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Email automático: 5 dicas para converter um interessado em aluno

Email automático: 5 dicas para converter um interessado em aluno

Publicado em 03 novembro 2014 e escrito por

Certamente você já deve ter ouvido falar de envio de email automático. Um recurso que possibilita uma resposta instantânea assim que é feita uma ação (Ação x Reação).

Um exemplo bem próximo deste recurso e presente em nosso dia a dia, são as respostas automáticas que colocamos nos nossos emails profissionais quando saímos de férias.

Bom, já vimos que conhecemos está técnica. Então, vamos entender como ela pode nos ajudar a captar mais alunos.

Como já deve ser de seu conhecimento, o possível aluno passa por um processo de decisão de “compra” até que ele efetive sua matrícula, algo muito semelhante ao ocorrido com os clientes de empresas fora do meio educacional. Para conhecer e acompanhar esta “jornada” que o interessado percorre, utilizamos uma técnica conhecida como “régua de relacionamento”.

Na régua, traçam-se todas as etapas que um futuro aluno percorrerá até se matricular.

Por exemplo: Potencial -> Qualificado -> Inscrito -> Avaliado -> Convocado -> Matriculado.

Ai você me pergunta: Ok, a régua de relacionamento contempla as etapas de compra da meu futuro aluno, mas o que eu faço com isso?

Conhecendo as particularidades de cada um desses momentos vividos pelo interessado, você saberá qual o estágio de decisão que ele está pela fase em que se encontra. A partir daí, poderá nutrí-lo de informações que ele precisará para evoluir para a próxima fase do funil, até que chegue à matrícula.

Ótimo, já temos uma régua de relacionamento em que apontamos as etapas analisadas do processo de decisão de “compra” de um futuro aluno. Agora podemos ir ao ponto chave dessa nossa conversa: o envio de email automático.

Qual a relação da régua de relacionamento com email automático?

O uso do email automático por sí só não é tão poderoso mas, quando utilizado baseado em uma estratégia, e é ai que entra a régua de relacionamento, torna-se um grande aliado no processo de captação de alunos.

Voltando ao conceito das etapas de decisão de um futuro aluno, onde passamos a conhecer seus anseios e barreiras em cada fase do funil, surge a pergunta: O que ganhamos com isso? Assertividade! Dessa forma você fará o contato certo, na hora certa, para a pessoa certa.

Saiba como regular o envio de email automático de acordo com cada fase da régua de relacionamento:

5 passos para configurar o envio de email automático

Primeiramente você deve ter uma ferramenta de gerenciamento de relacionamento para te auxiliar neste processo, no caso, um CRM.

Com esta solução você terá uma gama de possibilidades e personalizações que vão te ajudar a melhorar e automatizar seus contatos com seu público e aumentar sua conversão.

Siga os passos abaixo e facilite sua vida:

  • Trace suas personas

Personas são, certamente, um dos itens mais importantes a serem trabalhados em uma campanha de marketing, seja ela on ou offline.

Esta passo é extremamente importante, pois além de enviar sua comunicação de acordo com o estágio do funil em que o interessado se encontra, devemos também levar em consideração o perfil dele. Calma, isso não é nenhum bicho de sete cabeças.

Persona nada mais é do que a personificação das características dos seus alunos que tem perfis e comportamentos semelhantes. Com esta técnica, você agrupa as informações mais comuns dentre os indivíduos que já foram convertidos, como faixa etária, cargo, situação financeira, interesse, etc. e dá um nome para esta pessoa fictícia. Assim você saberá para quem direcionar suas ações.

Aliando Personas à Régua de Relacionamento você atinge uma assertividade extremamente poderosa, onde você terá uma comunicação mais humana, personalizada e adequada a cada caso.

  • Configure sua Régua de Relacionamento

Como já dissemos, é preciso conhecer as etapas de decisão de um interessado para compor a régua de relacionamento. Só assim você poderá ter sucesso em uma estratégia de email automático.

Criar uma régua não é uma tarefa muito complexa, basta levantar e estudar os momentos chave que um interessado tem que tomar algum tipo de decisão, como por exemplo, realizar sua inscrição ou fazer o pagamento da taxa da prova de vestibular.

  • Defina a periodicidade

Além de fazer o contato no momento certo, também é importante que faça na quantidade certa.

Mesmo que o possível aluno esteja precisando da informação que você tem a passar, ele não pode ser bombardeado por este conteúdo. Por exemplo: O interessado se inscreveu no vestibular mas ainda não pagou a taxa. Você precisa enviar um lembrete de pagamento, correto? Mas imagine receber uma cobrança todo santo dia… Eu pensaria que essa instituição só quer o meu dinheiro, e você?

Portanto, lembre-se também de definir com qual frequência esses emails serão enviados e, claro, quando o interessado vai parar de recebê-los. Não queremos que ele receba uma cobrança depois de ter pago a taxa, não é mesmo?

  • Defina o conteúdo

De que adianta conhecer suas personas e seus respectivos momentos de decisão de compra, se você não entrega a informação que desejam?

Estude como você pode atender as necessidades de cada futuro aluno em cada estágio que ele passar. Entregando o conteúdo certo, na hora certa você auxilia o futuro aluno a evoluir em cada etapa, conduzindo-o até a matrícula.

  • Configure a ferramenta

Finalmente, configure sua ferramenta de automação de marketing (CRM, é claro) e personalize o envio da sua comunicação de acordo com as informações que você levantou até aqui (personas, régua, conteúdo, periodicidade)

Esse processo varia de ferramenta para ferramenta, mas agora você já conhece as informações mais importantes que devem embasar o envio de um email automático.

Ai é só deixar a ferramenta trabalhar por você.

Utilizando um CRM para automação de marketing, você tem um leque de opções de relacionamento que complementam o envio de email automático. Com esta solução você consegue também enviar SMS automaticamente, utilizando o mesmo princípio, e gerar listas de ligações inteligentes, em que sua equipe de call center poderá fazer contatos ativos tendo conhecimento das necessidades de cada candidato.

Sobre o autor:

Daniel Antonucci Mestre em Educação e com MBA em Marketing e em Gestão Acadêmica e Universitária, atualmente Daniel é CEO e Co-Founder na CRM Educacional, empresa especializada em Captação, Permanência e Fidelização de Alunos para Instituições de Ensino. Faz parte do conselho de Administração da Nerus - ERP para Varejo e da 5Seleto – Agência de Marketing Digital. Atua como Docente em cursos de MBA de Marketing e de Tecnologia da Informação em diversas Faculdades e Universidades no Brasil.

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