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10 sinais de que você precisa de um CRM para instituição de ensino

10 sinais de que você precisa de um CRM para instituição de ensino

Publicado em 19 junho 2015 e escrito por

Sua instituição usa os mesmos processos para captar alunos há vários anos? A gestão é muito conservadora? Você tem dificuldade em demonstrar valor nas ações digitais que poderia implementar? Você sofre com a dependência de outros setores para mudar processos e testar hipóteses que possam trazer melhores resultados? Se você respondeu sim para alguma destas perguntas, provavelmente sua IES parou no tempo e você precisa de um CRM para instituição de ensino.

As questões que levantei acima são extremamente comuns no cenário educacional brasileiro, onde boa parte das IES’s particulares ainda passam por um processo de modernização em suas práticas de gestão. Muitas delas estão sob a gestão da primeira ou segunda geração dos fundadores, o que pode ser muito positivo, já que contam com um vasto conhecimento no ramo da educação e adquiriram uma grande experiência em gerir uma instituição.

Por outro lado, alguns destes gestores, presos a aquela máxima de “sempre fizemos assim e sempre funcionou” não percebem que o mundo mudou, as pessoas mudaram e as práticas de gestão precisam ser modernizadas. Então, se você trabalha em uma instituição com algumas ou todas estas características, você deve se deparar com este tipo de pensamento todos os dias. E eu entendo que é uma tarefa desafiadora convencer seu gestor a repensar processos que “sempre funcionaram”, quebrar alguns paradigmas, trocar algumas pessoas e, principalmente, investir em novas tecnologias, mas isso faz parte do seu trabalho.

Adesão de novas soluções de captação de alunos – CRM para Instituição de Ensino

Preciso te adiantar que antes mesmo de pensar em vender a ideia de uma nova ferramenta para seu mantenedor, deve pensar nas demais áreas da sua instituição que estão envolvidas no processo de captação de alunos. Eles também precisam enxergar valor nessa nova solução para que possam se tornar seus aliados.

Como você bem sabe, uma instituição de ensino particular sobrevive da mensalidade de seus alunos. Claro que existem outros fatores, mas são os alunos e novos alunos que fazem sua instituição existir. Pela importância e grandiosidade que o processo de captação de alunos possui, ele acaba sendo particionado entre vários setores que, por sua vez, contribuem com sua respectiva expertise. O problema deste modelo de trabalho é que as ações ficam “departamentalizadas”, o que torna o trabalho extremamente burocrático e dificulta a troca de informações e a “passagem de bastão” entre este setores.

 

Caso os resultados não estejam tão bons, tenho certeza que este texto falará muito sobre seus desafios diários e acredite: eu te entendo e posso te ajudar. Convencendo as demais equipes da sua IES que o processo de captação pode ser mais poderoso e inteligente, você terá mais facilidade para implementar um sistema CRM para instituição de ensino e poderá colher resultados muito melhores.

Agora você deve estar pensando: como vou convencer o pessoal da comissão de processo seletivo de que precisamos mudar? Como vou convencer o pessoal da TI (informática) que temos que instalar outro sistema? E o que vou falar pro meu diretor de marketing ou pro meu mantenedor?

Na verdade não existe segredo, tão pouco fórmula mágica para convencer os outros setores da sua IES de que vocês precisam de um sistema CRM para instituição de ensino! Apenas evidencie os pontos fracos do seu processo de captação. Ainda não está claro quais são? Continue lendo este texto e descubra os 10 sinais!

10 sinais de que você precisa de um CRM para Instituição de Ensino

É claro que você busca conquistar melhores resultados na captação de alunos da sua instituição de ensino e existem várias técnicas e metodologias que podem te auxiliar nesse objetivo. Mas se você vive algumas das situações abaixo você pode até pesquisar mais técnicas, mas certamente voltará à um sistema CRM para instituição de ensino. Veja se acontece com você:

1 – Dependência de outras áreas para personalizar suas campanhas e ficha de inscrição

Se você é um profissional de marketing, tenho certeza que está sempre em busca de novas soluções para seus problemas antigos, não é mesmo? Seja para melhorar sua ficha de inscrição, pagamento da taxa de inscrição ou até mesmo para saber se um candidato aprovado foi matriculado. Quando você finalmente encontra uma “luz no fim do túnel”, sente aquela sensação ótima de que a próxima campanha de captação será um sucesso! Mas é só lembrar que para implementar qualquer coisa, você depende da TI ou pior ainda, de um terceiro, sua sensação é imediatamente diluída por essa burocracia.

Quanto tempo suas ideias demoram para sair da gaveta? Elas realmente saem um dia? Hora de mudar isso! Um sistema CRM para instituição de ensino especializado te da a capacidade de personalizar seu processo de captação de alunos, suas campanhas, sua ficha de inscrição, seu call center e tantas outras necessidades de forma simples e rápida, excluindo a necessidade de envolver outras áreas para atender suas demandas.

2 – Má comunicação entre os setores envolvidos no processo de captação de alunos

CRM para instituição de ensino

Eu ainda não explorei por completo esse tema e gostaria de ir um pouco mais a fundo.

Por que essa situação é tão alarmante? Bom, existem dois pontos críticos relacionados à departamentalização dos processos de captação: a dependência e o relacionamento delicado entre os setores.

A partir do momento em que você não tem liberdade ou conhecimento suficiente para colocar algo em prática, o processo perde muito em agilidade. Vamos usar a relação TI x Marketing.

Em grande parte das IES, tudo o que envolve tecnologia diz respeito à TI. O que quer dizer que se você pretende implementar alguma melhoria em sua ficha de inscrição, por exemplo, não basta “colocar as mãos na massa”, tem que fazer uma solicitação para a equipe responsável e aguardar até que eles consigam atender à sua demanda. Burocrático não?

É aí que entra o segundo fator que citei à cima: o relacionamento entre os setores. É natural que cada área dê prioridade as suas demandas internas e ao que está em suas metas. Também é natural a falta de proximidade dos profissionais de áreas diferentes. Tomando como exemplo novamente o TI e o Marketing, enxergamos nitidamente a pouca sintonia entre essas duas áreas na maioria das instituições do país. Agora pense comigo: neste caso, um profissional de marketing não consegue testar suas hipóteses a fim de melhorar os resultados de captação, pois é a TI que cuida da tecnologia dentro de uma IES. O problema vai além da dependência de terceiros. A questão é ver seus resultados condicionados à uma relação tão delicada.

Essa burocracia pode te fazer perder o timing de evolução de um candidato, o que certamente pesará na hora em que ele for decidir em qual IES estudar.

Com um sistema CRM para instituição de ensino você conta com uma ferramenta única que abrange todas as fases do processo de captação de alunos e isso significa que todos os envolvidos podem utilizar a mesma solução, trazendo mais agilidade e confiabilidade para o processo.

3 – A mensagem certa no momento certo

CRM para instituição de ensino

Aproveitando o gancho do tópico anterior quero falar um pouco sobre esse tal “timing”. São vários os fatores que podem te levar a perder o tão falado “timing”, incluindo o que citei à cima, mas afinal, o que é timing?

Esse termo pode ser usado em várias situações e em vários segmentos mas neste caso estou utilizando para me referir ao tempo em que um candidato precisa (e deseja) ser atingido por suas ações.

Um aluno potencial atravessa várias etapas até que se matricule em uma IES e em cada momento de decisão existe uma mensagem apropriada para ele. Se a sua comunicação é genérica e não respeita o timing de cada candidato, lamento dizer que você está gastando seu tempo e seu dinheiro. Agora, se você consegue identificar a situação de cada futuro aluno, no timing de sua decisão e tem a capacidade de fazer uma comunicação assertiva, dando a ele as informações que ele precisa, no intuito de evoluí-lo rumo à matrícula, você está no caminho certo.

Com um sistema CRM para instituição de ensino é isso que você terá! Identificar o momento de um candidato e programar ações automáticas a partir do conhecimento prévio das etapas de decisão do aluno. Uma ferramenta CRM especializada no mercado educacional, pode te oferecer soluções como o Funil de Conversão de Alunos e a Régua de Relacionamento, que certamente transformarão completamente a captação de alunos da sua IES, já que suas ações serão feitas no timing ideal para converter um candidato e um aluno.

4 – Comunicação genérica

Já ouviu falar de personas? E buyer personas? Pois não é de hoje que vejo a mesma comunicação sendo feita para um candidato de medicina e para outro de letras, por exemplo.

A mesma mensagem é dirigida para um interessado com uma boa situação financeira e para outro que deseja utilizar financiamento estudantil.

Será mesmo que este tipo de ação traz resultados?

Gosto de tratar este caso como se fosse um tiro no escuro: como não sabemos exatamente no que estamos atirando, qualquer acerto é uma bala perdida, daquelas que não se sabe como fazer de novo.

Se você acompanha nosso Blog sabe que bato muito na tecla da assertividade, do “tiro certeiro no alvo”. Por isso, pense comigo: te incentivo muito a fazer um estudo profundo das personas da sua instituição, pois cada perfil de candidato enfrenta desafios e necessidades diferentes, e precisa de um diálogo de acordo com suas dúvidas.

Essas informações valiosas te ajudarão muito a entregar o que um candidato precisa em cada etapa do funil, derrubando a barreira que o impede de avançar no processo de captação.

A persona aplicada ao Funil de Captação de Alunos te ajuda a identificar o momento de candidato. A partir daí você pode elaborar as mensagens de acordo com as necessidades apresentadas em cada fase e automatizá-las com auxílio da Régua de Relacionamento.

5 – Ficha de inscrição engessada e não integrada

Falei muito sobre relacionamento até aqui, mas para conseguir se relacionar com seus candidatos, primeiro você precisa saber quem são eles!

Existe um grande fator que traz muita dor de cabeça aos gestores de marketing, um item que que pode colocar em risco o sucesso de uma campanha de captação: a ficha de inscrição. Você pode ter feito uma campanha de atração de interessados incrível e ter utilizado de maneira esplêndida as mídias que estavam ao seu alcance. Mas todo esse trabalho pode ir por água abaixo caso sua ficha de inscrição não esteja atrativa aos seus futuros alunos. Na verdade ela pode expulsá-los.

Ok, mas vamos supor que sua ficha de inscrição é atraente e adequada ao seu público alvo, integrada as redes sociais e muito simples de preencher. Em muitas IES, os dados dos candidatos cadastrados na ficha de inscrição não vão para o marketing (ou para um CRM), o que seria o natural e o mais inteligente, mas sim para a um sistema de inscrição que foi feito e é mantido pela equipe de TI ou um terceiro. Como eles são os responsáveis pela parte de tecnologia da instituição, e adivinha só, a ficha de inscrição está incluída nessa lista, eles acabam sendo os guardiões deste sistema. Mais uma vez temos um cenário de dependência no processo de captação, isso sem falar que também dependeria mais uma vez da TI caso desejasse personalizar sua ficha de inscrição de alguma forma. Neste cenário você depende da TI para gerar uma lista para enviar email, enviar SMS, fazer ligações no call center… Sua vida está entre a TI e o Excel!

Mais um indício de que sua IES precisa de um sistema CRM. Tenha total controle das ferramentas que compõem o processo de captação de alunos e tenha acesso à todos as informações de cada fase da sua campanha.

6 – Pagamento burocrático da taxa de inscrição no vestibular

CRM para instituição de ensino

Pois bem, é fato que uma boa ficha de inscrição é indispensável para o sucesso de uma campanha de captação, e agora você já deve estar convencido que deve ter o controle total sobre ela. Entretanto, de que adianta conquistar um bom número de inscritos sem que tenham pago a taxa de inscrição? Nada! Mais uma vez gargalos impedem a evolução dos seus candidatos.

Quanto menos obstáculos seu futuro aluno enfrenta para prosseguir dentro da sua IES, mais longe ele vai e mais perto fica de se matricular. Então me diz, pensando no seu processo de captação: depois que um interessado se inscreve no vestibular, como é feita a cobrança da taxa para este candidato? Quantas formas de pagamento são oferecidas a ele? Se você está cobrando por algo, tem que entregar a maior conveniência possível para a realização do pagamento. Por exemplo, se você apenas oferece o boleto como forma de pagamento, este candidato tem apenas dois caminhos, pagar o boleto ou desistir.

Um sistema CRM para instituição de ensino oferece um sistema de pagamento integrado à ficha de inscrição, trazendo mais dinamismo neste processo. Além disso, você conta com várias opções para que ele realize o pagamento, seja cartão de débito, crédito ou boleto.

7 – Dificuldade para medir resultados das campanhas

CRM para instituição de ensino

Como você sabe que suas ações realmente deram certo? Como saber que seus esforços geraram resultados positivos? O indicador de sucesso é o número de alunos conquistados ao final de uma campanha, não é mesmo? Então, quais os resultados que você trouxe para sua IES?

É aí que vem o problema! Você é capaz de afirmar, com segurança, quantas matrículas vieram de cada ação de marketing que você fez? Afinal, se não consegue comprovar os resultados do seu trabalho, ele acaba perdendo valor.

É óbvio, você só vai comprovar o valor das suas ações a partir do momento em que apresentar o retorno do investimento feito por sua instituição, caso contrário, você será apenas um custo para a IES.

Com um sistema CRM para instituição de ensino, você consegue acompanhar o progresso de cada canal que você utilizou em sua campanha de vestibular. Por exemplo, você será capaz de saber quantos candidatos foram matriculados oriundos de uma campanha de Google AdWords, do facebook, de um blog que você patrocinou ou de um anúncio num portal de educação.

8 – Falta de conexão com o Sistema de Gestão Acadêmica (SGA) da IES

Ainda na ideia de comprovar os resultados das suas ações, me diga: quantas técnicas e ferramentas são envolvidas no processo de captação de alunos da sua IES? Pergunto isso pois tenho certeza que você procura se inteirar ao máximo sobre o que pode levar números cada vez mais positivos para sua instituição, correto? Mas você consegue enxergar o resultado disso tudo?

O problema, neste caso, não seria captar menos alunos. O ponto negativo é não conseguir identificar o que deu certo e o que não deu, para que você possa replicar apenas os pontos fortes na sua próxima campanha. Isso otimizaria seus investimentos e o tempo da sua equipe.

Mas como fazer isso? É preciso identificar o número de alunos matriculados oriundos de cada canal utilizado na sua campanha de vestibular, só assim você conseguirá mensurar a importância do seu trabalho e identificar quais ações realmente trazem resultados.

Por isso, por mais que você pesquise por técnicas e ferramentas que te prometem mundos e fundos, procure trabalhar com uma solução que ofereça integração ao SGA da sua IES, para que a ferramenta consiga te responder quando um aluno for matriculado e permitir seu CRM calcular o ROI (retorno do investimento).

9 – O comercial não tem um processo definido

CRM para instituição de ensino

Em qual momento sua equipe comercial ou call center é acionada para entrar em contato com o candidato? Já existe um processo criado para estes prováveis alunos? Qual é o tipo de abordagem usado para cada um candidato? Eles conseguem diferenciar um candidato do outro?

Esse tópico está completamente ligado com a tal “passagem de bastão” de que tanto falei ao longo do texto. Em um processo de captação bem definido o momento de atuação de cada setor, principalmente de marketing e vendas (comercial) está claramente definido.

Quando a comunicação feita pelo marketing consegue demonstrar valor para um futuro aluno o trabalho do comercial fica muito mais simples e poderoso. Assim cada equipe coloca seu potencial a serviço do candidato, em cada fase do processo de decisão, de forma assertiva e oportuna.

Entretanto, a falta de definição ou uma escolha errada do momento para essa “passagem de bastão” pode ser extremamente negativa, afastando os candidatos que ainda não estavam preparados para tomar uma decisão e receber um contato comercial.

Ok, agora vamos supor que a sua equipe comercial só entra em ação no momento certo, ótimo. Mas como é a comunicação realizada? De nada adiantará acionar a equipe de vendas se vocês trabalharem com um script genérico para todos os candidatos, afinal, todos tem necessidades e desejos diferentes. Lembra da persona, que falei no item 4?

Um sistema CRM para instituição de ensino te ajuda a saber qual é o melhor momento para que o comercial comece a atuar. Além disso, você poderá identificar o perfil do candidato a partir dos dados que ele te informou no cadastro. Poderá também, por meio do funil de conversão de alunos, entender quais são as barreiras presentes no caminho dele, munindo a equipe comercial com informações valiosíssimas, o que tornaria o contato muito mais assertivo.

10 – Baixa taxa de conversão

Você já está familiarizado com o termo “conversão”? Por exemplo: qual a quantidade de candidatos inscritos em relação aos inscritos pagos? Isso é a “taxa de conversão” que mede o desempenho e a evolução dos candidatos de uma fase do funil para a outra.

E porque deixei ela por último? Porque todos os 9 itens que eu citei até agora afetam diretamente na sua taxa de conversão. Caso você tenha se identificado com qualquer um desses 9 sinais, tenho certeza que sua taxa de conversão em cada fase do funil é baixa. Se não acredita ou não concorda com o que afirmei, você pode verificar como foi sua taxa de conversão na última campanha de vestibular. Baixe nossa super calculadora e veja onde estão seus gargalos, é gratuito:

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Você pode contar com um CRM para instituição de ensino

É claro que neste post eu apresentei apenas alguns fatores que comprometem sua captação de alunos. Existem muito mais pontos que podem colocar em risco o sucesso das suas campanhas de captação, e acredite, a maioria das IES sofre com estes problemas. Você não precisa cometer os mesmos erros que outros já enfrentaram, separe alguns minutos para mais aprendizado.

Você tem o poder de potencializar sua equipe interna de marketing e trazer os resultados que seu mantenedor tanto espera. Mas o que fazer para evitar erros comuns que atrapalham atingir as metas? A resposta é simples: técnicas antigas, resultados antigos, então inove!

A cultura trazida por um sistema CRM para instituição de ensino é capaz de transformar completamente o cenário da sua IES. Como eu disse, você pode otimizar o trabalho da sua equipe interna e trazer mais inteligência para suas ações de captação. Para isso, você precisa conhecer e entender como trabalhar com um sistema CRM para instituição de ensino.

Eu consigo te mostrar que todas as ações que você faz para matricular um aluno podem ser automatizadas. Se o marketing que você tem feito atualmente não vem sendo o bastante para conquistar grandes resultados, nós realmente precisamos conversar.

Clique aqui e conheça a fundo o que um sistema CRM para instituição de ensino pode fazer por sua IES e comece agora mesmo a planejar sua próxima campanha de vestibular.

Sobre o autor:

Daniel Antonucci Mestre em Educação e possui MBA em Marketing e em Gestão Acadêmica e Universitária. Apaixonado por Gestão, Tecnologia e Relacionamentos e com experiência de mais de 15 anos no Ensino Superior Brasileiro é CEO e co-fundador do CRM Educacional, empresa especializada em CRM para Instituições de Ensino. É também sócio e conselheiro da 5Seleto – Agência de Marketing Digital especializada em Educação, conselheiro da Bearings Vocacional, empresa especializada em orientações de carreiras e também atua como Docente em cursos de MBA e em oficinas e cursos do SADEBR – Seminário de Ações Digitais na Educação Brasileira.

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