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Transformação Digital na captação de alunos. O que a sua IE tem feito?

Transformação Digital na captação de alunos. O que a sua IE tem feito?

Publicado em 29 julho 2020 e escrito por

Tradicionalmente o processo de captação de alunos, especialmente as etapas de inscrição, avaliação e matrícula, raramente acontecem de forma digital. Filas, papeis e processos 100% presenciais ainda são situações bastante comuns na jornada do candidato, da inscrição até a matrícula.  

Em uma realidade cada vez mais ágil, a Transformação Digital do processo de captação de alunos deixa de ser um diferencial e passa a ser essencial para garantir melhores resultados em qualquer Instituição de Ensino. 

 Mesmo antes do distanciamento social que estamos vivendo em 2020, já existiam Instituições de Ensino atentas às mudanças necessárias para tornar a jornada do candidato um processo mais prático, cômodo e intuitivo.  Essas IE certamente se viram numa posição menos desconfortável se comparadas àquelas que até então não haviam tido nenhuma evolução neste assunto. Quer saber como sua IE pode seguir este mesmo caminho? Entenda a seguir! 

COMO A NOVA REALIDADE PODE ACELERAR A MUDANÇA? 

Em consequência da pandemia causada pelo Covid-19, tornou-se ainda mais evidente e urgente a necessidade de repensar processos que até então fluíam quase que totalmente por meios físicos, considerando agora as restrições em relação a procedimentos que envolvem comparecimento presencial durante o processo de captação de alunos

 Com isso, as Instituições de Ensino passaram a revisitar o processo de relacionamento comercial e toda a estrutura das etapas da captação de alunos, visando amenizar os impactos trazidos pelo distanciamento social. Ou seja, muitas IE se viram diante da necessidade de iniciar um processo de Transformação Digital na captação para se manterem atrativas para seus candidatos.  

MAS AFINAL, O QUE É TRANSFORMAÇÃO DIGITAL? 

Para realizar essa adequação, é necessário ter em mente que ao contrário do que se pode imaginar, a Transformação Digital não significa simplesmente utilizar softwares, ferramentas e equipamentos tecnológicos em alguns ou diversos processos de uma empresa. Este processo consiste principalmente em uma mudança de mentalidade e de cultura organizacional que se utiliza da tecnologia e suas possibilidades como um meio para ser viabilizado. O objetivo é melhorar a experiencia dos clientes e otimizar produtividade e resultados esperados.  

É importante ressaltar também que esse movimento não é algo exclusivo para empresas de tecnologia ou para um mercado específico e é totalmente possível que uma Instituição de Ensino embarque neste processo.  

A CRM Educacional dispõe de opções que podem ajudar as Instituições de Ensino durante essa jornada de mudanças. Com foco em melhorar as rotinas de captação nas IES e também as etapas percorridas pelo candidato, da inscrição até a matrícula, pensamos em soluções, como por exemplo o Vestibular Digital que visam aperfeiçoar a experiencia do candidato e otimizar a rotina dos colaboradores que participam das diversas etapas do processo de captação. 

POR ONDE COMEÇAR? 

A transposição para o digital leva em consideração alguns princípios básicos. É imprescindível que seja feito um planejamento estratégico das ações a serem executadas, além de trabalhar com todos os colaboradores, a mudança cultural na IE para uma mentalidade digital — a começar pela gestão — e garantir que se tenha uma boa infraestrutura de ferramentas e tecnologias durante o percurso.  

Pense na experiencia do cliente 

Compreender os pontos críticos da jornada do aluno e agir para melhorá-los é imprescindível e deve ser o pensamento número um de qualquer Instituição de Ensino que deseja atingir bons resultados e aumentar a sua conversão de leads em matrículas.  

Especialmente num contexto de pandemia, é importante se colocar no lugar do candidato, percorrer o caminho trilhado por ele e ouvir quais são os pontos que podem ser tidos como obstáculo para que ele conclua as etapas do processo seletivo da sua IE. Com o CRM Educacional, é possível melhorar entre outros pontos dessa jornada por exemplo, o processo de relacionamento com os candidatos através do atendimento omnichanel e régua de relacionamento automatizada, para melhor comunicação com candidatos. Também é possível que o processo de inscrição seja feito por meio de uma ficha de inscrição intuitiva e simplificada com preenchimento por etapas, conforme a evolução na jornada do candidato.                

Repense o seu modelo de operação 

            Ter um modelo de operação que otimize o trabalho das equipes é um tópico essencial, e há momentos que é necessário analisá-lo para realizar os ajustes necessários a fim de otimizar o dia a dia dos colaboradores da sua IE. Reduzir o tempo gasto com situações burocráticas e de baixo impacto ao negócio, irá aproximar a sua equipe do objetivo de garantir alunos matriculados e satisfeitos. Com isso, também será observado um aumento da produtividade da sua operação.  

Um exemplo prático  desse modelo seria a possibilidade da equipe de relacionamento com candidatos se apoiar nos indicadores gerados por um modelo preditivo, baseado em Inteligência Artificial, para direcionar as ações de comunicação e relacionamento de acordo com a probabilidade de um candidato realizar a avaliação ou comparecer para a matrícula, como acontece com o Lead Scoring desenvolvido pela CRM Educacional.  

Outro exemplo seria a possibilidade de utilizar no processo de pré-matrícula, o aceite de contrato digital, além do envio da documentação solicitada por meio da ficha de inscrição do CRM. Desta forma, reduz a necessidade de fluxo de papeis e pessoas e a gestão desses documentos se torna mais ágil para o candidato e para os colaboradores envolvidos nessa etapa. 

Revisite o seu modelo de negócio 

Entender que há momentos que o modelo de negócio precisa ser revisto não significa dizer que necessariamente deve ser substituído. Por vezes, uma alteração no modelo de negócio significa somente a utilização de recursos digitais ou procedimentos que não existiam antes.  

Mas não se esqueça da importância do engajamento da organização para a mudança cultural e que sozinhos, estes recursos digitais não promovem a Transformação Digital, combinado? É possível por exemplo que o modelo presencial seja estudado e redesenhado de forma a ser replicado num formato online.  

Para ilustrar, imagine possibilitar que o vestibular seja feito presencialmente no campus da sua IE mas também seja possível de ser feito de forma remota a partir de um computador ou dispositivo móvel de onde o candidato estiver? Este cenário é viável pela ficha de inscrição da CRM Educacional por meio do Vestibular Digital com os recursos de Redação e Prova Objetiva Online

Com isso, caro leitor, quero dizer que ambas as alternativas — presencial e remoto — podem coexistir de forma a ampliar o alcance do seu processo seletivo atingindo um maior número de candidatos. Ou seja, ao revisitar o seu modelo de negócio é possível viabilizar um modelo mais bem adaptado as necessidades do seu público e, portanto, mais eficaz. 

QUANDO COMEÇAR? 

Comece o quanto antes. Aproveite todas as dicas que separamos para você e faça o planejamento da sua Instituição agora mesmo. Através de ações como essas você certamente irá perceber uma maior sinergia entre áreas, processos e resultados.  

É importante que este processo não seja visto como algo de responsabilidade da área de TI ou de alguma outra área isolada na sua Instituição, mas sim como um compromisso de todas as áreas. Dessa forma, com integração e cooperação, será conferida maior agilidade ao processo de mudança que certamente terá uma eficiência muito maior e trará resultados melhores e mais rápidos. 

Como tem sido a relação entre offline e online aí na sua Instituição? Você sabia que a CRM Educacional pode te ajudar a promover a Transformação Digital e ajudá-lo a potencializar os resultados da sua captação? 

Para saber mais, entre em contato com a gente. 

Produzido por Thais Carvalho, Customer Success na CRM Educacional.

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