CRM Educacional: uma solução que você pode e merece ter em sua IES

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Com CEO do CRM Educacional, Gostaria de te contar uma história, me da 6 minutos?

Em meio a todas as mudanças no cenário educacional, como a presença de grandes grupos educacionais, consolidação de mercado, concorrência acirrada, altos investimentos, etc. eu lembrei do meu tio. Por incrível que pareça, eu realmente lembrei dele em meio a essa disputa  que acontece entre as IES. É, meu universo profissional estava sob pressão e eu lembrei dele.

Minha família é de origem bem simples, somos todos do interior de São Paulo. Como em toda família, a minha também tinha o “sabe tudo”, meu tio Miguel. Ele não chegava a ser chato, eu o enxergava mais como aquele que sempre tem uma solução para tudo. Foi justamente por isso que me lembrei dele.

Meu tio sempre sonhou em dar aulas, passar a diante todo conhecimento e o amor por estudar que ele tinha. Para isso, ele abriu uma escola na nossa cidadezinha.

Na escola primária do tio Miguel, que não é nem de longe uma grande instituição de ensino, existiam alguns setores responsáveis pela matrícula de novos alunos. Quando eu digo setores eu quero dizer a minha tia Elisângela, formada em letras e responsável pelo “Processo Seletivo”, o Cristóvão, amigo da família formado em administração e responsável pela “Secretaria Geral”, e a Shirley, a designer que cuida da parte de Marketing da escola.

O público alvo da escola do meu tio são crianças. Mesmo em uma cidade do interior de São Paulo, existia um número muito bom de possíveis alunos a serem captados. Mas não era isso que estava acontecendo… Como você pode perceber, a escola do tio Miguel tinha muitos problemas…

Meu tio Miguel contava com muita qualidade em suas equipes. Mesmo assim, os resultados obtidos não eram os esperados e a cada abertura de matrículas, não se alcançava o número de alunos desejado. O problema estava na comunicação entre os setores e no aproveitamento dos dados que eram passados entre eles. Um sistema CRM solucionaria facilmente esse problema, pois com ele, todos os setores trabalhariam com uma única ferramenta abrangendo todas as fases do funil de captação de alunos, mas como você já sabe, a escola era pequena e meu tio não tinha dinheiro.

O que ele fez?

Lembra daquela máxima: a união faz a força? Então, ele resolveu envolver suas equipes.

Mas por que unir as equipes? Simples, meu tio percebeu que quando a Shirley, responsável pelo Marketing, fazia seu trabalho de atração de alunos, ela simplesmente se retirava do processo como quem diz: “já fiz minha parte”. Calma lá! Como minha tia Elisângela, do processo seletivo, iria saber quem são os candidatos que vão fazer a prova? Afinal, os dados captados no cadastro dos candidatos estão todos na ferramenta utilizada pelo Marketing, mas precisavam chegar até minha tia para que ela soubesse quem iria participar do processo seletivo. O problema é que um setor não tem familiaridade com a ferramenta usada por outro, isso reflete no tempo, na qualidade e na conversão final do aluno.

Não entendeu o por que? Imagine que um aluno apontou várias escolas como possíveis opções para seguir sua carreira estudantil. Enquanto a escola do meu tio ainda está compreendendo os dados passados de um setor para o outro, a concorrente já entrava em contato com aquele candidato agradecendo a escolha e avisando o dia da prova. Você acha que isso pesou na decisão deste candidato? Este simples contato feito na hora certa, fatalmente criou uma imagem positiva na cabeça desse futuro aluno. Enquanto isso, minha tia Elisângela ainda estava organizando as informações.

Percebendo que no processo de captação de alunos, todos os setores precisariam trabalhar em consonância, mas ele não tinha dinheiro para investir em uma ferramenta que o auxiliasse, meu tio Miguel criou o centro de resultados e marketing. Essa nova cultura é para que os setores trabalhem em conjunto, aliando a produção de cada um a um único objetivo, a captação de alunos.

Daí o nome “centro de resultados”. Já a parte “marketing” da nomenclatura, simboliza como os dados entregues aos outros setores serão aproveitados para que os resultados sejam alcançados. Tudo bem, a ideia de que o resultado de um depende do outro e que não adianta produzir sozinho já tinha sido resolvida com a união dos setores, mas como utilizar essa proximidade para aumentar os resultados? Marketing!

Voltando ao exemplo da Shirley, Marketing, e da minha tia Elisângela, processo seletivo, fica fácil perceber como utilizar a união destes dois processos para fazer um Marketing poderoso. Quando o contato de um candidato recém inscrito chega nas mãos do processo seletivo com qualidade e velocidade, a ação feita para ele ganha em assertividade, pois seria na hora certa e para a pessoa certa.

No “centro de resultados e marketing”, modelo adotado pelo meu tio, o profissional de uma área deve se manter sempre em contato com o da fase seguinte do processo, munindo-o com informações colhidas em seu setor, mas que são necessárias para o desempenho do setor seguinte. Ai você me pergunta: Mas ele só colocou os profissionais para trabalharem perto um do outro? NÃO! Ele criou significado no trabalho.

Ele colocou um quadro grande na sala do “centro de resultados e marketing”. Nesse quadro, eram inseridos todos os candidatos que se inscreviam para o processo seletivo da escola do tio Miguel, além disso, cada setor devia fazer anotações sobre como atuou com aquele candidato, quais informações tinha sobre ele e entregá-lo para o setor seguinte, caso fosse necessário.

Agora ficava fácil visualizar a evolução de cada futuro aluno, entender a jornada que ele percorreu e quais eram suas necessidades.

Para saber como estava o rendimento da equipe, meu tio passava na sala, todo final do dia, e olhava para o quadro e acompanhava a situação de cada inscrito.

Enfim, o processo era bem simples e rudimentar, mas para ele funcionou. Só precisava que o conhecimento de um setor fosse passado para o outro, tudo o que foi descoberto sobre o candidato em uma fase do processo de captação fosse utilizado posteriormente.

Te contei toda essa história para te mostrar que você também pode ter um “centro de resultados e marketing” na IES em que trabalha, ou melhor, ter um CRM. Meu tio achou uma boa saída para o problema dele, mas ele pensou errado quando pensou em PREÇO. Devia ter pensado em ROI, ai sim ele poderia contar com um sistema CRM e ter resultados ainda melhores.

Agora me diga: como você vai colocar um quadro no meio da sua sala?

Queria desmistificar algumas barreiras sobre a adoção do CRM Educacional, como o preço/valor. Preço é o que você paga, valor é o que você recebe.

Confira o ROI que você pode alcançar logo na primeira campanha de vestibular com auxílio do CRM Educacional:

Imagine que você conseguiu 1.000 inscritos na última campanha de vestibular. Desses, 20% se matricularam, ou seja, você conquistou mais 200 alunos para sua IES. Parabéns, afinal, é muito trabalhoso converter inscritos em matriculados!

Mas…

Pense comigo e visualize o seguinte cenário:

Imagine que você já conta com o CRM Educacional na sua IES, ok?
Ai você realmente mereceria meus parabéns =D. Enfim, comentários parciais à parte…

Se utilizando essa solução você melhorasse sua taxa de conversão chegando a 20,6%, isso mesmo, aumentar apenas 0,6% na sua taxa de conversão da campanha passada, você chegaria a 206 alunos matriculados com o mesmo número de inscritos. O que isso significa? Melhores resultados com o esforço certo!

É aí que está o segredo. Esse simples aumento te traria um ganho significativo logo na primeira campanha. Pense no que esses 6 alunos a mais trariam para a sua IES: imagine um ticket médio de R$400,00 de mensalidade, agora multiplique isso por 4 anos(um curso dura, em média, 48 meses). Bom, você arrecadaria para sua IES R$115.200,00 logo na primeira campanha com um aumento de 0,6% na taxa de conversão.

Isso sem falar que com o CRM Educacional você pode aumentar muito mais sua taxa de conversão.

Inspire-se no meu tio Miguel e promova a união dos setores envolvidos na captação de alunos da sua IES.

Vamos conversar sobre como o CRM Educacional pode te ajudar a melhorar seus resultados:

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