de Interesse que, com apenas o preenchimento de alguns campos a escola consegue obter informações a respeito dos responsáveis e seus dependentes. Podendo ainda permitir que o mesmo possa sugerir algumas datas e horários a serem escolhidos para a visita.  

Esse Formulário pode ser facilmente personalizado para atender as necessidades e especificidades de cada instituição. Aumentando a chance de captura de dados desse interessado, melhorando a qualidade da informação e dando insumos e suporte para a tomada de decisão. 

Com a devida utilização do Formulário de Interesse, as informações dos seus Interessados são automaticamente computadas e armazenadas diretamente no CRM Educacional para Ensino Básico. Conseguindo então segmentar por unidade de interesse, série, dentre outras informações. Qualificando e personalizando as interações de forma simples, objetiva, intuitiva e prática. Permitindo que todos os membros da equipe de atendimento tenham acesso e sejam atualizados a cada movimentação do lead. 

Régua de relacionamento

Além de todas essas possíveis personalizações, o CRM Educacional para Ensino Básico possui funcionalidades que possibilitam o cliente integrar os formulários aos seus canais de atendimento. Além disso, configurar interações com chatbots, redes sociais, serviços de troca de mensagens, dentre outros recursos melhorando ainda mais seu processo de relacionamento. 

Dentre os diversos recursos desse módulo existem as Réguas de Relacionamento, que são um conjunto de fluxos e processos, direcionadas ao controle de agendamentos que facilitam então a comunicação entre o colégio e os responsáveis, auxiliando a gestão e o controle das agendas, confirmação de presença, reagendamento de visitas e etc. 

Um dos principais diferenciais nesse aspecto são os serviços e recursos de agendamento que permitem a instituição controlar, monitorar e gerenciar todos os processos de visitas. Além de reuniões pedagógicas, matrículas, dentre outras possibilidades. 

Como gerenciar e acompanhar esse processo no CRM Educacional para Ensino Básico? 

Uma das principais dores no processo é visualizar e gerenciar visitas e agendas de forma a facilitar a tomada de decisão. E permitir a atuação de forma pontual e em tempo hábil para a alteração e mudanças ao longo do processo de captação dos alunos. 

Sendo assim, além dos recursos anteriormente citados, o CRM Educacional para Ensino Básico conta com diversos relatórios de acompanhamento e dashboards. Que possibilitam a gestão de indicadores operacionais e gerenciais em tempo real. 

Utilizando o CRM Educacional para Ensino Básico, o desafio de gerenciar visitas e agendas passa a ser um processo mais estruturado, eficiente e de fácil organização. Trazendo assim resultados expressivos para sua instituição. 

Se ficou interessado e deseja conhecer mais sobre o CRM Educacional para Ensino Básico, venha conversar com um dos nossos consultores de captação de alunos.  

Nós podemos te ajudar a trazer sua instituição para esta realidade que você acabou de ler.